Как составить сопроводительное письмо о направлении документов

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Сопроводительное письмо нужно, когда отправляют документы или материалы.
2. Обычно его составляют секретарь или делопроизводитель, а подписывает руководитель.
3. Структура письма включает имя адресата, цель отправки и список документов.
4. Письмо можно писать на бумаге или в электронном виде с исходящим номером.
5. Для оформления используют фирменный бланк с подписью и контактами исполнителя.

В каких случаях к документам прилагают сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо (его часто называют «сопровод» или «сопроводиловка») необходимо оформить в случаях, когда требуется направить адресату:

• документацию;
• материалы;
• файлы;
• вещи и др.

На практике чаще сопроводиловку составляют при направлении документов. Это позволяет адресату определить во исполнение каких запросов, распоряжений производятся представление документации и ее состав (комплектация).

Оформление сопроводиловки требуется, к примеру, в следующих случаях:

1. При направлении на подпись договоров, актов сверки, выполненных работ и т.д. контрагентам.
2. При представлении документации по запросам контролирующих органов.
3. При представлении отчетной документации. К примеру, когда необходимо направить декларации ФНС.
4. Когда направляются коммерческие и иные предложения.
5. Когда требуется направить в суд дополнительные материалы при оставлении иска без движения либо при направлении дела на рассмотрение вышестоящего суда.
6. Для пояснения цели, для чего производится представление документации и т.д.

Кто составляет и заверяет сопроводительное письмо к документам

Составлением сопроводиловок занимаются обычно секретарь или делопроизводитель. Либо составление поручают другому уполномоченному руководителем работнику, должностные обязанности которого непосредственно связаны с направляемыми материалами. К примеру, бухгалтер — при оформлении деклараций в ФНС, юрист — при отправке в суд.

Подписание (заверение) сопроводиловки производится следующими должностными лицами:

• руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности, — если запрос на представление документации подписан руководителем;
• иным уполномоченным лицом, если запрос адресован не руководителю организации.

Структура сопроводительного письма к документам

Какого-либо нормативно установленного образца, по которому необходимо производить оформление сопроводительного письма к документам, не установлено. Он составляется в свободной форме с соблюдением общих правил деловой переписки и делопроизводства.

Сопроводиловку необходимо готовить на фирменном бланке организации. В ней надо указать следующие данные:

1. Наименование адресата — должность, название организации, фамилия и инициалы.
2. Его почтовый адрес — при направлении почтой, электронный — при отправке на электронную почту.
3. Обращение к адресату: «Уважаемый…» — с указанием имени и отчества (при наличии).
4. Причины направления документации (например, во исполнение запроса, на рассмотрение, на подписание и т.д.).
5. Краткое описание направляемой документации.
6. Какие-либо просьбы с указанием сроков. К примеру: «Просим рассмотреть коммерческое предложение и сообщить о принятом решении в течение 30 дней», «Прошу вернуть подписанные экземпляры в срок 10 календарных дней» и т.п.
7. Приложения — перечисление тех документов, представление которых оформляется сопроводом. Если приложение одно и оно названо в тексте, то достаточно указать, на скольких листах оно написано и в каком количестве экземпляров. Если приложение в тексте не называется или их несколько, то необходимо указать название каждого направляемого документа, количество листов и экземпляров.
8. Подпись руководителя или иного лица.
9. Отметка об исполнителе — его должность, ФИО, номер контактного телефона.

Надо знать: нужно ли ставить печать на исходящие письма

Оформление сопроводительного письма к документам

Его допускается оформить как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Электронная форма используется, если между сторонами в соответствии с требованиями действующего законодательства (например, с ФНС) или договоренностями применяется электронный документооборот (ЭДО). При подготовке сопровода в электронной форме, письмо заверяется электронной подписью. Сопроводиловку необходимо зарегистрировать исходящим номером.

Как выглядит сопроводительное письмо к документам

Для использования в работе предлагаем вам ознакомиться с разработанным бланком сопроводительного письма:

Образец заполнения:

Пример заполнения сопроводительного письма по запросу ФНС

Может пригодиться:

• как написать сопроводительное письмо к акту сверки;
• как составить сопроводительное письмо к договору;
• как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению.

Часто задаваемые вопросы по оформлению сопроводительного письма к документам