Важно
ИП могут сдавать декларацию 3-НДФЛ через Личный кабинет Разбираемся, как ответить налоговой на требование предоставить реестр, который нельзя сформировать в 1С.
Как корректно и обоснованно ответить на требование предоставить нестандартный реестр отгрузок с обширным перечнем сведений, если его быстро сформировать невозможно
Недавно я получил от налоговой запрос, в котором просят предоставить реестр отгрузок в адрес определённой организации. В перечне необходимой информации есть дата, товар, объём, цена, адреса и множество других деталей по каждой отгрузке. У меня все эти данные содержатся только в первичной документации, а самостоятельное составление подобной сводной таблицы невозможно из-за отсутствия такой формы в учётной программе и большого объёма документов. Каким образом лучше всего объяснить органам невозможность предоставить реестр в запрошенном виде?
Чтобы ответить на ваш вопрос в отношении налогового требования — давайте разберемся, что такое реестр отгрузок и по какому поводу его запрашивают. Это — регистр учета, применяемый логистической службой компании. Он регулирует поставки и отгрузки. Это минимизирует риски неисполнения условий договоров. Основные функции реестра поставок:
- планирование маршрутов. Это выбор транспорта с учётом количества грузов, географического положения;
- управление запасами. Организации важно знать, сколько грузов планируется отправить. Это позволяет минимизировать издержки;
- выявление узких мест в логистике компании. Проводится анализ запасов на складах для оптимизации процессов хранения и сокращения времени доставки.
На маркетплейсах реестр используется для сбора заказов.
Можно ли отказать налоговым органам в предоставлении специфического реестра отгрузок, если все необходимые сведения есть в передаваемой первичной документации?
Мне поступил запрос на составление детального реестра отгрузок со множеством параметров. Вся требуемая информация есть в первичных документах, которые я и так готов представить. Обязан ли я тратить время на формирование дополнительного документа, если он не предусмотрен внутренними регламентами?
Отвечает Кутузова Лариса
Налоговики часто пытаются переложить на плечи налогоплательщика свою работу. В их обязанности в рамках налогового контроля входит составление таблиц и иных сводных форм. Для облегчения работы инспекторы в перечне документов указывают сводные таблицы, реестры.
Чтобы не совершать ненужной работы, определите, касаются они отчетности компании (предпринимателя), расчета налогов и сборов или налоговики не хотят делать лишней работы. Реестры, применяемые в складском, логистическом учетах, и формы отчетности, которые составляются в рамках управленческого учёта, не относятся к категории обязательных форм. Вы можете отказать в предоставлении реестра отгрузок. Но показать требуемое необходимо, если вопрос касается подтверждения нулевой ставки по НДС (пп. 1, 2, 4–6 п. 1, п. 2 и 2.1 ст. 165 НК). Непредставление такого документа в налоговую не даст подтвердить ставку, и компания получит штраф.
Правомерно ли требование представить документы или сводные таблицы, не предусмотренные бухгалтерским и налоговым учётом?
Я столкнулся с ситуацией, когда инспекция требует предоставить информацию в виде, который не предусмотрен действующими формами отчётности. Насколько законно требование предоставить несуществующий в моей компании «реестр», если установлен порядок хранения другой документации?
Отвечает Кутузова Лариса
При получении требования от налогового органа о представлении документов разграничьте их на обязательные, составление которых предусмотрено законодательством, и прочие.
Федеральная налоговая служба выпустила Письмо от 26.06.2023 СД-4-2/8096@ «О рекомендациях по истребованию». В подпункте 1.4 прямо сказано, что налоговый инспектор при составлении требований руководствуется двумя принципами: наличием обязанности по составлению данных форм и относимостью к документам, подтверждающим полноту и правильность исчисления налогов (сборов).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы корректно подтвердить ставку 0 % для НДС.
Как корректно оформить письменное пояснение, что запрошенный реестр отсутствует и не ведётся в компании?
Меня просят подготовить подробную таблицу, которую наше программное обеспечение не формирует автоматически, а вручную сделать крайне сложно. Как именно правильно составить официальный ответ, чтобы избежать претензий инспекторов и остаться в рамках закона?
Отвечает Кутузова Лариса
Соберите имеющиеся у вас бумаги и составьте их опись. По тем документам, которые вы не ведете, напишите пояснение. Укажите в нем, какую учетную программу вы применяете, и напишите, что в ее функционал не входит составление требуемых регистров и таблиц. Сошлитесь на Письмо ФНС № СД-4-2 от 26.06.2023.
Как поступить, если игнорировать требование нельзя, но выполнить его технически невозможно?
Я понимаю, что требование налоговой проигнорировать не получится, но объём и сложность сведений таковы, что подготовить их в нужном виде практически нереально. Что можно сделать в такой ситуации, чтобы не нарваться на штрафы за непредоставление информации?
Отвечает Кутузова Лариса
Вы правы: игнорировать требование налогового органа нельзя. В отношении объема документов в требовании вы вправе воспользоваться рассрочкой. Если вы не успеваете представить бумаги в срок, то отправьте письменное уведомление в налоговый орган, приведенное в Приказе ФНС России от 21.02.2024 № СД-7-2/148@.
Налоговикам дается 2 дня для принятия решений. Оно отправляется по ТКС.
Может ли компания вести необходимую переписку о невозможности составления реестров с инспекцией, ссылаясь на внутренний регламент и трудоёмкость?
Я хочу официально отразить, что данная форма документа у нас не применяется, а её составление требует огромных трудозатрат. Можно ли оформить это «по внутренним правилам», чтобы сослаться в письме на утверждённый документооборот?
Отвечает Кутузова Лариса
При взаимодействии с налоговым органом внутренний регламент компании не поможет вам избежать необходимости по представлению документов, указанных в требовании. Но сослаться на Письмо ФНС № СД-4-2/8096@ от 26.06.2023 вы можете. В нем указано, как налоговики должны действовать при составлении перечня документов, которые налогоплательщик обязан представить в ходе выездной и камеральной проверок.
Как обосновать, что создание подобного реестра не предусмотрено программными возможностями бухгалтерии?
Когда меня просят подготовить сводный файл с единым списком всех параметров, я не могу сделать это автоматически из-за ограничений учётной системы. Достаточно ли будет такого объяснения при ответе налоговой, и стоит ли упоминать особенности своего программного обеспечения?
Отвечает Кутузова Лариса
Вы можете сослаться на возможности программы. Но сделать это нужно в письменном виде и передать ответ по ТКС. Помните, что первичные документы вы представить обязаны. В ответе на требование приведите название программы.
Какие альтернативные варианты ответа, кроме прямого отказа, можно выбрать при получении избыточных запросов от налоговых органов?
Иногда я слышал мнения, что необязательно объяснять, почему реестр не предоставляется, и можно просто вложить опись документов и отчитаться, исходя из своих возможностей. Есть ли такие варианты, и чем они чреваты в дальнейшем общении с инспекцией?
Отвечает Кутузова Лариса
Если у вас отсутствует возможность представить все документы, которые указаны в требовании налоговой инспекции, то в любом случае отправьте ответ. В нем напишите, что у вас ведется другой реестр, в котором имеется достаточно реквизитов. А формирование того реестра, который указан в требовании, требует существенных трудозатрат, а применяемая учетная программа не содержит подобного функционала. В большинстве случаев находится компромисс, учитывая, что предоставление сводных таблиц не является обязанностью налогоплательщика.
Читайте также:
