Как заполнить форму СЗВ-К: воспользуйтесь образцом

В Постановлении правления ПФ РФ № 485п от 27.09.2019 разъясняется все про СЗВ-К: что это и кто сдает, в каких случаях ее заполняют. Это одна из форм персонифицированного учета. В СЗВ-К отражают сведения о трудовом стаже застрахованного лица за периоды до регистрации в системе ПФР.

Так как форма относится к персотчетности, то предоставлять ее надо в отношении физлиц, с которыми заключены трудовые договоры и договоры ГПХ, по которым начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 8 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

В ПФР определили, что отчет СЗВ-К — это форма о стаже застрахованных лиц. Но страхователи подают ее только в особых случаях:

• если из Пенсионного фонда поступил запрос на предоставление сведений о стаже застрахованного лица. Сведения запрашивают, если в системе ПФР отсутствует нужная информация за периоды до 01.01.2002;
• если страхователь ведет деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя. Необходимо отправить сведения о стаже работающих российских граждан, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали в Крыму или Севастополе (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 6.1 Федеральный закон от 21.07.2014 N 208-ФЗ).

Где брать сведения для заполнения

Данные заполняются на основании трудовой книжки и других документов, например:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими госорганами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Как и когда отправить СЗВ-К

Заполненную форму о трудовом стаже подают в территориальный отдел Пенсионного фонда. Единых сроков сдачи не установлено. Срок, когда надо сдать СЗВ-К, сотрудник Пенсионного фонда прописывает в запросе, и его необходимо соблюдать.

Отчет направляют как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 8 27-ФЗ, п. 30 инструкции из Приказа Минтруда № 211н от 22.04.2020). Формат предоставления электронных сведений утвержден Постановлением № 485п.

По правилам, если в прошлом отчетном периоде у страхователя работали не больше 10 человек, то он вправе подать СЗВ-К в любом виде — и в бумажном, и в электронном. Если численность сотрудников в прошлом отчетном периоде превысила 10 человек, то отчитывайтесь только электронно. Поскольку СЗВ-К сдают не по итогам отчетного периода, к ней эти правила не применяются. Но специалисты ПФР рекомендуют направлять СЗВ-К в электронном виде. Электронные сведения быстрее обрабатываются и попадают на индивидуальный лицевой счет работника.

Как заполнять СЗВ-К

Пошаговая инструкция по заполнению формы СЗВ-К для страхователей:

Шаг 1. Заполняем данные о застрахованном лице в соответствующих полях формы:

• СНИЛС;
• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• поле «Территориальные условия проживания на 31.12.2001» заполняется для проживавших до указанного периода на Крайнем Севере.

Шаг 2. Выбираем тип формы:

• исходная — заполняется на работника впервые;
• корректирующая — заполняется, если в исходной допущены ошибки, отражены не все данные, а ПФР уже принял данные с ошибками. Корректирующий отчет полностью заменит исходный;
• отменяющая — заполняется при необходимости полностью отменить ранее поданный СЗВ-К.

Шаг 3. Вносим записи о периодах трудовой деятельности. Информацию указываем в хронологической последовательности: от первого места работы до 01.01.2002. Для каждого места работы заполняем отдельный раздел.

Подписываем СЗВ-К у руководителя организации и у застрахованного лица. Ставим дату заполнения.

Как заполнить сведения для Крыма и Севастополя

Если страхователь работает в Крыму или Севастополе, он включает в СЗВ-К сведения о трудовом стаже застрахованного лица за определенные периоды (ст. 4 208-ФЗ, п. 23 порядка заполнения из Постановления № 485п). Вот эти периоды:

• до 31.12.2014 включительно — если привели учредительные документы в соответствие с российскими законами и подали заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ;
• до 31.12.2015 включительно — в других случаях.

Как заполнить форму, если у сотрудника нет стажа

В Постановлении № 458п указано, как заполнить СЗВ-К, если нет стажа: если из ПФР поступил запрос о СЗВ-К на сотрудников, которые до 2002 г. не работали, направьте в ответ письмо о том, что по таким сотрудникам сведения для предоставления отсутствуют, и укажите причину. Если запрос пришел на людей, которые уже не работают в вашей компании, тоже подготовьте разъяснительное письмо.

Какую опись приложить к СЗВ-К

Отчет отправляют в ПФР с описью документов АДВ-6-1. Это обязательное условие, иначе в приеме документов откажут. Если подаете несколько СЗВ-К, сгруппируйте их отдельными пакетами по типу формы и к каждому пакету приложите опись АДВ-6-1 (п. 8, 12 порядка из Постановления № 485п).

Как накажут за ошибки

От подачи сведений по запросу ПФР зависит размер пенсии застрахованного лица. Не пренебрегайте заполнением информации о трудовом стаже работников. Если по вине страхователя сотруднику назначат пенсию в размере больше, чем следовало, ему придется возмещать ущерб ПФР (ст. 25 Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ). Кроме того, по нормам ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, за непредоставление СЗВ-К по требованию Пенсионного фонда должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей.

• Задорожнева Александра
  2022-09-21 10:24:13
  СЗВ-К можно подать в ПФР лично или через доверенного представителя. Доверенность от организаций не требует нотариального удостоверения, если на ней есть подпись руководителя или УКЭП в случае подачи электронной доверенности. Предприниматель удостоверяет бумажную доверенность у нотариуса, а если выдает электронную доверенность, то достаточно его усиленной квалифицированной электронной подписи.