Архивное дело

В нашей организации накопилось много архивных бумаг, было решено уничтожить ненужные и освободить место для новых — традиционная уборка архива перед завершением года. Мне выпала честь разобрать папки на те, которые еще нужно хранить, и те, которые можно утилизировать и затем оформить переработку старых архивов. Расскажу о сроках хранения архивной документации в организации, какими способами можно уничтожить старые бумаги и какие документы для этого оформить.

Делопроизводство — неотъемлемая часть операционной деятельности любого бизнеса. Со временем в организации скапливается значительное количество документов, и возникает вопрос о том, как создать архив и работать с ним. Но для работы с архивом и не только необходимо соблюдать ряд требований законодательства, которые предусматривают в определенных ситуациях производить экспертизу ценности документов. Рассмотрим подробнее, что это такое и как проводить в организации.

В каждой организации есть входящая и исходящая корреспонденция. Для различных  видов документов существуют разные сроки хранения. Рассказываю, какие сроки хранения установлены.

Срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ в 2025 году — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила действуют с 01.01.2022. 

Реестр описей дел в архиве — это специализированный документ, обязательный к применению в некоторых компаниях. Разберемся, кто должен его вести и как правильно заполнять.

Даже опытные кадровики не всегда сталкиваются  с хранением личных дел сотрудников. Мы разберем, сколько лет необходимо сохранять такие дела и от чего зависит этот срок, рассмотрим некоторые правила, которые требуется соблюдать, чтобы корректно организовать их сохранность.

По прошествии 1 года (но не позднее 3 лет) с момента завершения делопроизводства потерявшая актуальность и нужность кадровая документация подготавливается к передаче на хранение в архив. Но не все ответственные за архивирование лица имеют практический опыт и знания порядка подготовки дел на хранение. Мы расскажем, как не нарушить обязательные условия хранения документов по личному составу.

Каждый год в каждой организации наступает срок сдачи документов в архив. Чтобы это сделать, необходимо сначала подготовить документы для сдачи, в том числе оформить лист-заверитель. Расскажем, как его сделать, куда прикрепить, о других нюансах его заполнения и предложим разработанные нами бланк и образец его заполнения.

В процессе работы компании образуется множество документов для длительного хранения. Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо правильно организовать подготовку дел к архивному хранению с учетом требований и норм законодательства.

Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.