1С:Документооборот позволяет управлять документами на всех этапах их жизненного цикла: от создания и регистрации до хранения, согласования и архивирования. Сегодня я расскажу, как система работает со входящей и исходящей корреспонденцией.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Программа «1С:Документооборот» предназначена для облегчения учета документов на предприятии.
- Секретарь с помощью неё создает новые входящие письма, выбирает вид, тему и указывает, от кого они пришли.
- Письма сразу назначаются нужным сотрудникам для обработки и позже отправляются к ответственным людям.
- Исходящие бумаги готовят по похожему принципу, прикладывают файлы и перед отправкой обязательно регистрируют.
- Система помогает быстро найти нужное письмо, сортирует все документы и подсказывает, что делать на каждом шаге.
Зачем нужна программа «1С:Документооборот»
Любая организация, независимо от численности персонала и вида деятельности, получает и отправляет корреспонденцию, которую необходимо регистрировать, рассматривать, направлять ответ, вести делопроизводство и совершать ещё множество процессов. Эти функции выполняет секретарь. Программа «1С:Документооборот» значительно облегчает работу специалиста, отвечающего за документооборот так же, как программа «1С:Предприятие» облегчает работу бухгалтера.
Ознакомьтесь с основами делопроизводства и документооборота
Существует несколько модификаций программы для разных предприятий. Наша организация использует конфигурацию «1С:ПРОФ», разработанную специально для коммерческих предприятий.
Прежде чем приобретать систему, я рекомендую протестировать несколько версий и выбрать подходящую для вашей организации конфигурацию. Это можно сделать бесплатно, подключив одну из версий, расположенных в свободном доступе
Так выглядит страничка сайта с бесплатными демо-версиями системы 1С:Документооборот
Работа со входящими документами в программе «1С:Документооборот»
При загрузке программа выдает каждому сотруднику список его задач. Например, начальник отдела видит поступившие на рассмотрение бумаги, специалистам доступны письма, направленные на исполнение. Только секретарь (или иной специалист с правами делопроизводителя) при загрузке программы видит общую ситуацию со входящей и исходящей корреспонденцией. Он и создает входящие документы, иным пользователям функция по созданию входящих писем недоступна.
Чтобы создать новый входящий бланк, перейдите в раздел «Документы и файлы» и выберите команду «Документ входящий» в колонке «Создать».
Так выглядит раздел программы, где регистрируются входящие документы
При нажатии на кнопку «Создать» откроется чистая форма для создания (регистрации) входящего письма.
Так выглядит чистая форма для регистрации нового входящего документа
После открытия окна для создания входящего письма необходимо:
1. Выбрать вид бланка: жалоба, письмо, запрос, заявление и т. д.
Это важный этап создания входящей корреспонденции, от него в дальнейшем зависит, попадёт письмо в нужную сортировку или нет. Сотрудник, отвечающий за регистрацию входящих писем, должен свободно ориентироваться в этих понятиях.
2. Указать тему и краткое описание.
Возьмите информацию о теме письма из заголовка, а если он отсутствует — внимательно прочитайте бумагу и самостоятельно сформулируйте главную мысль одним предложением.
3. Заполнить поля «От кого»: отправитель, кто подписал, исходящий (номер, дата). Если пришёл ответ на письмо, то заполните поле «В ответ на». От правильного заполнения этих реквизитов в дальнейшем зависят быстрота и правильность поиска нужной бумаги.
4. Заполнить поля с наименованием исполнителей, которым файл отправится на рассмотрение.
Как правило, это руководитель, его заместители или главный бухгалтер. В некоторых случаях документы направляются начальникам отделов, а при отсутствии иерархии — напрямую профильным специалистам. Для правильного распределения входящей корреспонденции по исполнителям специалист, отвечающий за документооборот, обязан чётко ориентироваться в должностных обязанностях работающих в организации сотрудников.
5. На этапах «Реквизиты» и «Хранение» указать срок рассмотрения письма, если необходимо, номенклатуру дел и др.
Для этого воспользуйтесь инструкцией по делопроизводству (если в компании она не разработана, то используйте типовую) и нормативными документами по архивному делопроизводству.
6. Добавить файлы, если такие были во входящем письме (можно добавить с компьютера или отсканировать документ прямо в программу).
7. Сохранить и отправить на рассмотрение ответственному специалисту с помощью кнопки «Записать и закрыть».
В журнале входящей корреспонденции есть область быстрого отбора, которая позволяет быстро отсортировать письма по данным, учёт которых ведётся в программе. Например, по отправителю, по организации, по проекту и т. д. Также есть строка «Поиск» для поиска документа по его данным (например, по его номеру или названию)
Так выглядит полностью отработанный входящий документ в программе 1С: Документооборот
Работа с исходящими документами в программе «1С:Документооборот»
Работа с исходящей корреспонденцией в программе «1С:Документооборот» включает несколько этапов: создание, обработка и согласование, регистрация, отправка.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Создание исходящего письма
Чтобы создать исходящую корреспонденцию в программе «1С:Документооборот», необходимо:
1. Открыть раздел «Документы и файлы» в меню и выбрать команду «Документ исходящий» в колонке «Создать».
Так выглядит раздел программы, где регистрируются исходящие документы
2. В открывшейся карточке заполнить обязательные реквизиты, например: вид документа, наименование, краткое содержание.
3. В разделе «Файлы» прикрепить скан-копию оригинала.
Исходящая корреспонденция создается на основании входящего или внутреннего документа или надо создать его отдельно.
После завершения всех процессов корреспонденция полностью подготовлена к отправке.
Так выглядит чистая форма для регистрации нового исходящего документа
Отправка
Чтобы отправить исходящее письмо, нужно:
- Нажать кнопку «Зарегистрировать».
- Документу присваивается регистрационный номер (последовательно, в соответствии с настройкой нумератора). После регистрации редактирование недоступно.
- В карточке документа указать дату отправки и способ доставки.
Так выглядит полностью отработанный исходящий документ в программе 1С: Документооборот
После отправки корреспонденция доступна в журнале исходящих документов, где можно сортировать его по исполнителям, статусу и другим параметрам.
Так выглядит журнал исходящих документов в программе 1С: Документооборот
Программа «1С:Документооборот» содержит подсказки в каждом разделе, позволяющие легко выполнить любой процесс при работе с поступающей и исходящей корреспонденцией.
Может пригодиться: