Рейтинг@Mail.ru
Новости:

Срок хранения личного дела сотрудника

Размер шрифта:

Даже опытные кадровики не всегда сталкиваются  с хранением личных дел сотрудников. Мы разберем, сколько лет необходимо сохранять такие дела и от чего зависит этот срок, рассмотрим некоторые правила, которые требуется соблюдать, чтобы корректно организовать их сохранность.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Личное дело — это способ хранения трудовых документов работника.
  2. Ведение личных дел обязательно только для госслужащих, муниципальных служащих и военнослужащих.
  3. Срок хранения личных дел зависит от даты завершения работы по ним: до 2003 года — 75 лет, после 2003 года — 50 лет.
  4. Ведение и хранение личных дел должны быть прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции.
  5. Если организация не может сама хранить личные дела, они передаются в госархив.

Кто отвечает за хранение личных дел сотрудников

Если в организации есть наемные сотрудники, то в отношении их трудовой деятельности ведется большой перечень документов: приказы, трудовые договоры, инструкции, справки и пр. Как в период работы, так и после увольнения такие бумаги удобнее хранить в личном деле работника.

Неправильно считать, что личное дело (ЛД) — это отдельный документ. Это способ организации хранения документов, связанных с трудовой деятельностью отдельного сотрудника. Обязанность формировать личное дело сотрудника по закону установлена только в отношении:

  • государственных служащих;
  • муниципальных служащих;
  • военнослужащих.

Остальные организации (как бюджетные, так и коммерческие) самостоятельно устанавливают в ЛНА порядок сохранения трудовых документов — в личном деле или иным способом (например, в картотеке, по списку и т. д.). Соответственно, и лицо, ответственное за сохранение личных дел сотрудников, назначается приказом руководителя. Чаще всего такие обязанности возлагаются на кадровых сотрудников. Но, если в компании нет кадровика, допускается поручить ведение и хранение иному специалисту, который занимается оформлением трудовых отношений, — юристу, бухгалтеру, офис-менеджеру и др.

ВАЖНО!
Обязанность по ведению и хранению дел работников необходимо закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного специалиста.
Для информации: что входит в должностные обязанности специалиста по кадрам

Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации

С февраля 2020 г. сроки хранения любых документов определяются по перечню, утвержденному Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В п. 445 этого перечня срок хранения личных дел руководителей и работников любых предприятий указан — 50/75 лет. Как же определить, какой срок применяется для сохранения дела сотрудника?

Пояснение к такому двойному указанию срока содержится в ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 этой статьи разъяснено:

  • если делопроизводство по личному делу закончено до 01.01.2003 — срок сохранности составляет 75 лет;
  • если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — срок составляет 50 лет.

Но в пунктах 3–5 этой же статьи установлено, что личное дело сотрудника может храниться дольше нормативного срока, если такой срок установлен в архивных документах или по итогам проведенной экспертизы ценности документов.

До увольнения сотрудника его личное дело находится «в работе»: состав документов изменяется, пополняется, меняются записи в карточке сотрудника и пр. Поэтому срок хранения отсчитывается после того, как оно закрывается.

В связи с тем, что срок хранения исчисляется в годах, начало такого срока для личного дела начинается не с момента увольнения работника, а с 1 января года, который следует за годом увольнения.

Например, сотрудник уволился в 2024 году. Срок хранения его личного дела составляет 50 лет и отсчитывается с 1 января 2025 г. Хранить его необходимо до 31.12.2075.

Личные дела руководителей организаций хранятся такой же срок, как и других сотрудников. А до февраля 2020 г. такие дела необходимо было хранить постоянно, т. е. без установления срока.

Правила хранения личных дел сотрудников

На период хранения личных дел в организации, а также если организация имеет собственный архив и постоянно хранит документы по деятельности организации самостоятельно, рекомендуется разработать соответствующие ЛНА (инструкцию, порядок и т.п.), в которых закрепить порядок работы и сроки сохранения различных рабочих бумаг, в том числе личных дел. Такой ЛНА следует разработать на основе норм и требований ТК и иных действующих нормативных актов.

С учетом того, что личное дело — достаточно большая совокупность всех основных документов, собранных за весь трудовой период работника, я рекомендую выделить в таком ЛНА отдельный раздел, регулирующий порядок ведения и хранения дела сотрудника, или же утвердить отдельный регламентирующий акт. В таком разделе (документе) советую указать:

  • название должности (специалиста), в обязанности которого входит работа с хранимыми документами;
  • порядок оформления дела сотрудника при передаче на хранение, например: убрать все лишние бумаги, пронумеровать страницы, составить опись и пр.;
  • перечень документов, обязательных ко включению в него: приказы, связанные с работой, трудовой договор, должностные инструкции и пр.;
  • перечень документов, которые не допускается оставлять в ЛД, например: личная карточка работника (хранится отдельно); бумаги, содержащие персональные данные работника (копии паспорта, СНИЛСа, диплома и т.д.), хранятся в соответствии с политикой персональных данных, утвержденной в организации и др.;
  • порядок предоставления сведений из ЛД по запросу сотрудников, иных специалистов или уполномоченных гос. органов.
Подробнее: какие документы должны находиться в личном деле сотрудника

Кроме нормативного акта, работодатель обязан обеспечить специальное место для сохранения личных дел. Это может быть сейф или отдельно оборудованное, закрывающееся помещение — зависит об объема хранящихся бумаг. В отдельном помещении необходимо обеспечить меры против пожара, затопления или иных потенциально возможных причин уничтожения документов. Также необходимо установить ограниченный доступ к такому месту — только для специалистов, в обязанности которых входит работа с личными делами сотрудников.

Я рекомендую завести отдельный журнал, в котором ведется учет по делам работников, переданных на сохранение и отмечаются все действия, произведенные с этими документами: выдан сотруднику по запросу, перемещен, уничтожен в связи с истечением периода хранения и пр. Форма такого журнала не регламентирована нормативными актами, но значительно облегчает систему учета. Разработать его допускается самостоятельно.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как вести журнал учета личных дел работников

Если в организации нет условий для обеспечения сохранности личных дел или она закрывается (ликвидируется, банкротится), то документы необходимо передать в государственный или муниципальный архив по месту регистрации компании либо в иной другой.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников. Используйте эти инструкции бесплатно.

Часто задаваемые вопросы по теме

Линевич Наталья Юрист

Комментарии
  • 2024-09-24 14:15:10
    В вашей организации ведутся личные дела сотрудников? А как организовано их хранение?
Что-то непонятно? Спрашивайте!
Документы: ответы по темам
7 вопросов
11 ноября 2024
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

7 вопросов
535
8 вопросов
1 октября 2024
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

8 вопросов
971
1 вопрос
19 августа 2024
Как правильно внести изменения в спецификацию к договору поставки?

Разбираемся, как оформить изменения спецификации к договору поставки.

1 вопрос
1259
4 вопроса
19 августа 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

4 вопроса
2571
7 вопросов
3 июня 2024
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

7 вопросов
8401
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте