Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Размер шрифта:

Назначение ответственного за делопроизводство — это выбор сотрудника, который возьмет на себя работу с документацией предприятия. Этот факт необходимо зарегистрировать официально: издать приказ по основной деятельности учреждения.

Скачать пустой бланк распоряжения

Скачать образец приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Скачать образец приказа об ответственном за архив

Когда нужен такой приказ

Формированием и ведением документооборота обычно занимается секретарь организации. Но если секретаря в учреждении нет (или есть, но не справляется с текущими объемами), руководитель вправе вменить эти обязанности любому сотруднику. Иногда директору необходим специальный работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, если предприятие слишком большое и требует разделения документооборота по конкретным отделам.

Если вы привлекаете к работе с документами другого специалиста, обязательно оформите локальный акт. Распоряжение готовят на каждого отдельного сотрудника, которому вменяют новые обязанности.

Кто готовит

Указ пишется от имени руководителя. Оформлением занимается секретарь или иной работник, в чьи должностные обязанности входит подготовка распорядительных актов.

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

  1. Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
  2. Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
  3. Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
  4. Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
  5. Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
  6. Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
  7. Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

Наименование организации

ПРИКАЗ

«__»_____ 20__ г. № ___

г.___________

О назначении ответственного за делопроизводство

В целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. С __ ___________ 20__ г. назначить ответственным за делопроизводство ________ (наименование организации) __________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника).
  2. Возложить на ответственного за делопроизводство __________ (наименование организации) следующие обязанности:

2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов.

2.2. Регистрация внутренних документов.

2.3. Регистрация исходящих документов.

2.4. Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты.

2.5. Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю.

2.6. Хранение документов.

  1. В периоды временного отсутствия _________________ (болезнь, командировка) обязанности ответственного за делопроизводство временно возлагаются на другого работника по указанию руководителя.
  2. Специалисту по кадрам _________________подготовить приказ об увеличении объема работы _________________с доплатой согласно п. _ Правил внутреннего трудового распорядка (Положения об оплате труда).
  3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за _________________.

Руководитель Подпись Ф.И.О.

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

__________________________________ _________________

__________________________________ _________________

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Почему нельзя указывать величину доплаты за совмещение должностей

Размер доплат и надбавок — это персональная информация о сотруднике. Указывать величину вознаграждения в указах по основной деятельности недопустимо.

Все материальные поощрения фиксируются в актах по личному составу учреждения. Если вы планируете доплачивать служащему за ведение делопроизводства, подготовьте отдельное распоряжение «Об увеличении объемов работ _______ (ФИО сотрудника)» или «Об установлении доплаты (надбавки)».

Где и как хранить

Указы по основной деятельности подшиваются в папку к аналогичным распорядительным актам. По завершении отчетного периода они передаются в архив и хранятся в учреждении бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).

Как вносить изменения

Если ответственный работник отказался от исполнения вмененных обязанностей или уволился, и вам необходимо назначить другое должностное лицо, сделайте новый приказ по аналогии с предыдущим документом. Любые изменения в действующие распоряжения оформляются новыми локальными актами.

Оставить комментарий Распечатать
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.