Как правильно оформить график работы 4 через 2 и установить оклад в трудовом договоре

При любом сменном графике, в том числе 4 через 2, работодателю удобно вести суммированный подсчет рабочего времени. Потому что при обычном расчете по неделям у работников постоянно будут переработки. Но если считать за более длительный период — месяц или квартал, то они не появятся.

Если говорить про срок, в течение которого считают фактически отработанные часы, то законодательство особо не ограничивает работодателей. Есть лишь одно требование — не более 1 года. Это правило, при определенных условиях, действует и в отношении работников вредных производств (см. ст. 104 ТК РФ).

Чтобы нормативно закрепить сменный режим работы, необходимо оформить такие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в соответствии со ст. 190 ТК РФ. В этом локальном акте указывают режим рабочего времени для сотрудников;
• трудовой договор с указанием смен 4/2. Если ПВТР утверждены, но в них нет 4/2, их необходимо отредактировать или внести режим работы сотрудника в трудовой договор;
• график сменных работников. Его утверждают заранее, а работника знакомят под подпись;
• положение об оплате труда. В него включают правила начисления заработной платы. При сменном графике применяют суммированный учет рабочего времени. Для этого устанавливают часовую тарифную ставку или оклад. Если установлен оклад, зарплату считают по норме времени за месяц.

Это стандартные локальные акты по кадрам в организации, их оформляют все работодатели. Специальных локальных нормативных актов для смен 4/2 вводить не требуется.

Если в трудовом договоре с работником установлен сменный график или режим работы 4 через 2, и на его смену выпал праздничный день, то он оплачивается в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ). Сумма доплаты определяется с учетом того, какая система оплаты труда и условия работы применяются в конкретном случае.

Если человек отработал свою норму за весь месяц, то оплачивают работу в праздник двукратно (оклад плюс однократная величина доплаты).

Есть вариант — заменить этот день дополнительным днем отдыха, тогда оплачивать праздник надо в однократном объеме, а отгул не оплачивается (ч. 3 ст. 153 ТК РФ). Но это допускается только с согласия работника. И этот вариант не годится для работников с трудовым договором сроком до 2 месяцев. Для них применяется только двойная оплата.

Что касается выходных, то при таком режиме они «плавающие». Традиционные дни отдыха (суббота и воскресенье) для работы по сменам уже не прописаны в договоре как выходные. Отдыхает такой сотрудник в любые дни недели, когда они попадают по графику. Из этого следует, что зарплату за труд в субботу и воскресенье при таком режиме не повышают (ч. 3 ст. 111 и 153 ТК РФ). Только если они не выпадают на официальные праздники по ТК РФ.

Требование о предоставлении работникам перерывов для отдыха и питания прописано в статье 108 ТК РФ. Из нее следует: сотрудник имеет право на 30-120 минут свободного времени. Но как это время распределить в течение смены, решает работодатель.

При 9-часовой работе разумно исходить из потребностей организма. И давать людям с таким графиком отдыхать дважды за день, например, через каждые 3 часа работы.

Условно: рабочий день начинается с 9 утра. До 12 работаем, 30 минут отдыхаем. С 12.30 до 15.30 снова трудимся. Потом полчаса на «поесть-попить». С 16 до 19 — исполняем должностные обязанности.

Но никто не запрещает поступить иначе: ввести только один «перекур», к примеру, с 13 до 14. Или в другое время, если это необходимо.

В соответствии со ст. 100 ТК РФ, режим работы относится к существенным условиям трудового договора (ТД). Одним из них является занятость по сменам. В целом, можно указать такую формулировку:

«Работнику устанавливается режим рабочего времени и времени отдыха в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ООО "ППТ", утвержденными приказом генерального директора от 01.06.2024 № 75».

Но все же, лично по мне, лучше указывать все нюансы в ТД. А именно, в нем необходимо отразить:

• количество рабочих дней в неделю;
• продолжительность смены либо время ее начала и окончания;
• число выходных;
• продолжительность перерывов и их количество, в том числе на обогрев;
• при необходимости ведение суммированного учета отработанных часов, с указанием периода (например, месяц, квартал, иной срок, но не более года).

