Как правильно составить письмо-обращение с просьбой

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Письмо-просьба нужно, если организация хочет что-то получить или узнать.
2. Для письма лучше использовать фирменный бланк, если его нет — обычную бумагу А4.
3. Важно указать имя и данные того, к кому обращаешься.
4. Письмо обязательно должно начинаться с уважительного обращения.
5. В конце письма нужно поставить подпись и оставить контакты для связи.

В каких случаях пишется письмо-просьба

Организации в процессе работы взаимодействуют с контрагентами, органами местного самоуправления, с бюджетными учреждениями. Причины взаимодействия разнообразны: от официальных переговоров по сделкам до обращений за содействием в решении вопросов.

Наиболее распространенные причины обращений:

• заказ образцов продукции;
• просьба о совместной работе в решении задачи;
• предложение сотрудничества;
• запрос сведений и пр.

Как правильно составить обращение

Единый образец делового письма с просьбой на законодательном уровне не утвержден, поскольку организации ведут документооборот по внутренним правилам.

Юрлицо или предприниматель вправе ориентироваться на требования ГОСТов при составлении деловых бумаг или закрепить собственные требования локальным нормативным актом. Закрепление правил составления бумаг необязательно для хозяйствующего субъекта.

Если в организации утвержден образец прошения — работники составляют письма по единому шаблону.

Вот правила, которые соблюдают при составлении письменного обращения:

1. Используйте фирменный бланк. Если его нет — документ составляют на чистом листе А4.
2. В верхней части обращения размещают сведения об организации-составителе: название, адрес, ИНН, контактные данные.
3. Далее указывают получателя письма: наименование организации, должность и ФИО получателя или наименование отдела.
4. Указывают дату составления, исходящий номер.
5. Вносят название письма: «обращение, запрос» и пр.
6. Далее составляют текст письма.

При составлении текста придерживайтесь алгоритма:

1. Просьбу начинают с обращения: «уважаемый руководитель, уважаемый партнер» и пр. Если известны ФИО и должность получателя документа — обращайтесь по имени и отчеству.
2. Текст начинают с объяснения причины обращения: «ввиду наличия у вашей компании необходимых навыков», «учитывая многолетнее сотрудничество» и пр. Необходимо подробно описать ситуацию, послужившую причиной для направления письма. Рекомендуем придерживаться уважительного стиля изложения.
3. Далее излагают просьбу. Если обращение предполагает несколько действий от контрагента, то их нумеруют и излагают последовательно.
4. Обращение завершают так: «с уважением, (ФИО подписанта)».

При необходимости к письму прилагают документы, которые потребуются контрагенту для ответа на ваш запрос.

Если в организации утвержден образец письма с просьбой оказать содействие – придерживайтесь утвержденного оформления. При отсутствии соблюдайте рекомендации:

1. Выравнивание текста по ширине.
2. Шрифт 12–14.
3. Междустрочный интервал 1–1,5.
4. Соблюдайте абзацы.
5. Не используйте большое количество выделений одновременно: курсив, подчеркивание, жирный шрифт. Если хотите обратить внимание на часть текста — используйте смысловое выделение или вынесите мысль в отдельный абзац.

Готовый документ подписывает руководитель или иное должностное лицо. Рекомендуем оставить контакт исполнителя документа.

Примеры писем в разные инстанции

Вот образец, как правильно пишется просьба о выделении денежных средств:

Вот образец письма-обращения к руководителю учреждения: