Инструкция: вносим изменения в приказ

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Приказы нужны для управления деятельностью компании и персоналом.
2. Иногда в приказы нужно вносить изменения, чтобы исправить ошибки или обновить информацию.
3. Вносить изменения можно только через специальные документы, чтобы всё было правильно.
4. Если приказы изменяют, то информацию записывают в специальные книги для учёта.
5. Заголовок приказа должен кратко объяснять, о чем он, а текст — описывать, что изменится.

Ситуации, когда вносят поправки

Распорядительными документами (решениями, постановлениями, указаниями и пр.) оформляют:

• оперативные управленческие решения;
• поручения коллегиальных органов и должностных лиц.

Приказы — наиболее распространенный вид. Они издаются по основной деятельности и по личному составу (касаются всего персонала и отдельных сотрудников). Правки вносят, когда без замены сути добавляют или исключают новые элементы (например, с помощью приказа об изменении приказа в связи с ошибкой, допущенной исполнителем):

• заменяют или исключают слова, цифры в заголовке, тексте распоряжения или в приложениях к нему;
• исключают или признают утратившими силу структурные единицы (пункты, абзацы и т. д.);
• дополняют словами, цифрами, предложениями заголовок, структурную единицу (пункт, абзац и т. д.) или приложений к нему;
• дополняют структурными единицами (пунктами, абзацами и т. д.), излагают в новой редакции заголовок, структурные единицы текста (пункты, абзацы и т. д.) или приложений к нему и т. д.

Поправки вносятся, если:

• принят новый законодательный, нормативный или методический документ, в организации издали новый ЛНА (вступил в силу новый закон — в ЛНА обновляют ссылку на нормативный акт);
• необходимо внесение изменений в приказ в связи с кадровыми изменениями, перестановками, например, функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, не меняя суть распоряжения о распределении полномочий между руководителями подразделений;
• скорректированы зафиксированные в документах бизнес-процессы, например, порученный функционал одного подразделения понадобилось передать другому.

Как подготовить

В крупных организациях правила внесения правок в организационно-распорядительные документы, требования к оформлению устанавливают в ЛНА организации. Основное правило — не допускается внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного распоряжения. Все изменения вносятся только через издание документов, разрешающих такую корректировку.

На схеме показано, как правильно внести изменения в приказ о внесении изменений, и описаны два применяемых на практике способа.

Первый способ, как правило, используется, если вносятся единичные или множественные несущественные правки либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Подготовленный по первому правилу образец приказа о внесении дополнений в приказ выглядит следующим образом:

Более сложный по структуре образец распоряжения о внесении изменений в распоряжение о поправках в несколько документов:

Второй способ используют, когда принят новый распорядительный акт и необходимо внести новые сведения в ранее изданные. При этом положения о внесении новой информации включают отдельным пунктом непосредственно в новый разрабатываемый.

Целесообразно, чтобы проект приказа о внесении изменений разрабатывался:

• тем же структурным подразделением, которое готовило исходник;
• либо согласовывался с данным подразделением.

В констатирующей части дают обоснование новой версии и описывают ее — внести изменения в приказ, изложив его в следующей редакции (приводится формулировка и ссылка на НПА, значимые факты или события).

Все новшества регистрируются в учетных формах организации, в частности, в журнале регистрации. Если в организации используется СЭД, пометки делаются в электронных регистрационных карточках — проставляются ссылки на распоряжения, которыми эти правки внесены.

Правила оформления

При подготовке проекта обратите внимание на два реквизита: заголовок и текст (ГОСТ-2016).

Заголовок

Эта часть должна передавать краткое содержание и отвечать на вопрос «о чем?» Его формулируют обобщенно с предлогами «О» или «Об» по следующим правилам:

• «О внесении изменения в...» — после этих слов указывают вид корректируемого распоряжения, его дату, регистрационный номер и заголовок;
• «О признании утратившими силу...» или «О признании утратившим силу...» — после этих слов перечисляют пункт, подпункт, абзац, предложение;
• нужные структурные единицы текста (пункты, подпункты, абзацы) перечисляют в хронологическом порядке;
• заголовок отражает основное содержание — включать информацию, что делаются поправки в какие-либо документы, нет необходимости.

Текст описывает варианты вносимых правок.

Внести изменения — значит:

• заменить — слова, цифры в заголовке, тексте или в приложениях;
• исключить — убрать слова, цифры, предложения из заголовка, текста или приложений, признать утратившими силу (исключить) пункты, абзацы и т. д.;
• дополнить — словами, цифрами, предложениями заголовок, структурные элементы текста (пункты, абзацы и т. д.) или приложения.

В констатирующей части приводят обоснование вносимых правок, ссылаются на НПА, значимые факты или события. Например:

«В целях приведения локальной нормативной базы в соответствие с действующим законодательством…».

Распорядительную начинают словами «Внести в …». Например:

«Внести в распоряжение директора по персоналу от 20 августа 2024 г. № 65-УП «Об утверждении Положения о премировании работников департамента продаж» следующие изменения:..».