Рейтинг@Mail.ru
3 743
Оставить комментарий Распечатать

Инструкция: прошиваем договор правильно

Размер шрифта:

Казалось бы, нет ничего сложного в прошивке документов. Взял нитки и иголку и скрепил листы между собой. Но когда необходимо предоставить документы в государственные ведомства или отправить в архив, придется соблюдать определенные требования, иначе дела не примут. Рассказываем, как прошить договор правильно, чтобы предотвратить нежелательные проблемы. 

Сшивать ли договоры

Законодательство не обязывает сшивать договоры для организации документооборота внутри компании. Ни один нормативный акт не требует, например, скреплять контракты с контрагентами. Не важно, прошиты они или нет, если они оформлены правильно, то не утратят законной силы.

Нет такого требования и по отношению к трудовому договору. Трудовой кодекс обязывает его только составить письменно в двух экземплярах и поставить подписи сторон — руководителя и работника (ст. 67 ТК РФ). Прошивка станет обязательной, если прописать это требование в локальном нормативном акте работодателя (ст. 8 ТК РФ).

На практике каждая компания решает самостоятельно, нужна ли прошивка на договоре, — обычно принято скреплять страницы, если их не менее двух. Такие документы нумеруют, сшивают, скрепляют заверительной надписью, на ней указывают количество страниц и ставят подписи и печати сторон.

Есть несколько важных аргументов в пользу прошивки. Если листы надежно сшиты, то документ удобно упорядочить и сохранять в целостном виде. Этот метод позволяет обезопасить от потери, подделки, подмены, кражи некоторых листов и т. д.

ВАЖНО!
Если контракты с контрагентами вы не скрепляете, то один из выходов обезопасить их — пронумеровать и подписать каждый лист, а не только последнюю страницу. Если страниц две, то допустимо уместить весь текст на одном листе с двух сторон.

Но в ситуации, когда документацию предоставляют в государственные надзорные органы, на регистрацию или в архив, прошивка обязательна. Ответ на вопрос, скрепить ли нитками трудовое соглашение с работником или нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в архиве или для отправки контролирующим органам, — однозначно да. Такие требования существуют для многостраничной документации, отправляемой в Федеральную налоговую службу, Центральный банк, Социальный фонд России, в нотариальные конторы и др.

Например, такая норма есть в Налоговом кодексе: на запрос налогового инспектора, проводящего проверку, компания обязана предоставить документы, пронумерованные и прошитые по правилам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если не позаботиться о правильном скреплении бумаг, то существует риск появления ряда проблем:

  • контролирующие органы откажутся принять документ, если он не прошит по требованиям ведомства, и вправе квалифицировать это как отказ предоставить нужные бумаги, за что грозит штраф (ст. 126 НК РФ);
  • партнеры из-за некачественного оформления бумаг способны отказаться от сотрудничества;
  • если возникнет спор или проведут проверку, то проблематично доказать, что несоединенные листы относятся к конкретному документу.
Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Чем сшивать договоры

Самый надежный способ — это договоры на нитке, поскольку скрепление степлером или скрепками не защищает от многих фактов подмены, утери и т. д. Кроме того, такой способ не подходит для архива или контролирующих органов.

Выбор типов нити зависит от объема бумаг. Если стопка небольшая, всего из нескольких листов, то берут стандартные прошивные, хлопчатобумажные или синтетические. Если документация объемная, то используют специальные лавсановые ленты, прочные веревки, бечевки, шпагаты. Специалисты знают: и специальные нити есть разные — прочные и не очень. Выбирайте те, на которых указана отметка «ЛШ». Например, высокой прочностью обладают лавсановые нити «ЛШ-210», они устойчивы к кислоте, влажности, растворителям, плесени и др.

Если сшить необходимо срочно, а специализированных лент нет, то подойдут и обычные нитки для шитья. Но выбирайте потолще или сложите в 7-10 раз. Их цвет роли не играет, но на практике обычно применяют белые или красные.

Дополнительно понадобятся следующие инструменты и материалы:

  • иглы;
  • дырокол;
  • канцелярское шило;
  • круглая железная прошивка для договоров;
  • ножницы;
  • обложки из прочного картона;
  • клей;
  • наклейка с надписью для заверения размером около 4×5-6 см.
ВАЖНО!
Иногда используют специальные станки или переплетные машинки для сшивки для договора 30 на 20, чаще всего в крупных организациях с большим документооборотом. В мелких компаниях достаточно простого способа с использованием нитки, иголки, дырокола.

Как прошить договор

На сегодняшний день не утверждено жестких требований к прошивке договора. Ориентироваться надо на общие требования в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Дополнительно используют правила госструктур, если необходимо предоставить туда документы. К примеру, такие рекомендации есть в следующих нормативных актах: правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009, инструкции по документированию Центробанка России, утв. Приказом № 02-213 от 07.12.1992, приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020.

