Рейтинг@Mail.ru

Работа со входящими и исходящими документами в программе «1С:Документооборот»

Размер шрифта:

1С:Документооборот позволяет управлять документами на всех этапах их жизненного цикла: от создания и регистрации до хранения, согласования и архивирования. Сегодня я расскажу, как система работает со входящей и исходящей корреспонденцией.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Программа «1С:Документооборот» предназначена для облегчения учета документов на предприятии.
  2. Секретарь с помощью неё создает новые входящие письма, выбирает вид, тему и указывает, от кого они пришли.
  3. Письма сразу назначаются нужным сотрудникам для обработки и позже отправляются к ответственным людям.
  4. Исходящие бумаги готовят по похожему принципу, прикладывают файлы и перед отправкой обязательно регистрируют.
  5. Система помогает быстро найти нужное письмо, сортирует все документы и подсказывает, что делать на каждом шаге.

Зачем нужна программа «1С:Документооборот»

Любая организация, независимо от численности персонала и вида деятельности, получает и отправляет корреспонденцию, которую необходимо регистрировать, рассматривать, направлять ответ, вести делопроизводство и совершать ещё множество процессов. Эти функции выполняет секретарь. Программа «1С:Документооборот» значительно облегчает работу специалиста, отвечающего за документооборот так же, как программа «1С:Предприятие» облегчает работу бухгалтера.

Ознакомьтесь с основами делопроизводства и документооборота

Существует несколько модификаций программы для разных предприятий. Наша организация использует конфигурацию «1С:ПРОФ», разработанную специально для коммерческих предприятий.

Прежде чем приобретать систему, я рекомендую протестировать несколько версий и выбрать подходящую для вашей организации конфигурацию. Это можно сделать бесплатно, подключив одну из версий, расположенных в свободном доступе

Работа со входящими документами в программе «1С:Документооборот»

При загрузке программа выдает каждому сотруднику список его задач. Например, начальник отдела видит поступившие на рассмотрение бумаги, специалистам доступны письма, направленные на исполнение. Только секретарь (или иной специалист с правами делопроизводителя) при загрузке программы видит общую ситуацию со входящей и исходящей корреспонденцией. Он и создает входящие документы, иным пользователям функция по созданию входящих писем недоступна.

Чтобы создать новый входящий бланк, перейдите в раздел «Документы и файлы» и выберите команду «Документ входящий» в колонке «Создать».

При нажатии на кнопку «Создать» откроется чистая форма для создания (регистрации) входящего письма.

После открытия окна для создания входящего письма необходимо:

1. Выбрать вид бланка: жалоба, письмо, запрос, заявление и т. д.

Это важный этап создания входящей корреспонденции, от него в дальнейшем зависит, попадёт письмо в нужную сортировку или нет. Сотрудник, отвечающий за регистрацию входящих писем, должен свободно ориентироваться в этих понятиях.

2. Указать тему и краткое описание.

Возьмите информацию о теме письма из заголовка, а если он отсутствует — внимательно прочитайте бумагу и самостоятельно сформулируйте главную мысль одним предложением.

3. Заполнить поля «От кого»: отправитель, кто подписал, исходящий (номер, дата). Если пришёл ответ на письмо, то заполните поле «В ответ на». От правильного заполнения этих реквизитов в дальнейшем зависят быстрота и правильность поиска нужной бумаги.

4. Заполнить поля с наименованием исполнителей, которым файл отправится на рассмотрение.

Как правило, это руководитель, его заместители или главный бухгалтер. В некоторых случаях документы направляются начальникам отделов, а при отсутствии иерархии — напрямую профильным специалистам. Для правильного распределения входящей корреспонденции по исполнителям специалист, отвечающий за документооборот, обязан чётко ориентироваться в должностных обязанностях работающих в организации сотрудников.

5. На этапах «Реквизиты» и «Хранение» указать срок рассмотрения письма, если необходимо, номенклатуру дел и др.

Для этого воспользуйтесь инструкцией по делопроизводству (если в компании она не разработана, то используйте типовую) и нормативными документами по архивному делопроизводству.

6. Добавить файлы, если такие были во входящем письме (можно добавить с компьютера или отсканировать документ прямо в программу).

7. Сохранить и отправить на рассмотрение ответственному специалисту с помощью кнопки «Записать и закрыть».

ВАЖНО!
Входящая корреспонденция считается полностью обработанной, когда по ней завершены все необходимые процессы. После этого письмо допускается «подшить» в дело, заполнив реквизит «В дело» на закладке «Реквизиты».

В журнале входящей корреспонденции есть область быстрого отбора, которая позволяет быстро отсортировать письма по данным, учёт которых ведётся в программе. Например, по отправителю, по организации, по проекту и т. д. Также есть строка «Поиск» для поиска документа по его данным (например, по его номеру или названию)

Работа с исходящими документами в программе «1С:Документооборот»

Работа с исходящей корреспонденцией в программе «1С:Документооборот» включает несколько этапов: создание, обработка и согласование, регистрация, отправка.

Создание исходящего письма

Чтобы создать исходящую корреспонденцию в программе «1С:Документооборот», необходимо:

1. Открыть раздел «Документы и файлы» в меню и выбрать команду «Документ исходящий» в колонке «Создать».

2. В открывшейся карточке заполнить обязательные реквизиты, например: вид документа, наименование, краткое содержание.

3. В разделе «Файлы» прикрепить скан-копию оригинала.

Исходящая корреспонденция создается на основании входящего или внутреннего документа или надо создать его отдельно.

ВАЖНО!
Если организация крупная, со сложной иерархией, то исходящая корреспонденция направляется на согласование в профильные подразделения. Этот процесс допускается сделать последовательным или параллельным.

После завершения всех процессов корреспонденция полностью подготовлена к отправке.

Отправка

Чтобы отправить исходящее письмо, нужно:

  1. Нажать кнопку «Зарегистрировать».
  2. Документу присваивается регистрационный номер (последовательно, в соответствии с настройкой нумератора). После регистрации редактирование недоступно.
  3. В карточке документа указать дату отправки и способ доставки.

После отправки корреспонденция доступна в журнале исходящих документов, где можно сортировать его по исполнителям, статусу и другим параметрам.

Программа «1С:Документооборот» содержит подсказки в каждом разделе, позволяющие легко выполнить любой процесс при работе с поступающей и исходящей корреспонденцией.

Может пригодиться:

Леушина Ольга Васильевна Специалист по управлению персоналом

В 1998 году закончила Академию внешней торговли по направлению "Экономика". Второе высшее образование с сфере управления персоналом получила в 2002 году. С тех пор работаю в сфере занятости и трудовых отношений.

Комментарии
  • 2025-06-18 12:29:14
    Большинство организаций, в которых я работала, используют программу «1С:Документооборот». На мой взгляд, она достаточно удобная и многофункциональная для качественного выполнения различных задач.
Что-то непонятно? Спрашивайте!
Вам может быть интересно:
Ошибка на сайте