Трудовым законодательством не предусмотрено каких-либо особенностей при оплате труда сезонных работников. Понятие оклада дано в 129 статье ТК РФ, согласно которой, оклад — это фиксированный размер оплаты труда за календарный месяц. Соответственно, если в организации предусмотрена окладная форма оплаты для сезонных работников, то в трудовом договоре следует указывать размер оклада за месяц. Само по себе заключение договора с сезонным работником уже направлено на исключение случаев простоя. Но если и во время сезонной работы возникает простой по не зависящим от сторон условиям, для исключения подобных ситуаций целесообразно установить сдельную оплату труда работников или ввести суммированный учет рабочего времени, а при составлении графика работ учесть возможные периоды простоя.

Как правильно оформить график работы для удаленного сотрудника?

В нашей компании есть сотрудники, работающие полностью удаленно. Какие условия и графики работы для них должны быть прописаны в трудовом договоре? Нужно ли указывать фактические рабочие часы или достаточно говорить об объемах задач и сроках их выполнения? Как юридически правильно это оформить?

Отвечает Кондрахина Виктория

Трудовой договор с тем, кто трудится удаленно, как и трудовой договор с любым другим работником, должен содержать все существенные условия, установленные ст. 57 ТК РФ. К специальным условиям, которые следует прописать в договоре с дистанционным работником, относятся:

• условие о дистанционной работе и о том, в какой период времени сотрудник трудится удаленно (постоянно или временно);
• порядок взаимодействия работника и работодателя (как направляются задания и передается их результат работодателю);
• порядок предоставления работником отчетов о проделанной работе;
• условия выхода работника на работу в офис (при временной дистанционной работе) и др.

Особенностей при учете рабочего времени для удаленных работников законом не предусмотрено. График труда устанавливается в том же порядке, как и для сотрудников, работающих в офисе. Для проверки проделанной работы в трудовом договоре целесообразно предусмотреть предоставление удаленными сотрудниками ежедневных отчетов, содержащих информацию об объеме выполненной ими работы за день.

Как установить оклад сотруднику с ненормированным рабочим днем?

У нас есть сотрудники с ненормированным рабочим днем, и администрация хочет подкорректировать их оклад в зависимости от рабочей нагруженности. Как правильно оформить такие изменения в трудовом договоре? Существуют ли какие-то нормативные акты или рекомендации по установлению оклада и учету переработок в таких случаях?

Отвечает Кондрахина Виктория

Порядку привлечения работника к труду в условиях ненормированного рабочего дня посвящена статья 101 ТК РФ. Если простыми словами, то ненормированный рабочий день — это когда работника иногда, не чаще 3 раз в неделю, привлекают к труду за пределами рабочего дня. Переработки при ненормированном рабочем дне не оплачиваются дополнительно. При установлении подобного режима труда сотруднику предоставляются дополнительные дни к отпуску, количество которых определяется в коллективном договоре, но не менее 3 (ст. 119). По желанию сотрудника, вместо дней к отпуску предоставляется денежная компенсация. Нюансы привлечения к работе на указанных условиях, в том числе, отражены в письмах Минтруда от 29.10.2018 № 14-2/ООГ-8616 и от 30.05.2019 № 14-2/ООГ-3899.

Переработки при ненормированном рабочем дне в табеле не отражаются, но для соблюдения ч. 4 ст. 91 ТК, в целях учета фактически отработанного времени, работодатель обязан в отдельном документе фиксировать подобные переработки.

Скорректировать размер выплат при ненормированном рабочем дне допустимо путем начисления премии наиболее усердным работникам. Еще одним вариантом скорректировать зарплату в зависимости от отработанного времени является переход на суммированный учет рабочего времени и смена системы оплаты труда с оклада на почасовую тарифную ставку, но для этого потребуется внести соответствующие изменения во внутренние локальные акты организации.

Можно ли изменить график работы на испытательном сроке?

Мы взяли нового сотрудника на испытательный срок, но в процессе работы поняли, что текущий график неэффективен. Можно ли изменить график работы на время испытательного срока, и какие условия нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении? Как уведомить сотрудника и избежать юридических проблем?