Если требуется сдать документацию в налоговую, то изучите правила в приложении № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018. Вот основные правила, как прошивать документ для ФНС:

  • если документация объемная, все дела собирают в тома (максимум 150 листов);
  • каждый том необходимо прошивать отдельно;
  • на каждой странице указывают порядковые номер арабскими цифрами;
  • не допускается, чтобы прошивка перекрывала текст, цифры, даты, реквизиты, печати, подписи и др.;
  • необходимо предусмотреть, чтобы при сшивке осталась возможность сделать копию любой страницы;
  • при сшивании концы нитей необходимо вывести на изнанку последнего листа и связать в узел;
  • перекрыть узел заранее подготовленной заверительной наклейкой.

Перед началом процедуры подготовьте необходимые инструменты и бумаги. Освободите документы от ненужных элементов, скрепок и т. д. Подровняйте стопку по краям и пронумеруйте листы по порядку.

ВАЖНО!
В стандартном порядке прошивают документацию всегда только по левому краю стопки. Обычно делают несколько отверстий — от 2 до 4, в зависимости от объема бумаг.

Ознакомьтесь с подробной инструкцией, как правильно сшить договоры ниткой классическим методом в три прокола, пошагово:

Шаг 1. Прокалывайте листы на равном удалении друг от друга по вертикали, отступив от левого края стопки 1,5-2 см. Если прошивать планируете в три прокола, то центральный сделайте строго посередине листа.

Шаг 2. Сначала проведите иглу в центральный прокол с обратной на лицевую сторону листа.

Шаг 3. Затем проведите нить через верхний прокол на изнанку.

Шаг 4. На изнаночной стороне переведите нить из верхнего — в нижний прокол.

Шаг 5. Когда нить окажется на титульной стороне, делаем стежок через среднее отверстие на тыльную сторону.

Шаг 6. На обратной стороне окажутся оба «хвоста» нитки, свяжите их между собой в узел.

Шаг 7. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

ВАЖНО!
На наклейке необходимо написать следующее: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Рядом указываем название компании, Ф.И.О. и подпись руководителя, дату и печать. Важно, чтобы печать попадала не только на заверительную наклейку, но и на изнаночный лист документа.

Пример подшитого договора

Количество отверстий для сшивания документа выбирают в зависимости от вида документации и объема бумаг. Например, чтобы прошить соглашение купли-продажи квартиры, выбирают самые простые варианты.

Вариант 1

Делаем три прокола, затем два конца нити вводим с изнаночной стороны и выводим на лицевую через два крайних отверстия. Затем выводим их через центральный прокол вновь на изнанку и завязываем.

Вариант 2

Если выбираем два прокола, то здесь все еще проще. Нить сразу через оба прокола проводим с лицевой стороны на тыльную и завязываем.

Вариант 3

Еще один способ, как красиво сшить договор при помощи одного отверстия. Его проделываем в верхнем углу слева, предпочтительнее дыроколом или шилом. Прикладываем специальное железное кольцо для прошивки. Складываем нить вдвое и протягиваем образовавшуюся петлю с изнанки на титульный лист. Оставшиеся на изнанке концы нити продеваем в петельку и связываем между собой. Осталось сверху наклеить заверительную надпись.

Надо знать: правила ведения архивного делопроизводства
  • 2023-10-18 11:20:23
    Есть ли стандарты или требования к материалам для прошивки (например, тип бумаги, скобки, тип ниток)?
  • 2023-10-18 17:20:23
    Как обозначить изменения или дополнения к договору в прошивке?
  • 2023-10-20 14:50:23
    Нужно ли включать все приложения и допсоглашения в одну прошивку с основным договором?
  • 2023-10-22 08:30:24
    как быть и что делать если договор из прошивки нужно изъять?
  • 2023-10-23 11:30:24
    в прошивке обнаружили повреждение. что делать?
  • 2023-10-23 16:31:36
    Петро, Перепрошить )
  • 2023-10-23 16:33:51
    Леденцова Софья, составьте акт об изъятии, возьмите, вшейте обратно
  • 2023-10-23 16:34:08
    Злютикова, вполне
  • 2023-10-23 16:35:06
    Natalia Krivosheeva, вопрос не понятен, прошивается все вместе как правило, допы уже отдельно идут, хотя и подшить можно
  • 2023-10-23 16:35:50
    Ираида, на уровне отдельных ведомств или организаций может и есть, в целом нет
  • 2023-10-24 04:10:24
    делать ли электронные копии прошитых договоров для дополнительной безопасности?
  • 2023-10-24 16:20:25
    Нитка прошивки сгнила :( что посоветуете?
  • 2023-10-24 16:59:38
    АХЧ, копии? не вижу смысла
  • 2023-10-24 16:59:49
    Вероника, акт и новая прошивка
Оставить комментарий Распечатать
Ломова Анна Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте