Рейтинг@Mail.ru
820
Оставить комментарий Распечатать

Как подготовить дела к архивному хранению

Размер шрифта:

В процессе работы компании образуется множество документов для длительного хранения. Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо правильно организовать подготовку дел к архивному хранению с учетом требований и норм законодательства.

Содержание

Как и где организовать архив предприятия

Управление процессом хранения документации в архивах в России регулирует ФЗ № 125 от 22.10.2004. Он обязывает госпредприятия и ведомства систематизировать документацию и передавать на хранение только в архивные фонды РФ. А у коммерческих компаний есть несколько вариантов на выбор, как архивировать документы в бумажном виде:

  • сохранение внутри организации в специально оборудованном помещении;
  • сдача бумаг на внешнее архивное хранение (в государственное или частное);
  • создание электронного архива.

Какой из этих вариантов выбрать, зависит от их плюсов и минусов и возможностей конкретной организации. Если выбор пал на архивирование документов в организации, учтите требования к помещениям (раздел IV правил, утв. Приказом Федерального архивного агентства № 24 от 02.03.2020). Следует выбрать комнаты сухие, хорошо вентилируемые, темные, вдали от источников солнечного света и нагревательных отопительных устройств. Оборудовать их следует средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией и оснастить сейфами, металлическими стеллажами, шкафами-стеллажами, стационарными отсеками-боксами с металлическими перегородками и полками и др.

Чтобы создать все условия и обеспечить надлежащий контроль, руководитель компании издает приказ о создании архива в организации и назначает ответственного специалиста.

Если в собственной компании создать такой отдел возможности нет, то дела передают специализированной компании, с которой заключают договор. Частные компании вправе заключить договор и с государственным архивами (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004).

Все большую популярность приобретает формирование электронного архива. Для этого понадобятся дополнительные расходы на оплату услуги сканирования документов. Но они не подвержены порче от воды, огня, плесени и других негативных факторов, как бумажные аналоги. Такой вариант отличается удобством сохранности и поиска.

ВАЖНО!
В законе не указан срок хранения цифровой документации. Но специалисты сходятся во мнении, что поскольку по юридической значимости электронный и бумажный варианты идентичны, следовательно, и время, которое следует их хранить, идентично.

Что касается бумажной документации, то процесс архивирования происходит поэтапно. Вот пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в компании:

  1. Издать распоряжение о работниках, которым открыт доступ в хранилища.
  2. Подготовить документацию по всем правилам.
  3. Разместить бланки по каталогам, подшить их и отправить на архивное хранение.
  4. Вести регистрацию вновь поступающих бланков.

Порядок подготовки документов для передачи их в архив

В законе установлено, какие документы подлежат архивному хранению, — период хранения которых более 10 лет. Их передают для архивирования после завершения дел в делопроизводстве: минимум — через год, максимум — через три года. Документацию по личному составу госслужащих — через 10 лет со дня расторжения с ними договора (п. 4.1-4.2 правил, утв. Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015).

Чтобы отправить бумаги в архивное хранилище, сначала их следует подготовить. Сначала определимся, что включает в себя подготовка документов к хранению по шагам.

Шаг 1. Распределить бумаги по группам — личного состава, постоянного и временного (до и более 10 лет) сохранения.

Шаг 2. Провести экспертизу их ценности. Отобрать бумаги, которые подлежат дальнейшему сохранению или ликвидации. Поверку проводит специальная экспертно-проверочная комиссия.

ВАЖНО!
Уничтожать документы без проведения экспертизы не допускается. Когда проводится процедура ликвидации бумаги, обязательно составляйте акт об уничтожении.

Шаг 3. По итогам экспертизы составить описи каждого дела, подлежащего передаче в хранилище (указав номер, дату, заголовок, количество листов и др.).

Шаг 4. Провести поэтапное оформление дел для сдачи в архив на длительное сохранение. Листы пронумеровать, на обложке указать основную информацию (наименование компании, номер, дату и заголовок дела, количество листов, сроки хранения).

Шаг 5. Сделать переплет каждого дела. На заверительной надписи прошивки следует поставить подпись ответственного лица и печать компании. Этот этап обязателен для систематизации дел и упрощения поиска нужного акта.

ВАЖНО!
Если документация хранится менее 10 лет, то дела допускается оформлять по упрощенной схеме. Не обязательно пронумеровывать листы, прошивать, составлять заверительную надпись, достаточно хранить их в стандартных папках-скоросшивателях. Нет необходимости делать опись.

Порядок передачи дел в архив

Передачу подготовленной подшивки документов в архив осуществляют ответственные сотрудники, назначенные приказом руководства. Сначала составляют каталоги дел по категориям. Оформляют по специальной форме. В номенклатуру дел включают следующие сведения:

  • индекс дел (условный номер, содержащий код подразделения и сам номер);
  • названия документов;
  • количество документации, отправляемой в хранилище;
  • периоды сохранения в архивном помещении со ссылкой на номер статьи по нормативному акту;
  • примечания по цифровым форматам некоторых видов документов.

Затем с учетом списка актов, находящихся в заранее подготовленных папках, передача документов в архив оформляется общей описью. В ней перечисляют все дела с указанием основных сведений о них. В завершение указывают количество дел в описи и особенности их систематизации. Ее обязательно подписывают уполномоченные сотрудники и согласовывают на экспертно-проверочной комиссии.

При передаче дел в госархив его сотрудник проверяет, правильно ли оформлены дела по установленным требованиям. Если они оформлены некорректно, то возвращают на переоформление. Если все верно, сотрудник государственного хранилища подписывает акт о передаче.

Сроки хранения в архиве

На протяжении какого периода хранить документацию, указано в перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Есть категории, которые хранят только год, а есть те, которые предполагают сдачу документов в архив организации на постоянное хранение или до ликвидации организации.

Контролирующие органы вправе запросить дела для проверки правил и периодов сохранности в любой момент. Если есть нарушения, то штраф наложат по ст. 13.20 КоАП РФ:

  • для физических лиц — 3000 руб.;
  • для должностных лиц — до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — до 10 000 руб.
  • 2022-08-17 11:18:40
    Наряду с бумажным архивирование документов в организации может быть и в электронном виде. Архив создается на специальном сервере (с программами и техническими устройствами для чтения, копирования и перезаписи). Обязательны 2 экземпляра электронного документа на разных носителях. За его защиту от несанкционированного доступа и сохранение персональных данных отвечает специально назначенное должностное лицо. Эти правила указаны в 2.30 правил, утв. Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015.
  • 2022-08-19 16:57:18
    "Шаг 5. Сделать переплет каждого дела. На заверительной надписи прошивки следует поставить подпись ответственного лица и печать компании. Этот этап обязателен для систематизации дел и упрощения поиска нужного акта." - А можно задать вопрос автору? Можно ссылку на нормативный документ, где сказано, ЧТО НУЖНО СТАВИТЬ ПЕЧАТЬ НА ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ?
Оставить комментарий Распечатать
Ломова Анна Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
176
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
1342
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
304
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
119
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте