Письмо
Письмо — это документ для обмена информацией между организациями. Включает деловую переписку, правила составления, оформления, регистрации. Является частью документооборота
Деловое письмо оформляют для самых разных задач: от сопроводительной записки к документам до официального отказа партнёру или ответа контролирующему органу. Подборка собирает правила и образцы писем по ситуациям, с которыми чаще всего работает бухгалтерская, кадровая и юридическая служба компании.
Деловое письмо: как составить
Деловое письмо в организацию состоит из обязательных реквизитов, которых не бывает в свободной переписке — перечень реквизитов и правила.
Организации используют официальное письмо для деловой переписки по текущим вопросам с заинтересованными сторонами.
Письмо-просьба к партнёру или контрагенту оформляется как официальное обращение, а не личная переписка — правила составления обращения.
Письмо с просьбой к госоргану составляют по тем же правилам деловой переписки, что и письмо партнёру.
Письмо-предложение о сотрудничестве оформляют как деловое предложение контрагенту заключить сделку на взаимовыгодных условиях — порядок написания и образец.
Сопроводительное письмо к документам
При передаче документов и исполнении обязательств
Сопроводительное письмо прикладывают к любой документации при её отправке, независимо от способа передачи — бумажного или электронного — образец письма заказчику.
Сопроводительное письмо к документам включает реестр вложений и рекомендации по их дальнейшему использованию.
К договору, который направляют на подпись, сопроводительное письмо ускоряет заключение сделки, перечисляя нужные инструкции — как оформить письмо к договору.
По регистрационным данным сопроводительного письма можно подтвердить дату отправки документов и проконтролировать сроки исполнения — правила составления и образец.
Любую документацию, которую направляют в другую организацию, принято сопровождать письмом о направлении документов, а не просто вложением без объяснений.
В конкретные инстанции и ситуации
К протоколу разногласий по договору стоит приложить сопроводительное письмо — без него стороны теряют возможность быстрее разрешить спор по условиям сделки.
Соглашение о расторжении договора, которое отправляют контрагенту без оснований для одностороннего прекращения сделки, сопровождают отдельным письмом — как его составить.
При сверке документов воинского учёта с военным комиссариатом организация направляет их с сопроводительным письмом — образец письма для сверки.
Сопроводительное письмо в суд не упомянуто в процессуальном законодательстве прямо, но и не запрещено.
К требованию ИФНС о представлении документов прикладывают сопроводительное письмо — без него рассмотрение документов налоговой затягивается — как его составить.
Из-за того что контрагент не присылает закрывающие документы, страдают бухгалтерский учёт и налоги компании, которая их ждёт.
Неподписанный акт сверки оборачивается спорами о задолженности и лишними вопросами на проверке, если к нему не приложено сопроводительное письмо — образец письма к акту сверки.
Сопроводительное письмо к резюме и личным документам
Сопроводительное письмо к резюме помогает кандидату выделиться среди других соискателей, а к документам на визу — подтвердить цель поездки заявителя.
Сопроводительное письмо к документам на визу подтверждает цель поездки и планы заявителя — как его составить.
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо не обязательный документ, но его наличие облегчает выбор кандидата на вакансию.
Банк вправе запросить у контрагента компании письменный отзыв о надёжности партнёра — как ответить на такой запрос.
Рекомендательное письмо от компании составляют по тем же правилам, структуре и стилю изложения независимо от должности кандидата.
Письмо-отказ
Если продукция не входит в перечень, подлежащий обязательной сертификации, освобождение от неё всё равно нужно подтвердить официально — отказное письмо по сертификации.
Письмо-отказ от участия в тендере — мотивированное сообщение о том, что поставщик прекращает участие в конкурсе.
Письмом-отказом от заключения договора компания информирует партнёра о несогласии с условиями сделки — как оформить отказ.
Отклонить предложенное сотрудничество можно отдельным письмом об отказе от подписания, в котором выражается волеизъявление против сделки.
Отказывая контрагенту в деловой переписке, можно в том же письме-отказе от предложения предложить более выгодные условия сотрудничества.