Отвечает Кондрахина Виктория

Как следует из статьи 70 ТК РФ, на работника, проходящего испытательный срок, распространяются все положения трудового законодательства и внутренних локальных актов, действующих в организации. Особого порядка изменения графика для сотрудников на испытательном сроке трудовым законодательством не предусмотрено. Изменить график работы допустимо как по соглашению сторон (ст. 72), так и, в исключительных случаях, по инициативе работодателя (ст. 74). Если сотрудник согласен на изменение графика, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с новым графиком и внесите, при необходимости, соответствующие изменения в локальные акты организации. График допустимо поменять на определенное время, для этого в дополнительном соглашении прописывается срок, в течение которого сотрудник трудится по новому графику. Если график оформлен в виде отдельного документа, необходимо внести соответствующие изменения в этот документ.

Изменение условий труда по инициативе работодателя, когда сотрудник на это не согласен, допустимо в случае изменения организационных и технологических условий труда. В подобном случае работодателю необходимо подготовить приказ об изменении условий труда, в котором подробно обосновать причины такого изменения, и ознакомить с ним работника не позже чем за два месяца до смены графика. Отказ от работы в новых условиях является основанием для увольнения сотрудника (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК). Стоит помнить, что изменение условий труда без согласия сотрудника является рисковым мероприятием, а нарушение процедуры смены графика грозит административными штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ).

При сменном графике работы в трудовом договоре с сотрудником необходимо прописать:

1. Что работник трудится по сменам.
2. Длительность его рабочей недели.
3. Длительность смен, время их начала и окончания.
4. Выходные дни — фиксированные (например, суббота и воскресенье) либо в соответствии с графиком.
5. Время и длительность обеденных перерывов.
6. Ведение суммированного учета рабочего времени (если он ведется).

Если все эти данные зафиксированы в ПВТР, то в трудовом договоре достаточно указать, что работник трудится по графикам сменности, прописать длительность рабочей недели и смены, сделать отсылку к графику сменности (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, ст. 100 ТК РФ).

С учетом того, что приходится частом менять график в зависимости от загрузки и(или) сезонности, удобно в трудовом договоре делать ссылку, что сотрудник работает в соответствии с утвержденным работодателем графиком сменности. Важно своевременно знакомить работников с утвержденными графиками.

Нужно ли указывать в трудовом договоре обеденные перерывы?

Недавно в нашей компании возникли споры о том, надо ли прописывать в трудовом договоре конкретное время для обеденного перерыва. Это особенно важно для тех, кто работает на удаленке или по свободному графику. Нужно ли детализировать этот момент в договоре или достаточно ссылаться на общие правила внутреннего распорядка?

Отвечает Алешина Ольга

Как следует из положений ч. 2 ст. 108 ТК РФ, длительность перерыва, который предоставляется сотруднику для отдыха и приема пищи, и время его начала и окончания устанавливаются в правилах внутреннего трудового распорядка либо по соглашению между сотрудником и работодателем. Т.о., необязательно указывать в трудовом договоре обеденные перерывы, когда они прописаны в ПВТР и одинаковы для всех работников. Достаточно ссылки на ПВТР. Целесообразно закрепить в трудовом договоре время начала и окончания перерыва для тех работников, режим труда и отдыха которых отличается от общеустановленного в организации. Для них в таком случае будут действовать индивидуальные правила о продолжительности и времени перерыва на обед, зафиксированные в их трудовом договоре, а не ПВТР.

Как обосновать размер оклада при испытательном сроке?

Мы принимаем на работу нового сотрудника и устанавливаем ему оклад на период испытательного срока. Однако он считает, что оклад несправедлив, и требует полного оклада с первого дня. Какими документами и аргументами можно обосновать снижение оклада на период испытания? Не будет ли это нарушением трудового законодательства?

