Рейтинг@Mail.ru

Порядок передачи кадровых документов в архив

Размер шрифта:

По прошествии 1 года (но не позднее 3 лет) с момента завершения делопроизводства потерявшая актуальность и нужность кадровая документация подготавливается к передаче на хранение в архив. Но не все ответственные за архивирование лица имеют практический опыт и знания порядка подготовки дел на хранение. Мы расскажем, как не нарушить обязательные условия хранения документов по личному составу.

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Существует четкий порядок для передачи дел в архив предприятия.
  2. Важно разработать внутренний документ, регламентирующий этот процесс.
  3. Необходимо ориентироваться на действующие нормативные акты и правила.
  4. Перед архивацией документов следует определить их значение и срок хранения.
  5. Правильное оформление и подготовка документов обеспечивает их сохранность.

НПА, закрепляющие порядок передачи кадровых документов в архив

В обязанности кадровой службы (или любого другого ответственного отдела/сотрудника) входит своевременная подготовка и передача дел в архив предприятия. Для того чтобы работник кадровой службы (ответственный работник) знал алгоритм работы с документацией, подлежащей передаче в архив предприятия, я рекомендую разработать внутренний локальный акт: Положение, Регламент, Инструкцию об архиве (называйте, как захотите). Этот внутренний локальный акт не является обязательным, но позволит избежать грубых ошибок при подготовке документации на хранение.

Внутренний локальный акт разрабатывайте, опираясь на положения:

Советуем прочитать: правила ведения архивного делопроизводства

Делюсь с вами образцом номенклатуры дел. Надеюсь, что кому-нибудь он упростит работу по подготовке документации по передаче на хранение в архив предприятия:

Подробнее: как составить номенклатуру дел организации

Вы вправе и не разрабатывать дополнительную нормативку в виде положения, регламента или инструкции. Но в любом случае обязаны при архивировании руководствоваться вышеперечисленными НПА.

Кстати, законодатели позаботились и о том, чтобы недобросовестные хранители кадровых документов несли административную ответственность по статье 13.20 КоАП:

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Какие кадровые документы передавать в архив

Кадровые документы — это те, которые отражают трудовые отношения работника и работодателя.

Приведу вам приблизительный список кадровой документации моего предприятия, которые я передаю на хранение в архив:

  • приказы или распоряжения по личному составу (приемы, переводы, увольнения, отпуска и др.);
  • трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении;
  • личные дела и карточки Т2 уволенных работников (если ведете);
  • должностные инструкции (при наличии);
  • журналы учета приема, перевода (перемещения), увольнения работников (при наличии);
  • журналы учета личных карточек, личных дел, трудовых договоров;
  • книги (журналы) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • подлинные невостребованные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства);
  • перечни профессий (вредные и (или) опасные условия труда).

По теме:

Список не исчерпывающий. Журналы регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров и соглашений многие предприятия не ведут, равно как и не формируют личные дела. Отсутствует карточка по форме Т2, от которой тоже многие отказались. Поэтому делопроизводство того или иного предприятия формирует состав кадровых документов.

Подготовка к передаче кадровых документов в архив

В архив предприятия передаются дела, хранящиеся больше 10 лет или постоянно. Основой передачи дел в архив является номенклатура дел кадровой службы. В ней отражена документация, подлежащая архивированию со сроками хранения.

Для удобства представим подготовку документации к передаче в архив предприятия поэтапно.

Этап 1

Проведите экспертизу ценности. Это значит, что вам необходимо выявить документы, которые хранятся:

  • постоянно;
  • долговременно — свыше 10 лет;
  • временно — до 10 лет.

Кроме того, необходимо отобрать документы, срок хранения которых истек. В дальнейшем они должны быть уничтожены по акту.