Вежливый отказ от неинтересного предложения — обычная часть деловой переписки организации с контрагентами — правила подготовки и образец.
Письма в государственные органы
Отвечая на требование прокуратуры о предоставлении информации, нужно уложиться в срок, не передать лишнего и не спровоцировать внеплановую проверку.
Письмо в ФАС о разъяснении запрашивает у антимонопольной службы корректную трактовку норм контрактного законодательства — пошаговая инструкция.
Запрос разъяснений в ФАС подают письменно, электронно или через форму на сайте ведомства — как обратиться за разъяснением.
Письмо об уточнении платежа в налоговую исправляет почти любую ошибку в реквизитах платёжного документа при выполнении ряда условий.
Налоговый орган обязан ответить на обращение за разъяснением письменно или устно, либо вправе отказать в разъяснении — как направить такое обращение.
Получив письмо из налоговой о недостоверности адреса, нужно оперативно отреагировать на претензию инспекции, иначе компании грозят дальнейшие проверки.
Письмо депутату с просьбой о помощи — официальное обращение к представителю власти за материальной или иной поддержкой — как его составить.
Письма о деньгах: зачёт, оплата, гарантии
Зачёт и возврат денежных средств
Обеспечительный платёж можно зачесть в счёт аренды письмом, но не всегда — иногда для зачёта требуется отдельное соглашение с арендодателем — когда нужно соглашение.
Односторонний взаимозачёт встречных денежных обязательств оформляют письмом-предложением о зачёте, направленным партнёру — правила составления и образец.
Письмо на возврат от поставщика составляют по актуальным бланкам, прикладывая подтверждающие документы.
Оплата, гарантии и изменение цены
Письмо с просьбой оплатить задолженность — письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить сумму долга по договору — как его составить.
Гарантийное письмо об оплате подтверждает обязательство оплатить поставленный товар, оказанные услуги или выполненные работы — основные правила составления.
Гарантийное письмо, которое касается именно оплаты поставленного товара, оформляют по отдельной инструкции с указанием партии и сроков.
Гарантийное письмо об оплате долга может иметь юридическое значение при рассмотрении судебных споров и в досудебном урегулировании претензий.
О повышении цен на продукцию продавец уведомляет контрагентов информационным письмом — как его оформить.
Просьба снизить арендную плату возникает у арендатора, если условия хозяйствования существенно изменились.
Оплату за третье лицо подтверждают письмом, которое извещает кредитора о совершении платежа за должника — как составить такое письмо.
Письма об изменениях в компании
Сведения о компании
О смене реквизитов, названия или юридического адреса нужно уведомить всех контрагентов и заинтересованных лиц — иначе партнёр не узнает об изменениях и не сможет провести расчёты по старым данным.
Смена директора
О назначении нового руководителя деловых партнёров уведомляют письмом о смене директора — как составить его для контрагентов.
Уведомление о смене директора не обязательно по закону, но принято в рамках делового этикета.
Деятельность и статус компании
Если компания или ИП приостановили деятельность, но не планируют закрываться, нужно письменно пояснить налоговой отсутствие работников и доходов — иначе контролирующие органы могут заподозрить сокрытие доходов — кого и как нужно уведомить.
Чтобы подтвердить применение спецрежима для контрагента и налоговой, в том числе при участии в торгах, составляют информационное письмо о применении УСН.
Письмо об отсутствии картотеки на расчётном счёте показывает финансовую стабильность фирмы.
Письма об изменении условий договора
Если автоматическая пролонгация договора стороне больше не нужна, от неё нужно отказаться письменно и заранее, иначе действие соглашения продлится само — как составить такое уведомление.
Продолжить сотрудничество по истекающему договору можно не только новым соглашением, но и отдельным письмом о пролонгации действующего договора.
Письменное согласование привлечения субподрядчика с заказчиком по 44-ФЗ в отдельных случаях обязательно — без него подрядчику грозит серьёзный штраф.
1к 