Отвечает Алешина Ольга

Как следует из вашего вопроса, на период испытательного срока вы устанавливаете сотруднику оклад меньший по сравнению с тем, что полагается работнику, не проходящему такое испытание. Это является неправомерным, и в описываемом случае принимаемый сотрудник, который требует полный оклад с первого дня работы, прав. Вы обязаны обеспечивать персоналу одинаковую оплату труда за равную работу. Установление меньшего оклада работнику, находящемуся на испытательном сроке, является дискриминацией, которая законодательно запрещена (ст. 22, 132 ТК РФ).

Запрещено в трудовом договоре с сотрудником на испытательном сроке прописывать, что на период испытания ему устанавливается, к примеру, 50 % от оклада по должности, или указывать меньший размер оплаты труда. Даже если работник подписал трудовой договор, согласившись с такими условиями, они не подлежат применению.

Выходом в такой ситуации является установление работодателем в ЛНА системы премирования. Например, установить, что премия подлежит выплате работником после работы в организации определенного периода. Такой период предусмотреть равным испытательному сроку, который обычно устанавливают принимаемым сотрудникам. Например, три месяца.

Как оплачивать переработки при рабочем графике «два через два»?

Сотрудники, работающие по графику «два через два», часто берут дополнительные смены и перерабатывают. Как правильно учитывать и оплачивать эти переработки? Есть ли разница в расчете оплаты за переработки в праздники или выходные дни по сравнению с обычными днями?

Отвечает Алешина Ольга

Часы, отработанные сотрудником сверх нормы, установленной ему по графику сменности, считаются сверхурочными. Оплата их производится в порядке, установленном ст. 99 ТК РФ. Т.е. за первые два часа будет минимум в полуторном размере, за последующие часы — минимум в двойном размере. Необходимо оплачивать как при суммированном учете рабочего времени. Конкретные размеры оплаты указываются работодателем в ЛНА, трудовом или колдоговоре и могут быть выше, чем установленные ТК РФ.

Определение, какие переработанные часы необходимо оплачивать в полуторном размере, а какие — в двойном, производится как при суммированном учете рабочего времени. Т.е. по 1,5 ставки подлежат оплате первые два часа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, а остальные требуют оплаты по двойной ставке.

Переработка, которая пришлась на выходной день работника или официальный праздничный нерабочий день, не считается сверхурочной, что следует из положения ч. 3 ст. 152 ТК РФ. Отработанное сверх нормы рабочее время в выходной или праздник требуется оплатить не менее чем в двойном размере. По желанию сотрудника ему предоставляется отгул за переработку в выходной или праздник, тогда оплата производится в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ).

Как оформить изменение оклада, если сотрудник переводится на другую должность?

У нас возникла ситуация: сотрудник переводится на другую должность, которая предполагает другой оклад. Как правильно оформить такие изменения в трудовом договоре? Нужно ли заключать новый договор или достаточно внести изменения в действующий? Что желательно указать в допсоглашении, чтобы обе стороны были защищены от возможных споров?

Отвечает Алешина Ольга

При переводе сотрудника на другую должность независимо от того, меняется ли размер установленного ему оклада иди остается в прежнем размере, необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, которым внести изменения в действующий. Заключать новый трудовой договор не требуется.

В дополнительное соглашение к трудовому договору включите следующие условия:

1. Должность, на которую переводится сотрудник.
2. Срок, с которого он приступает к работе в новой должности.
3. Размер оплаты труда по новой должности, если он отличается от установленного ранее.
4. График работы, если он отличается от установленного ранее.
5. Новый характер работы, гарантии и компенсации, исходя из специфики правоотношений. Например, ненормированный рабочий день, дополнительный отпуск.

Допсоглашение подписывается в двух экземплярах, один из которых вручается работнику. О вручении допсоглашения необходимо сделать соответствующую отметку на экземпляре работодателя.

После подписания допсоглашения составляется приказ о переводе по унифицированной форме или разработанной работодателем. Запись о переводе вносится в трудовую книжку (если она ведется), и в Социальный фонд сдается подраздел 1.1 ЕФС-1.

Во избежание возможных проблем рекомендуем перед оформлением перевода взять с работника заявление на перевод либо оформить уведомление о переводе, на котором сотрудник письменно подтверждает согласие с ним.