Важно
ФНС разъяснила, какие налоговые жалобы можно подать в упрощенном порядке с 2025 года 
Процедура переименования организации нуждается в тщательной подготовке и учете множества факторов. Кадровик играет ключевую роль в этом процессе, поскольку изменения в названии компании требуют обновления кадровых документов. Разбираемся подробнее, какие документы необходимо подготовить кадровику после переименования организации.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- После переименования фирмы нужно обновить кадровые документы.
- Название работодателя меняют в договорах, карточках, доверенностях и учетных сведениях.
- В бумажных трудовых книжках обязательно делают специальную запись про новое название компании.
- Изменения в договоре оформляют через дополнительное соглашение.
- Информацию о переименовании обязательно сообщают в СФР через специальную форму.
Переименование организации: какие документы подготовить кадровику
Переименование организации — это многоступенчатый процесс, требующий внимательного подхода к каждому этапу.
Советуем прочитать: как поменять название организации
Актуализация кадровых документов является обязательным шагом при переименовании компании. Начинать вносить изменения в кадровые документы следует после получения документов о смене названия юридического лица из налогового органа (п. 6 ст. 52 ГК РФ). Руководителю и специалисту по кадрам необходимо совершить ряд действий, направленных на приведение кадровых документов в соответствие с новым названием организации. Изучив требования законодательства, я отметила следующие документы, в которые кадровику необходимо внести изменения при смене названия:
- трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
- трудовые книжки (при их ведении), ст. 66 ТК;
- сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК);
- личные карточки работников, если они ведутся в организации;
- доверенности.
Хотя в законе нет требования о переоформлении доверенностей в связи со сменой названия компании, оформить новые доверенности все-таки следует. Если их не переоформить, то доверенное лицо, вероятнее всего, столкнется с проблемами представлять интересы юридического лица, так как третьи лица могут отказаться признавать доверенность из-за несоответствия наименования.
Может пригодиться: как заполнить отчет по форме ЕФС-1 при переименовании организации
Как уведомить работников о переименовании организации
Уведомлять работников о переименовании фирмы необязательно, но руководство организации по своему желанию может довести эту информацию до сотрудников. Рассылка информации о новом названии на служебную почту сотрудников — быстрый и простой способ уведомления об изменении названия работодателя.
Как сделать запись в трудовой книжке при переименовании организации
Ведение бумажных трудовых книжек сейчас не является обязательным и зависит от желания самого работника. Но, несмотря на это, большинство граждан все-таки не решается перейти полностью на электронный формат книжек.
Если в вашей организации ведутся бумажные трудовые книжки, то при смене названия фирмы следует внести в них изменения. В противном случае у сотрудника возникнут проблемы при устройстве на новую работу или при оформлении пенсии. Если наименование не поменять, то сотруднику придется доказывать, что компания, в которую он принимался на работу, является той же, из которой его увольняли.
Для внесения изменений в бумажную книжку следует совершить следующие действия (п. 13 порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):
- в столбце «Сведения о приеме на работу» (графа 3 трудовой книжки) в отдельной строке написать о смене названия. Сделать это допускается, например, так: «ООО “Ppt.ru” 3 марта 2025 года переименовано в ООО “Ромашка”»;
- в графе 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» записываются сведения о номере и дате приказа (решения), на основании которого переименована компания;
- графы 1 и 2 не заполняются.
Узнайте, как внести в трудовую книжку запись о переименовании должности
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие действия следует предпринять после смены наименования организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить дополнительное соглашение о переименовании организации
Сведения, которые содержит трудовой договор, перечислены в статье 57 ТК РФ. К таким сведениям относится и наименование работодателя. Соответственно, при его смене необходимо исправить название работодателя в трудовом договоре. Внести такие изменения в договор разрешено только по соглашению сторон. Для этого следует составить дополнительное соглашение к договору, где надо указать сведения о смене названия, реквизиты документа, на основании которого изменено наименование, и пункты трудового договора, подлежащие корректировке.
Предлагаю шаблон дополнительного соглашения о переименовании компании:
|
Дополнительное соглашение № ___ к трудовому договору от «____» _______ 20____ года № _______ г. ____________ «____» _____________ 20____ г. ____________ «_______________________», ОГРН ______________ (указывается наименование и ОГРН работодателя), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _____________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ______________ _______________ (указывается должность и ФИО сотрудника), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение (далее — «Соглашение») к трудовому договору № __________ от _____________ года (далее — Трудовой договор) о нижеследующем: 1. В связи с переименованием ____ «_________» в _____ «__________» стороны договорились с «_____» __________ 20____ года считать Работодателем по трудовому договору ______ «______________». 2. В преамбуле Трудового договора изменить наименование Работодателя на следующее: __________________________ «_______________________»». 3. Изложить в разделе «Реквизиты Сторон» сведения о Работодателе в следующей редакции: __________ «________________» ОГРН ______________________ ИНН/КПП ________/ _________ Адрес: _____________________ ____________________________ р/с _________________________ в Банке _____________________ к/с _________________________ БИК _______________________ 4. Все остальные условия Трудового договора изменению не подлежат. 5. Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью Трудового договора № ______________ от __________ и вступает в силу с момента его подписания Сторонами. 6. Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. Работодатель: Работник: __________/________________/ ____________/ ______________/ Экземпляр дополнительного соглашения № ___ от _______ к трудовому договору от № ________ от _______ на руки получил: ________________/ ________________/ |
И пример его заполнения:
Образец дополнительного соглашения об изменении трудового договора в связи с переименованием организации
Что делать с личными карточками при переименовании организации
Если у работодателя ведутся личные карточки, то необходимо указать в них его новое название. Способ внесения изменений в личные карточки на законодательном уровне не определен. Обычно старое название зачеркивается одной чертой, и вверху указывается новое. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и печатью фирмы.
Передаём информацию о переименовании в СФР
Информация о смене названия передается в СФР в составе единой формы ЕФС-1. Способ заполнения формы при смене наименования регламентируется п. 53 порядка, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Для этого в таблице в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой деятельности», в графе 3, в отдельной строке указывается кадровое мероприятие «Переименование». В графе 2 следует указать дату изменения названия, а в графе 5 прописать, что старое наименование с такого-то числа изменено на новое. Реквизиты документа-основания указываются в графах 8–10.
Читайте также: как переименовать организацию в 1С
Часто задаваемые вопросы о действиях кадровика при переименовании организации
-
Какие кадровые документы подлежат актуализации при изменении названия организации?
В указанном случае следует внести изменения в трудовые договоры, в трудовые книжки и личные карточки (при их ведении), в сведения о трудовой деятельности. По желанию руководства организации изменения вносят и во внутренние локальные акты компании.
-
Как уведомить сотрудников о переименовании работодателя?
Это делать необязательно, законом подобное уведомление не предусмотрено. Самый простой способ уведомить сотрудников — это сделать рассылку по корпоративной почте.
-
Как внести изменения о переименовании организации в трудовой договор?
Для этого необходимо заключить дополнительное соглашение, где указать, что старое наименование работодателя с такого-то числа изменилось на новое, перечислить, в какие положения трудового договора вносятся изменения, и прописать их в новой редакции.
-
Нужно ли вносить изменения в личные карточки сотрудников при смене названия работодателя?
Да, такие изменения стоит внести, если в организации ведутся личные карточки.
