Архивная справка о стаже работы — это документ, подтверждающий период трудоустройства на конкретном предприятии. Обычно ее запрашивают для корректного расчета пенсионных выплат.
Где заказать документ
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:
- в организации (к работодателям), которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- органы местного самоуправления;
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в уполномоченные на оказание таких услуг МФЦ.
Например, для получения звания Ветеран труда и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:
- Бывший работник или его представитель обращается к работодателю(-ям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
- Если организация по каким-то причинам больше не существует, сведения запрашивают либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие органы на территории РФ оказывают услуги по истребованию личных документов граждан, в том числе архивных справок о трудовом стаже работы и заработной плате. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие данные обязательные
Поскольку в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, есть стандартный набор обязательных сведений в справках о периодах работы. Рассмотрим их структуру на примере бланка.
_______________ №___________ _______________ от___________ СПРАВКА Выдана ___________________ (Ф.И.О. получателя) в том, что он (она) действительно работал(а) с __________________ (Приказ о приеме на работу № __ от ________ года) по ______________________________________ (Приказ об увольнении № __ от ________ года) в качестве ________________________ (наименование должности) в _________________________________ (наименование работодателя). Основание выдачи: заявление. Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ. Руководитель (подпись) |
Обращаем внимание, что это один из вариантов, как выглядит архивная справка, поскольку обязательной формы документа не существует, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем изучить «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», утв. Росархивом (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какие сведения и как использовать. Основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать (при ее наличии) для дополнительного подтверждения достоверности.
С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионный фонд, выданной по заявлению работника.

Оформление документов в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, следует готовить и предоставлять в трехдневный срок со дня обращения. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.
Скачать образец архивной справки о стаже работы для Пенсионного фонда (бланк)
Скачать образец справки о стаже работы в Пенсионный фонд для оформления пенсии (от работодателя)
Скачать образец справки для Пенсионного фонда о подтверждении стажа (из архива)