Рейтинг@Mail.ru

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Размер шрифта:

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109Н. Разберем, что входит в должностные обязанности кадровика организации в соответствии с этим и другими НПА.

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.

Врачи Охранники Персонал и экипажи судов на атомных реакторах
Подп. 1 п. 2 ст. 73 № 323-ФЗ от 21.11.2011

Приказ Росгвардии от 19.10.2020 № 419

П. 33 Правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 01.04.2019 № 126

Цель использования должностной инструкции специалиста:

  • устанавливает квалификационные требования к кандидатам на вакансию;
  • регламентирует сферу трудовой ответственности;
  • очерчивает права и обязанности.

Приблизительная структура локального документа, который определяет, что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.

Название раздела должностной инструкции Содержание должностной инструкции
Общие положения
  1. Сведения о назначении инструкции.
  2. Порядок назначения человека на должность, его подчиненность.
  3. Требования к уровню образования и опыту сотрудника.
  4. Требования к знаниям и умениям специалиста.
Функциональные обязанности

Фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.

По теме: что такое функциональные обязанности работника и где их искать

Права (для реализации обязанностей) Права, связанные с доступом к корпоративным сведениям, с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.
Ответственность (за ненадлежащее исполнение своих обязанностей) Сотрудник несет ответственность за действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами — например, работа специалиста отдела кадров подразумевает постоянное оперирование персональными данными сотрудников предприятия. Неправомерное раскрытие или использование этих данных влечет ответственность вплоть до уголовной.
Заключительные положения
  • должностная инструкция составлена в 2 экземплярах;
  • с использованием профстандартов или нет;
  • подпись сотрудника.

Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):

  • в качестве основы для определения требований к квалификации персонала;
  • с учетом особенностей выполняемых сотрудниками трудовых функций.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109Н, и на его основе работодатель:

  • устанавливает в ДИ требования: о высшем (среднем профессиональном) и дополнительном образовании (повышение квалификации и профпереподготовка);
  • при приеме на работу проверяет наличие соответствующего диплома (свидетельства или удостоверения).

Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.

Важно знать: как составить должностную инструкцию на основе профстандарта

Что включить в должностную инструкцию кадрового работника

Документ, как и другие ЛНА организации, утверждается приказом руководителя. Форму и содержание должностной инструкции (ДИ) кадровика регулирует сама компания, исходя из особенностей деятельности. Как правило, ДИ содержит следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Трудовые функции.
  3. Должностные обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.
  6. Заключительные положения.

С документом работник отдела кадров должен быть ознакомлен под роспись, один экземпляр получить на руки и подтвердить факт получения подписью.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».

1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее — ВУ) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Положением об отделе кадров.

1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.

1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:

1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.

1.6.2. Цели и функции отдела.

1.6.3. Задачи группы.

1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).

1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.

1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.

1.6.7. Правила обращения с персональными данными.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.

2. Обязанности

2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:

2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.

2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.

2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.

2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.

2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.

2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).

2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.

2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.

2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.

2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.

2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.

2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.

2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.

2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.

2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.

2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы, решать вопросы военно-учетной работы.

2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.

2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.

3. Права

3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.

3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.

3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.

3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.

3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.

3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.

4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.

4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.

5. Заключительные положения

5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.

5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.

5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.

5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.

5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.

5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передаче работнику для использования в трудовой деятельности.

С должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

ВАЖНО!
Применение профстандартов обязательно, если законом или НПА установлены требования к квалификации работника (распространяется, например, на государственных, муниципальных служащих, некоторых работников бюджетных организаций и госкорпораций).

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта:

Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.

Ведение документации по учету и движению персонала Подбор кадров Оценка, аттестация, обучение и развитие Кадровая отчетность и воинский учет
  • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, служебных командировок;
  • привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • ведение и хранение личных дел, трудовых книжек;
  • учет рабочего времени;
  • контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
  • учет листков нетрудоспособности;
  • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  • кадровое планирование;
  • рекрутинг;
  • адаптация.
  • организация и проведение оценки;
  • аттестация и обучение персонала;
  • построение профессиональной траектории.
  • взаимодействие с контролирующими и учетными органами;
  • бронирование граждан, пребывающих в запасе.

В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.

Может пригодиться: какие отчеты и куда сдает отдел кадров

Хранение и изменение инструкции

В случае если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):

  • работник знакомится с ними под подпись;
  • стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору;
  • в тексте указывают реквизиты новой редакции ДИ.

В соответствии с п. 443 перечня, введенного Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту, подготовленная без его учета, хранится в организации:

  • 50 лет — утвержденные после 2003 года;
  • 75 лет — утвержденные до 2003 года.

Обязательна ли должностная инструкция кадровика в организации в 2024 году

Трудовой кодекс Российской Федерации не регулирует вопросы оформления и ведения должностной инструкции работника. Поэтому работодатель самостоятельно определяет порядок ее оформления (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 «О ведении должностной инструкции работника»). Организация в соответствии со ст. 57 ТК РФ обязана прописать в трудовом договоре трудовые функции работника. Работодатель не нарушит законодательство, если пропишет функционал работника в трудовом договоре или оформит его в виде приложения к трудовому договору.

Читайте также: как составить должностную инструкцию бухгалтера
  • 2022-12-20 07:48:48
    Для коммерческих организаций применение профстандартов носит рекомендательный характер. Но если компания уже разрабатывала должностные обязанности специалиста по кадрам с их учетом, то ей придется внести изменения в эти документы с учетом требований новой редакции профстандарта (Приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н), так как ранее она приняла на себя обязательство использовать в работе профессиональные стандарты. Госучреждения в обязательном порядке должны использовать профстандарт (утв. Приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н) для установления квалификационных требований к кадровикам.
Оставить комментарий Распечатать
Дмитриева Наталья Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Работа: ответы по темам
4 вопроса
Оставить комментарий 7 декабря 2023
Как правильно учитывать рабочее время при сокращении обеда и рабочего дня в пятницу?

Наше руководство решило сократить обед до 48 минут и уменьшить рабочий день в пятницу на один час. Это вызвало вопросы по учету рабочего времени. Как теперь правильно заполнять табель учета рабочего времени? Ставить ли в нем 8 часов работы или учитывать фактические изменения?

4 вопроса
498
4 вопроса
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно оформить трудовой договор с 10-часовым рабочим днем и 40-часовой рабочей неделей?

Я хочу узнать, можно ли в трудовом договоре указать 40-часовую рабочую неделю с тремя выходными днями, предоставляемыми по скользящему графику, и рабочий день с 10 до 20 часов с часовым перерывом на обед. Меня интересует, соответствует ли такое оформление законодательству, и какие могут быть подводные камни при таком графике работы.

4 вопроса
830
8 вопросов
Оставить комментарий 1 ноября 2023
Особенности работы с 0,25 рабочей ставки

Изучаем вопросы, связанные с работой на 0,25 рабочей ставки. Обсуждаем максимальное количество рабочих часов в день, месячные ограничения и правила оплаты труда.

8 вопросов
4932
8 вопросов
Оставить комментарий 20 октября 2023
Как организовать работу при сменном графике

Изучаем вопросы организации работы в три смены. Обсуждаем длительность смен, оклады, суммированный учет рабочего времени и другие аспекты.

8 вопросов
1026
9 вопросов
Оставить комментарий 20 октября 2023
Табель учета рабочего времени учителей

Изучаем вопросы, связанные с заполнением табеля учета рабочего времени учителей. Обсуждаем, как правильно учитывать рабочее время, учебную нагрузку, часы замещения и другие параметры.

9 вопросов
1369
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте