Рейтинг@Mail.ru

Инструкция: готовим письмо-отказ

Размер шрифта:

При осуществлении хозяйственной деятельности организации постоянно переписываются с контрагентами. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, должен знать, как вежливо отказаться от услуги в письме, как договориться о выгодных условиях и т.д. Поговорим об оформлении отказа.

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. На письма с предложениями нужно отвечать, даже если не заинтересовались.
  2. В письмах-отказах нужно быть вежливыми и объяснить причины.
  3. Письма-отказы пишутся в официально-деловом стиле и обязательно содержат реквизиты организации.
  4. Структура письма: вводная часть с благодарностью, основная часть с отказом и причинами, заключение.
  5. Ответ на предложение лучше отправить вовремя любым удобным способом.

Правила составления письма-отказа

В адрес компании приходят письма, в которых предлагается:

  • согласовать текст договора;
  • посетить мероприятие (обучение, конференция, семинар и т.п.);
  • приобрести товар;
  • рассмотреть вопрос о трудоустройстве;
  • принять в дар имущество и т.п.

По правилам хорошего тона на обращение следует отреагировать, даже если не заинтересованы. Например, организатор конференции ждет ответ на предложение об обучении, так как ему необходимо забронировать зал на определенное количество мест и приготовить напитки для всех участников.

Секретарь, делопроизводитель, сотрудник юридического отдела составляют официальное письмо с отказом, соблюдая правила:

  • стиль — официально-деловой;
  • вежливое, уважительное обращение;
  • текст грамотный и лаконичный;
  • объяснение причины отказа;
  • при возможности и заинтересованности, прописывают альтернативу (например, письмо-отказ о покупке заканчивают просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа).

Документ содержит следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • справочные данные организации: почтовый адрес, номер телефона (факса), e-mail, коды (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП);
  • дату и регистрационный номер;
  • номер и дату документа, на который пишется ответ;
  • адресата;
  • заголовок (о чем письмо);
  • текст;
  • подпись (включая наименование должности) или отметку об ЭЦП;
  • сведения об исполнителе.
ВАЖНО!
В организации обычно сохраняются примеры деловой переписки с отказом от предложения, которые уже содержат необходимые реквизиты, что значительно упрощает работу.

Структура документа:

  1. Вводная часть: сообщаем, что получили предложение. Здесь уместно поблагодарить за проявленный интерес и уделенное время.
  2. Основная часть: отклонение предложения и объяснение причин.
  3. Заключительная часть: сообщение о невозможности сотрудничества, вынесение встречного предложения при заинтересованности на других условиях.

Как направить письмо

Ответ предоставляют различными способами:

  • лично отправителю (секретарю или в канцелярию);
  • почтой;
  • электронной почтой;
  • факсом;
  • с помощью электронного документооборота (системы 1С, СБИС и др.).
ВАЖНО!
Ответ следует отправлять своевременно — до начала мероприятия или до даты, указанной в обращении.

Образцы писем с отказом

Разберемся на примерах.

Этот пример — образец, как красиво написать администрации отказ о сотрудничестве предпринимателю, обратившемуся с предложением:

Государственное бюджетное образовательное учреждение

дополнительного образования детей «Специализированная

детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр“»
(ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»)

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел. 123-45-67

E-mail: allur@mail.ru

ИНН 123456789, КПП 987654321

ОГРН 12345678987654321

Индивидуальному предпринимателю

Соловьеву Игорю Ивановичу

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 25

28.12.2024 № 456

Об отказе принять имущество

Уважаемый Игорь Иванович!

Администрация ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» благодарит за предложение передать нашему учреждению легковой автомобиль ГАЗ 3102. Вынуждены отказать в получении имущества, так как в учреждении отсутствуют условия и финансирование для содержания и эксплуатации автомобиля, в штатном расписании не предусмотрены должности для названных целей.

Директор

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванов

Еще примеры ответов на сообщение с отказом от различных предложений:

Оставить комментарий Распечатать
Чечеткина Елена Специалист по кадрам, юрист

Специалист по кадрам, юрисконсульт (государственное учреждение)

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
7 вопросов
Оставить комментарий 3 июня 2024
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

7 вопросов
4007
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
1640
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
597
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
276
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
617
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте