Рейтинг@Mail.ru
Новости:
31 552

Уведомление об отпуске: правила подготовки и образец

Размер шрифта:

У сотрудника приближается отпускной период. Выясним, обязательно ли уведомлять работника и как это правильно оформить.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Начальник обязан заранее предупредить работника, что скоро начнётся его отпуск.
  2. Сообщать об отдыхе нужно минимум за четырнадцать дней до его начала.
  3. Если это не сделать, компанию могут оштрафовать, а сотрудник сможет сам выбрать новые даты отдыха.
  4. Бумага для предупреждения составляется по правилам фирмы, в ней указывают должность, ФИО, дату и длительность каникул.
  5. Если человек не хочет ставить подпись, делают специальный акт, который подписывают несколько свидетелей.

Нужно ли уведомлять сотрудника о предстоящем отпускном периоде

Проинформировать сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо минимум за две недели. Эта обязанность работодателя закреплена ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ. Сама форма и порядок ознакомления законодательством не установлены. Самый распространенный способ — оформление письменного документа, на котором человек подтверждает ознакомление.

ВАЖНО!
Если отпускной период разделен на части, то уведомить необходимо о каждой из них. Причем сделать это можно сразу.
Однажды с вопросом, нужно ли уведомлять работников о предстоящем ежегодном отдыхе, ко мне обратилась моя знакомая: она устроилась работать в школу делопроизводителем, где в качестве дополнительной нагрузки ей предложили ведение кадрового делопроизводства. Предыдущий сотрудник сделал в графике отпусков дополнительную графу, в которой ставили подписи работники школы, заранее ознакамливаясь с датами предстоящих отпускных периодов. В моей практике за время работы в кадровых службах не наблюдалось такого решения этого вопроса. Поэтому я посоветовала знакомой действовать в соответствии с правилами ст. 123 ТК РФ и подготавливать уведомления отдельным документом, ознакамливая сотрудников с ними под подпись за две недели до начала отпускного периода.

Что будет, если не направить сотруднику уведомление о предстоящем отпуске

При несоблюдении правил своевременного информирования сотрудника за две недели до начала его отдыха компанию вправе привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП). А сам работник в этом случае вправе перенести отпуск на другое время. Уведомлять сотрудника об отпуске заранее не придется, если отпуск оформляется не по графику, а по заявлению работника. Но выплатить отпускные необходимо также за три дня до начала ежегодного отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК).

Читайте: как правильно оформить работнику отпуск и когда нужно выплатить отпускные

По какой форме составлять уведомление о предстоящем отпуске

Форму документа работодатель разрабатывает самостоятельно. Обязательно необходимо указать:

  • должность;
  • ФИО отпускника;
  • время начала отпускного периода;
  • продолжительность времени отдыха.

Примерный бланк выглядит следующим образом:

Наименование работодателя

______________________________________

(должность, ФИО работника)

Уведомление № ________

о дате начала отпуска работника

дата

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации настоящим уведомляем, что в соответствии с графиком отпусков на ___________ год дата начала Вашего очередного отпуска — «___»__________ ____ года сроком __________ (__________) календарных дней. Дата выхода на работу «___» __________ ____ года.

Руководитель подпись/ФИО

Ознакомлен:

«___»___________ ____ г.

Должность подпись/ФИО

Уведомление составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых передается сотруднику, второй остается у работодателя.

Организация вправе уведомить иным способом: например, ознакомить персонал под роспись с графиком отпусков или соответствующим приказом. Важно соблюдать установленный трудовым законодательством срок.

Узнайте, может ли работник отказаться от отпуска из-за неознакомления с графиком отпусков

Как передать сотруднику уведомление об отпуске

Способ ознакомления организация выбирает самостоятельно. Возможно уведомить:

  • лично;
  • почтовым отправлением;
  • с помощью электронной почты или смс, если такой формат документооборота закреплен в локальных НПА и трудовых договорах.

Сотрудник отказывается подписывать уведомление о предстоящем отпуске: что делать кадрам

В случае отказа поставить подпись в документе, составляется акт отказа от подписи.

ВАЖНО!
Желательно, чтобы акт подписали не менее 3 сотрудников, присутствовавших при ознакомлении работника.

В акте указываются:

  • наименование документа;
  • дата, время и место его составления;
  • должности и фамилия, имя, отчество сотрудников, составивших акт;
  • должность и фамилия, имя, отчество работника, которого уведомили;
  • информация о способе ознакомления работника (например, ему зачитали вслух текст документа) и его отказе от подписи;
  • реквизиты уведомления (номер, дата и т.п.).

Если работник объяснил причины своего отказа, то желательно их указать в акте.

ВАЖНО!
Целесообразно дополнительно отправить уведомление заказным почтовым отправлением с описью вложения.

Часто задаваемые вопросы по теме

Вирт Юлия

Комментарии
  • 2023-02-13 13:56:36
    Допускается предусмотреть в графике отпусков дополнительные графы для ознакомления работника с датой начала отпуска. Например, унифицированную форму № Т-7 дополнить графами 11 и 12, в которых работник ставит дату ознакомления и подпись. Допустимость данного варианта признает и Роструд (Письмо от 30.07.2014 № 1693-6-1).
  • 2025-05-21 07:05:33
    Стоит отметить, что при несоблюдении правил своевременного информирования сотрудников за две недели до начала отдыха работодателя могут привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП). А работник в этом случае вправе перенести отпуск на другой срок.
Что-то непонятно? Спрашивайте!
Вам может быть интересно:
Ошибка на сайте