Работника необходимо ознакомить с разными документами под подпись еще на стадии оформления трудового договора и затем в процессе работы. Казалось бы, что тут сложного? Но вопросов по этому поводу возникает немало. С какими документами знакомить обязательно? Какой способ ознакомления предпочтительнее для разных ситуаций? Как организовать порядок ознакомления в электронном виде? Эти и другие вопросы я рассмотрю подробнее.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Работники должны быть ознакомлены с важными документами при трудоустройстве.
- На документах надо поставить подпись, чтобы подтвердить, что их прочитали.
- К таким документам относятся правила работы, коллективный договор и должностная инструкция.
- В процессе работы надо знакомиться с такими актами, как графики отпусков и приказы об увольнении.
- Документы можно подписывать непосредственно на акте, на листе ознакомления или в специальных журналах.
С какими документами работники должны быть ознакомлены под подпись
Трудовой кодекс прописывает, что работодатель обязан ознакомить работников с различными внутренними нормативными документами, связанными с его трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В качестве подтверждения, что он с ними ознакомился, работник ставит подпись.
Еще на стадии оформления при трудоустройстве, пока нанимаемый сотрудник не поставил подпись на трудовом соглашении, руководство фирмы дает ему прочитать документы, связанные с его работой. Если все понятно, он их подписывает (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
К таким документам относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- коллективный договор;
- приказ о приеме на работу;
- должностная инструкция;
- карта специальной оценки условий труда (СОУТ);
- другие ЛНА, которые относятся к выполнению должностных обязанностей.
В ТК РФ предусмотрены и другая документация, с которой работнику надо ознакомиться и поставить подпись: с графиком отпусков, приказом о предоставлении отпуска (ст. 123); актами о дисциплинарном взыскании (ст. 193); приказом об увольнении (ст. 84.1); Положением о работе с персональными данными (п. 8 ст. 86) и др.
На практике таких документов еще больше, чем перечислено в Трудовом кодексе. Знакомить требуется с документами, которые появляются в процессе работы и относятся к работе конкретных трудящихся. Например, с приказами по основной деятельности (которые регулируют работу фирмы), и по личному составу (которые регулируют кадровый учет и взаимоотношения руководства с подчиненными).
Способы ознакомить работников с документами под подпись
В законе не прописано, где работник обязан поставить автограф после прочтения акта или приказа. На практике обычно используют три способа, когда работник ставит подпись:
- непосредственно на распоряжении, акте, инструкции, уведомлении;
- на листе ознакомления – его прикрепляют к основной части акта, положения, инструкции;
- в специальных журналах – в них перечисляют многочисленные локальные нормативные акты, с которыми знакомят сотрудников фирмы. Такой способ удобен, поскольку журналы составляют не для одного, а сразу для нескольких документов.
Первый способ – самый простой. Это удобно если документ изложен кратко и касается одного или нескольких работников. Обычно внизу документа оставляют специальную строку о том, что с ним ознакомлены конкретные сотрудники. Если приказ касается одного работника, то он один и ставит подпись, что ознакомился с поручениями и ему все понятно.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Другая ситуация, когда руководитель в приказе дал поручение одному работнику, еще одно – другому и назначил ответственное лицо, которому поручил контроль за исполнением распоряжения. Тогда расписаться под ним необходимо всем троим.
Иногда с инструкцией, положением или другим ЛНА, изданным руководством фирмы, надо ознакомить целое подразделение или весь коллектив предприятия. В такой ситуации ответственность за ознакомление подчиненных с этим актом руководитель возлагает на одного ответственного сотрудника, например, на секретаря или кадровика. Тогда в распоряжении расписывается только ответственный сотрудник, а затем он составляет лист ознакомления. На нем собирает подписи у всех остальных, что означает, что подчиненные инструкцию прочитали, поняли и согласны.
Порядок ознакомления сотрудников под подпись
Это интересно: где написано, что такое «под роспись» и «под подпись»?
Обычно во всех сферах, где издают документацию, касающуюся интересов конкретных лиц, требуется соблюдать порядок ознакомления. Это необходимо, чтобы подтвердить, что они ознакомились с содержанием и усвоили требования, правила или поручения.
Чтобы соблюсти порядок ознакомления сотрудников, надо:
- составить акт в надлежащем виде (на бумаге или в электронной форме), в доступном для чтения шрифте;
- обеспечить возможность прочитать документацию (передав ее лично в руки или прислать по системе ЭДО электронный вариант);
- оформить документ специальным грифом для подтверждения факта ознакомления.
Порядок ознакомления зависит от документа и выбранного способа. Если ознакомить надо одного сотрудника, то сразу пишут его фамилию, рядом с которой он только расписывается и ставит дату. Если автографы надо собрать в листе ознакомления, то здесь каждый пишет фамилию, должность и дату собственноручно.
В стандартном порядке, как я отмечала выше, работодатель дает ознакомиться сотрудникам с локальными актами еще до того, как заключили трудовое соглашение, а с остальными – когда уже приняли их на работу и в процессе деятельности. Но такой порядок соблюдают не все. И часто только при спорах выясняется, что сотрудник не поставил подпись на акте. И чтобы как-то выкрутиться из сложившейся ситуации, руководство начинает знакомить персонал с ЛНА «задним числом». Это незаконно и грозит административной ответственностью.
Как ознакомить персонал под подпись с электронными документами
Если у работодателя трудятся дистанционные работники, то их приходится ознакомить с актами в электронном формате через систему электронного документооборота (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 ФЗ № 63 от 06.04.2011). Для этого работодателю и работнику надо выпустить электронную подпись. Но работодателю обязательно усиленную квалифицированную (УКЭП), а сотрудникам допустимо и неквалифицированную подпись.
Прежде чем перейти на электронный формат документооборота, необходимо разработать два положения — о переходе на ЭДО и о порядке его ведения. В этих ЛНА надо прописать все нюансы:
- укажите информационную систему собираетесь использовать;
- как организовать доступ подчиненных к ней;
- в какие сроки уведомлять сотрудников о необходимости подписания;
- на какие акты и сотрудников распространяется ЭДО;
- в какие сроки подписывать.
Еще по теме: можно ли ознакомить дистанционных работников с ЛНА по электронной почте?
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть правила ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы об ознакомлении работников с документами под подпись
-
Обязан ли по закону работодатель ознакомить работников под подпись с внутренними нормативными актами?
Да, ТК РФ прописывает такую обязанность, если документы связаны с трудовой деятельностью конкретных трудящихся (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
-
Когда надо знакомить персонал с ЛНА?
Работнику следует поставить автограф, как подтверждение, что ознакомился с рабочей документацией, еще на стадии оформления при трудоустройстве, пока подписал трудовой договор (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
-
С какими документами надо знакомить персонал до заключения трудового соглашения?
К ним относятся:
- ПВТР;
- коллективный договор;
- приказ о приеме на работу;
- должностная инструкция;
- другие ЛНА, которые относятся к выполнению должностных обязанностей.
-
С какими актами надо знакомить в процессе деятельности?
Знакомить следует:
- с графиком отпусков, приказом о предоставлении отпуска (ст. 123);
- с Положением об оплате труда, премировании;
- актами о дисциплинарном взыскании (ст. 193);
- приказом об увольнении (ст. 84.1);
- Положением о работе с персональными данными (п. 8 ст. 86) и др.
-
Какие существуют способы, чтобы ознакомить персонал с ЛНА и приказами?
Есть три способа, где расписаться:
- непосредственно на акте;
- на листе ознакомления;
- в специальных журналах.