При осуществлении хозяйственной деятельности организации постоянно переписываются с контрагентами. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, должен знать, как вежливо отказаться от услуги в письме, как договориться о выгодных условиях и т.д. Поговорим об оформлении отказа.
Коротко о главном: 5 пунктов
- На письма с предложениями нужно отвечать, даже если не заинтересовались.
- В письмах-отказах нужно быть вежливыми и объяснить причины.
- Письма-отказы пишутся в официально-деловом стиле и обязательно содержат реквизиты организации.
- Структура письма: вводная часть с благодарностью, основная часть с отказом и причинами, заключение.
- Ответ на предложение лучше отправить вовремя любым удобным способом.
Правила составления письма-отказа
В адрес компании приходят письма, в которых предлагается:
- согласовать текст договора;
- посетить мероприятие (обучение, конференция, семинар и т.п.);
- приобрести товар;
- рассмотреть вопрос о трудоустройстве;
- принять в дар имущество и т.п.
По правилам хорошего тона на обращение следует отреагировать, даже если не заинтересованы. Например, организатор конференции ждет ответ на предложение об обучении, так как ему необходимо забронировать зал на определенное количество мест и приготовить напитки для всех участников.
Секретарь, делопроизводитель, сотрудник юридического отдела составляют официальное письмо с отказом, соблюдая правила:
- стиль — официально-деловой;
- вежливое, уважительное обращение;
- текст грамотный и лаконичный;
- объяснение причины отказа;
- при возможности и заинтересованности, прописывают альтернативу (например, письмо-отказ о покупке заканчивают просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа).
Документ содержит следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- справочные данные организации: почтовый адрес, номер телефона (факса), e-mail, коды (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП);
- дату и регистрационный номер;
- номер и дату документа, на который пишется ответ;
- адресата;
- заголовок (о чем письмо);
- текст;
- подпись (включая наименование должности) или отметку об ЭЦП;
- сведения об исполнителе.
Структура документа:
- Вводная часть: сообщаем, что получили предложение. Здесь уместно поблагодарить за проявленный интерес и уделенное время.
- Основная часть: отклонение предложения и объяснение причин.
- Заключительная часть: сообщение о невозможности сотрудничества, вынесение встречного предложения при заинтересованности на других условиях.
Как направить письмо
Ответ предоставляют различными способами:
- лично отправителю (секретарю или в канцелярию);
- почтой;
- электронной почтой;
- факсом;
- с помощью электронного документооборота (системы 1С, СБИС и др.).
Образцы писем с отказом
Разберемся на примерах.
Этот пример — образец, как красиво написать администрации отказ о сотрудничестве предпринимателю, обратившемуся с предложением:
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр“» 123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1 Тел. 123-45-67 E-mail: allur@mail.ru ИНН 123456789, КПП 987654321 ОГРН 12345678987654321 Индивидуальному предпринимателю Соловьеву Игорю Ивановичу 123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 25 28.12.2024 № 456 Об отказе принять имущество Уважаемый Игорь Иванович! Администрация ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» благодарит за предложение передать нашему учреждению легковой автомобиль ГАЗ 3102. Вынуждены отказать в получении имущества, так как в учреждении отсутствуют условия и финансирование для содержания и эксплуатации автомобиля, в штатном расписании не предусмотрены должности для названных целей. Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванов |
Еще примеры ответов на сообщение с отказом от различных предложений:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
