Организационно-распорядительные документы: правила оформления и работы

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

В чем суть организационно-распорядительных документов

Законодательство не даёт легального определения организационно-распорядительным документам. В кодексах и федеральных законах вы не найдёте такого термина. Это понятие сложилось исключительно в деловой практике и сфере делопроизводства. Тем не менее, без этих бумаг не работает ни одна компания.

Организационно-распорядительный документ — это официальная бумага, которая закрепляет функции, права и обязанности сотрудников. Она регулирует текущие управленческие процессы на предприятии. Такие бумаги составляют основу внутреннего документооборота любой организации. Их главная суть заключается в том, чтобы юридически зафиксировать решения руководства. Эти решения обязательны для всех подчинённых, на которых распространяется их действие. Способность документа влиять на деятельность компании напрямую зависит от его правильного состава и грамотного оформления.

Распорядительные и организационные документы выполняют разные задачи. Первые дают команды, вторые устанавливают правила. Но вместе они создают систему управления. Без них деятельность компании превращается в хаос. Каждый руководитель обязан понимать, какую бумагу и в какой ситуации использовать. Для этого необходимо разобраться в их видах и назначении.

Виды организационно-распорядительных документов

Прежде чем разбирать виды, я считаю необходимым разобрать следующий вопрос. Многие считают, что организационные и распорядительные документы — это единое целое. На мой взгляд, это не совсем так. Закон не даёт чёткого ответа. В связи с чем я предлагаю разделять эти бумаги на две группы. А уже внутри каждой группы выделять конкретные виды.

Организационные документы — это нормативные акты долгосрочного действия. Они определяют структуру компании, штатную численность, правила и порядок функционирования. Перечислю основные виды:

• устав организации;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения о структурных подразделениях;
• коллективный договор.

Распорядительными являются акты оперативного характера. С их помощью руководитель решает конкретные задачи в текущей деятельности. Они имеют ограниченный срок действия и адресованы узкому кругу лиц. Это:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• распоряжения;
• постановления;
• решения коллегиальных органов.

Надо знать: как составить распоряжение и постановление, а также чем распоряжение отличается от приказа

Общие требования к внешнему виду и оформлению организационно-распорядительных документов

Требования к оформлению организационных и распорядительных документов установлены ГОСТ Р 7.0.97–2025 (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст):

• Бумага и поля. Используйте формат А4. Левое поле — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — по 20 мм.
• Шрифт и интервалы. Кегль 12–14, межстрочный интервал 1–1,5, абзацный отступ — 1,25 см.
• Выравнивание. Текст выравнивают по ширине. Реквизиты способны быть центрированными или флаговыми (от левого края).
• Нумерация. Со второй страницы, посередине верхнего поля, на 10 мм от края.
• Бланки и реквизиты. Используют общий бланк, бланк письма или бланк вида документа. Реквизиты размещают в установленных зонах — угловом или продольном варианте.

Однажды мой знакомый предприниматель очень удивился, когда бухгалтер не приняла его распорядительные документы к учёту. Она сказала, что они оформлены неправильно. Он хотел её уволить, думал, что она просто вредничает. Я его переубедил. Дело в том, что для бухгалтерского учёта действуют обязательные требования. Они установлены статьёй 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Каждый первичный учётный документ должен содержать определённый состав реквизитов:

• название документа;
• дата составления;
• название компании (или ФИО предпринимателя);
• суть хозяйственной операции;
• величина измерения (в рублях или натуральных единицах);
• должности ответственных лиц;
• подписи с расшифровкой.

Если этих реквизитов нет, бухгалтер не имеет права принять документацию к учёту. И это не прихоть, а требование закона. В связи с чем при оформлении любых организационных и распорядительных документов важно помнить: для внутреннего управления достаточно соблюдать ГОСТ (добровольно). Для бухгалтерии — строго соблюдать закон № 402-ФЗ. В противном случае вы рискуете потерять право на вычеты и списание расходов. И тогда налоговая при проверке снимет все затраты, а доначислит налоги, пени и штрафы. Это дорого обходится. В связи с чем я рекомендую сразу оформлять все с полным составом реквизитов, даже если они не предназначены для бухгалтерии. Это дисциплинирует сотрудников и упрощает контроль.

Так, у меня был клиент — сеть магазинов с пятью филиалами. В каждом филиале приказы оформляли по-своему. Кадровики тратили часы на согласование, потому что никто не понимал, как должен выглядеть правильный документ. Мы разработали локальный акт, закрепили унифицированные требования для всех организационных и распорядительных документов. После внедрения документооборот ускорился в разы, а споры между отделами прекратились.

Может пригодиться:

• как внести изменения в приказ;
• как издать приказ об отмене другого приказа.

Организационно-распорядительные документы: частые вопросы