Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109Н. Разберем, что входит в должностные обязанности кадровика организации в соответствии с этим и другими НПА.
Что такое должностная инструкция
Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.
| Врачи | Охранники | Персонал и экипажи судов на атомных реакторах |
|---|---|---|
| Подп. 1 п. 2 ст. 73 № 323-ФЗ от 21.11.2011 | П. 33 Правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 01.04.2019 № 126 |
Цель использования должностной инструкции специалиста:
- устанавливает квалификационные требования к кандидатам на вакансию;
- регламентирует сферу трудовой ответственности;
- очерчивает права и обязанности.
Приблизительная структура локального документа, который определяет, что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.
| Название раздела должностной инструкции | Содержание должностной инструкции |
|---|---|
| Общие положения |
|
| Функциональные обязанности |
Фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности. По теме: что такое функциональные обязанности работника и где их искать |
| Права (для реализации обязанностей) | Права, связанные с доступом к корпоративным сведениям, с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам. |
| Ответственность (за ненадлежащее исполнение своих обязанностей) | Сотрудник несет ответственность за действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами — например, работа специалиста отдела кадров подразумевает постоянное оперирование персональными данными сотрудников предприятия. Неправомерное раскрытие или использование этих данных влечет ответственность вплоть до уголовной. |
| Заключительные положения |
|
Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):
- в качестве основы для определения требований к квалификации персонала;
- с учетом особенностей выполняемых сотрудниками трудовых функций.
Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109Н, и на его основе работодатель:
- устанавливает в ДИ требования: о высшем (среднем профессиональном) и дополнительном образовании (повышение квалификации и профпереподготовка);
- при приеме на работу проверяет наличие соответствующего диплома (свидетельства или удостоверения).
Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.
Важно знать: как составить должностную инструкцию на основе профстандарта
Что включить в должностную инструкцию кадрового работника
Документ, как и другие ЛНА организации, утверждается приказом руководителя. Форму и содержание должностной инструкции (ДИ) кадровика регулирует сама компания, исходя из особенностей деятельности. Как правило, ДИ содержит следующие разделы:
- Общие положения.
- Трудовые функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Заключительные положения.
С документом работник отдела кадров должен быть ознакомлен под роспись, один экземпляр получить на руки и подтвердить факт получения подписью.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, существует ли официально установленный профессиональный день кадровика и может ли работодатель установить этот день выходным для кадровых работников. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец должностной инструкции
|
Должностная инструкция Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя. 1. Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма». 1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее — ВУ) относится к категории специалистов. 1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. 1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии. 1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется: 1.5.1. Настоящей должностной инструкцией. 1.5.2. Положением об отделе кадров. 1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы. 1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать: 1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы. 1.6.2. Цели и функции отдела. 1.6.3. Задачи группы. 1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц). 1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ. 1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией. 1.6.7. Правила обращения с персональными данными. 1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела). 1.6.9. Правила и нормы охраны труда. 1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные). 1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы. 1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам. 2. Обязанности 2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан: 2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения. 2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу. 2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ. 2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ. 2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания. 2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ). 2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения. 2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ. 2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки. 2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам. 2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам. 2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты. 2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты. 2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам. 2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты. 2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты. 2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы. 2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов. 2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу. 2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности. 2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга. 2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы, решать вопросы военно-учетной работы. 2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы. 2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы. 3. Права 3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право: 3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции. 3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов. 3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы. 3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы. 3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную. 3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации. 4. Взаимоотношения по должности 4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие: 4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы. 4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров. 4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях. 4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ. 5. Заключительные положения 5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами. 5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение. 5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия. 5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника. 5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись. 5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передаче работнику для использования в трудовой деятельности. С должностной инструкцией ознакомился ____________________________________. «___» ________________ 20 __ года. Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________. «___» ________________ 20 __ года. |
Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта:
Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.
| Ведение документации по учету и движению персонала | Подбор кадров | Оценка, аттестация, обучение и развитие | Кадровая отчетность и воинский учет |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.
Может пригодиться: какие отчеты и куда сдает отдел кадров
Хранение и изменение инструкции
В случае если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):
- работник знакомится с ними под подпись;
- стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору;
- в тексте указывают реквизиты новой редакции ДИ.
В соответствии с п. 443 перечня, введенного Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту, подготовленная без его учета, хранится в организации:
- 50 лет — утвержденные после 2003 года;
- 75 лет — утвержденные до 2003 года.
Обязательна ли должностная инструкция кадровика в организации в 2024 году
Трудовой кодекс Российской Федерации не регулирует вопросы оформления и ведения должностной инструкции работника. Поэтому работодатель самостоятельно определяет порядок ее оформления (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 «О ведении должностной инструкции работника»). Организация в соответствии со ст. 57 ТК РФ обязана прописать в трудовом договоре трудовые функции работника. Работодатель не нарушит законодательство, если пропишет функционал работника в трудовом договоре или оформит его в виде приложения к трудовому договору.
Читайте также: как составить должностную инструкцию бухгалтера
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
-
Татаркова Наталья
2022-12-20 07:48:48Для коммерческих организаций применение профстандартов носит рекомендательный характер. Но если компания уже разрабатывала должностные обязанности специалиста по кадрам с их учетом, то ей придется внести изменения в эти документы с учетом требований новой редакции профстандарта (Приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н), так как ранее она приняла на себя обязательство использовать в работе профессиональные стандарты. Госучреждения в обязательном порядке должны использовать профстандарт (утв. Приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н) для установления квалификационных требований к кадровикам.