Этап 2

Проведите полное оформление дел для сдачи в архив, а именно необходимо сделать: подшивку/переплет, нумерацию листов, составить лист-заверитель и внутреннюю опись, оформить обложку или титульный лист. Обычно оформление дела начинается с момента его заведения до передачи в архив по окончании календарного года. В деле все должно быть корректно оформлено и находиться в единственном экземпляре.

Оформление может быть полным или частичным (зависит от срока хранения). Но отделу по делам кадровой службы предписано полное оформление.

Этап 3

Подшейте каждое дело в соответствии с номенклатурой дел. Объем папки не должен превышать 250 листов. Если превышен допустимый объем дела, то сформируйте тома.

Сами документы подшивайте в дела строго по алфавиту, по дате издания и сроку хранения и только подлинники.

Обязательно удалите скобы, скрепки и другие металлические предметы.

Затем подшейте за левое поле, оставив возможность для чтения текста, виз и резолюций.

Может пригодиться: как прошить договор

Этап 4

Пронумеруйте каждый лист дела. Нумерацию проставьте черным графитным карандашом в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами. Листы больших размеров нумеруются как 1 лист.

Листы томов каждого дела нумеруются отдельно.

Лист-заверитель дела и лист внутренней описи не нумеруйте.

Дело необходимо перенумеровать, если по какой-либо причине вы допустили много ошибок. Вам необходимо зачеркнуть предыдущий номер одной чертой и написать новый. Если ошибки незначительные, то используйте литерную нумерацию (например, 13а и т.п.).

Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал

Этап 5

Обложку, или титульный лист, сформируйте одновременно с подшиванием кадровой документации в дело. На ней укажите название предприятия и структурное подразделение, проставьте номер/индекс дела, заголовок и сроки хранения документов.

Этап 6

Подготовьте внутреннюю опись дела на отдельном листе по установленной форме и подпишите. Опись необходима для учета и облегчения поиска документов. Листы описи пронумеруйте отдельно.

Оформляется опись для дел:

  • с кадровыми документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • заголовки которых не раскрывают содержание документа.

Этап 7

Составьте лист-заверитель на отдельном листе (форма утверждена «Основными правилами работы архивов организаций») и подпишите. В нем укажите цифрами и прописью пронумерованные листы дела, листы внутренней описи.

Подробнее: как правильно заполнить лист-заверитель для архива

Порядок передачи кадровых документов в архив

После проведения сложной работы по архивированию документов предстоит передача их в архив предприятия.

Архив предприятия обязан быть подготовлен и отвечать требованиям к хранению.

Помещение архива должно быть безопасным в противопожарном отношении, защищено от затопления и не иметь газовых и водонесущих трубопроводов.

При отсутствии окон необходимо обеспечить искусственную или естественную вентиляцию.

Внутренняя отделка помещения должна быть осуществлена с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

Для хранения кадровой документации следует установить стеллажи.

Грамотное ведение кадрового делопроизводства — это не только знание и соблюдение Трудового кодекса, но и знание, обеспечение правил хранения и своевременной сдачи кадровой документации в архив предприятия.

  • 2024-03-13 12:56:05
    Впервые я столкнулась с передачей кадровых документов в архив в 2020 году. Руководитель секретариата направила начальникам всех подразделений требование о подготовке номенклатуры дел каждого отдела.
    Для службы кадрового администрирования я разработала номенклатуру, включив в нее все кадровые документы со сроками хранения, указав, каким документам нужна экспертиза ценности, отдельно вынесла информацию о кадровых документах «вредников» (у этих документов больший срок хранения) и многое другое. Готовила я номенклатуру, опираясь на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. Архивирование документов осуществляли сотрудники секретариата, применяя номенклатуры дел подразделений и действуя по рекомендациям Росархива.
Оставить комментарий Распечатать
Родионова Ольга Специалист по кадрам

Кадровик с 7 - летним стажем работы. Живу в городе Тамбове. Работаю на производственном предприятии.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
1179
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
3077
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
500
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
225
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
122
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте