Как отправлять сведения через СЭДО

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. СЭДО — это сервис, который помогает организациям быстро обмениваться документами с Соцфондом через интернет.
2. Теперь передавать сведения этим способом обязательно для всех работодателей, кроме некоторых редких случаев.
3. Чтобы отправить данные, надо выбрать программу, зарегистрироваться и загрузить подготовленный файл.
4. Если что-то не получается, стоит проверить правильность номеров, настроек и сертификатов или обратиться за помощью.
5. В системе защищаются личные данные сотрудников, а отправлять документы можно только с определённой частотой.

Что такое СЭДО и его назначение

Социальный электронный документооборот (СЭДО) разработан после объединения ФСС и ПФР для снижения нагрузки на основных участников процесса обмена документами:

• Cоциальный фонд России;
• медицинские организации;
• работодателей.

Поначалу работодатели восприняли сервис как очередную малопонятную идею автоматизации документооборота и не спешили с его внедрением. Чтобы ускорить процесс, СЭДО сделали обязательным и закрепили необходимость его использования на законодательном уровне (ст. 8 Федерального закона 27-ФЗ), объяснив свои решения проактивностью социальных выплат. Поскольку проактивный характер выплат (я говорю о больничных, декретных и т.п.) несовместим с бумажным документооборотом, у работодателей не осталось выбора, кроме как внедрять СЭДО.

Примерно через год все оценили удобство и эффективность СЭДО. Лично мне, как кадровику, электронный обмен документами с СФР позволил:

• в разы сократить количество ошибок в отчетности;
• ускорить получение обратной связи от СФР об отправленных документах;
• сократить трудозатраты сотрудников на обработку и отправку бумажных документов;
• исключить участие работников предприятия, которые брали больничные, в обмене больничными листками.

Как отправлять сведения через СЭДО

Процесс отправки сведений через СЭДО зависит от оператора, с которым вы работаете. На сегодняшний день в ТОП-5 программных продуктов, позволяющих отправлять документы через СЭДО с СФР, входят:

• 1С:Отчетность;
• СБИС;
• Контур.Экстерн;
• Диадок и др.

Советуем прочитать: как выбрать оператора электронного оборота

Какой из них подойдет той или иной организации, я сказать не могу. Например, наша компания сотрудничает со СБИС. Этот оператор подошёл нам по соотношению удобство/цена. При этом бухгалтерский и кадровый учет мы ведём в 1С:ЗУП, а отправку электронных документов, в том числе с СФР, осуществляем через СБИС.

Например, для отправки сведений в СФР через СБИС необходимо выполнить следующие шаги:

ШАГ № 1. Зарегистрироваться на платформе СБИС. Для этого перейдите на официальный сайт СБИС и зарегистрируйте организацию, заполнив все предложенные поля. После регистрации откроется доступ в личный кабинет, где настройте профиль организации и подключите ЭЦП.

Так выглядит официальный сайт оператора, на котором необходимо зарегистрироваться, чтобы подавать сведения через СЭДО

ШАГ 2. Подготовить информацию для отправки или загрузить готовый файл из другой программы. В моём случае я делаю выгрузку из 1С:ЗУП.

Так выгляди отчет ЕФС-1, загруженный из 1С: ЗУП и подготовленный к отправке по СБИС

ШАГ 3. Убедитесь, что социальный электронный документооборот работает. Для этого после заполнения формы проверьте файл с помощью встроенной функции проверки, подпишите и отправьте его в СФР. Из СФР придёт уведомление о приеме (зелёная галочка) или об ошибках (красный флажок).

Так выглядит успешно сданная отчетность по СЭДО в СФР через оператора СБИС

Нюансы отправки сведений через СЭДО

Понятно, что нюансы отправки сведений через СЭДО зависят от выбранного программного обеспечения. Я проанализировала наиболее распространенные затруднения при отправке сведений, которые не зависят от выбранного оператора:

1. Если сведения не отправляются, то проверьте:
   • корректность регистрационного номера. После замены номеров страхователей, которая прошла в прошлом году, многие забыли их поменять;
   • стоит ли галочка в поле «Получать сведения по проактивным выплатам через СЭДО» (кнопка называется в любых программах по-разному);
   • сертификаты, загруженные с сайта СФР. Они должны быть актуальными, иначе отправка информации невозможна.
2. Если необходимо отправить сведения в связи с изменением персональных данных работника:
   • актуализация сведений по сотрудникам производится путем составления и отправки нового отчета, а не исправления ранее направленного;
   • при загрузке отчета, созданного в другой программе, убедитесь, что во всех программных продуктах проставлен одинаковый номер страхователя.
3. Если приходят пустые запросы из СФР или при отправке возникают ошибки с числовыми кодами (например, «Ошибка 1012»), то чаще всего это означает перегрузку сервера СФР. В таких случаях я рекомендую выйти из программы и попробовать вернуться к отправке документов через СЭДО спустя какое-то время, когда спадёт нагрузка на серверы ведомства.

Может пригодиться:

• как работать с входящими запросами в 1С;
• что делать, если в 1С не приходят входящие запросы из СФР.

Важные особенности работы с СЭДО

Социальный электронный документооборот с СФР имеет несколько важных особенностей, которые я рекомендую учитывать в работе.

1. Работодатель не имеет доступа к персональным данным работника, поступившим из СФР (например, нельзя узнать диагноз сотрудника).
2. Текстовые уведомления и документация загружаются без ведома пользователей. Возможно синхронное направление на загрузку нескольких оповещений или файлов, а затем продолжение работы, пока ПО передаёт сведения.
3. Если возникает сбой при пересылке сведений с использованием системы в СФР, то программное обеспечение повторно отправляет уведомление. Это способствует исправлению погрешностей и успешной доставке сведений.
4. Для каждого регистрационного номера установлено ограничение на количество запросов к серверам СФР. Днём можно отправлять запросы не чаще, чем один раз в пять минут, а ночью — один раз в час.

Часто задаваемые вопросы по теме: