В связи с частыми командировками сотрудников нашей компании возникли вопросы по оформлению командировочных удостоверений. Существуют ли специфические требования к документации в 2024 году, которые необходимо учитывать для избежания юридических проблем?
Как верно рассчитывать суточные для сотрудников в командировке в текущем году?
В связи с изменением законодательства по суточным выплатам мне бы хотелось уточнить, как исчисляются суточные в 2024 году, чтобы гарантировать правильное их начисление и избежать финансовых несоответствий.
Законодательство не ограничивает работодателя в суммах выплат — размер суточных устанавливается в ЛНА: коллективном или трудовом договоре, положении об оплате труда и т. п. Сумма может быть одинаковой для всех категорий работников или различаться в зависимости от установленных ЛНА критериев (должности, квалификации, стажа работы и т. п.).
Однако, при такой вольности работодателям установлен «потолок» начислений, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами:
- 700 руб./сутки — при командировках по территории РФ;
- 2500 руб./сутки — за рубежом.
Все, что выплачено сверх этих сумм, облагается НДФЛ и СВ.
Исключением являлись надбавки, выплачиваемые за вахтовый, разъездной, экспедиционный характер работы. Размер выплат тоже устанавливался в ЛНА, но до 2024 года ни НДФЛ, ни страховые взносы на них не начислялись вовсе, независимо от суммы.
Теперь законодательство применяет критерии, установленные для суточных, и к таким выплатам: с 1 января 2024 года надбавки за разъездной или вахтовый характер работ не облагаются налогом на доходы физлиц и взносами только в указанных пределах (700 или 2500 рублей).
Какие документы необходимо предоставить для возмещения расходов по командировке?
Меня интересует, какой пакет документов необходим для оформления возмещения расходов по командировкам, включая транспорт и проживание, чтобы обеспечить полное покрытие финансовых издержек компании.
В соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ, сотруднику, направляемому по заданию работодателя в командировку, возмещаются понесенные расходы на проезд, проживание, суточные и иные траты, если они произведены с разрешения и ведома руководства.
Точный перечень документов, который подтверждает такие траты и необходим для их возмещения, законодательно не установлен. Допускается утвердить его коллективным договором или ЛНА.
На практике к документации, на основании которой работнику компенсируются расходы в командировке, относятся:
- проездные документы (билеты, в том числе электронные), посадочные талоны, квитанции, чеки;
- счета, квитанции и чеки на оплату гостиничных услуг;
- договор найма жилья, квитанции и чеки по оплате проживания, расписка в получении денег, если жилье принадлежит физическому лицу.
Возможно ли цифровое оформление командировочных удостоверений, и как это регулируется законодательством?
Учитывая современные тренды перехода на электронный документооборот, у меня возникает вопрос: разрешено ли законодательно оформлять командировочные удостоверения в электронном виде, и если да, то какие есть особенности и требования к такому типу документации?
Документы, которые нельзя переводить в электронный вид, перечислены в статьях 22.1-22.3 Трудового кодекса. В этом списке командировочные удостоверения отсутствуют, а значит, компании вправе перевести их в цифровой формат.
Если говорить про требования к командировочному удостоверению, то для него есть необязательная сейчас унифицированная форма № Т-10. Используя все присутствующие в этом бланке графы и поля, вы сможете получить хороший и удобный шаблон цифрового документа. Если вас интересуют требования с позиции электронного документооборота, то обратите внимание на то, кому предоставляется доступ и права на редактирование и подписание командировочного удостоверения, насколько он корректно хранится, каким образом выстроена цепочка взаимодействия между заинтересованными лицами: руководителем, работником, бухгалтером, кадровиком.
Единственное, о чем еще хочется предупредить: такой документ подписывает не только компания, которая отправляет работника в рабочую поездку, но и принимающая сторона. И если у второй система ЭДО не функционирует (его нет), то работать с предложенным бланком она не сможет. И работник не сумеет получить подтверждение, что он находился на территории принимающей стороны.
Есть ли особые правила оформления командировок для иностранных сотрудников?
В нашем коллективе работают иностранные граждане, которые также отправляются в командировки. Какие особенности оформления командировок для неосновного персонала следует учитывать в текущем году, чтобы соответствовать законодательству РФ?
Постоянно проживающие (с ВНЖ) иностранцы и граждане стран — членов ЕАЭС направляются в командировки по тем же правилам, что и россияне.
Высококвалифицированные специалисты направляются в командировки за пределы «домашнего» региона не более чем на 30 дней в году. В случае если работа носит разъездной характер, срок нахождения в командировке не ограничен (п. 3 Приказа Минздравсоцразвития РФ № 564н от 28.07.2010).
Временно проживающих (с РВП) мигрантов направляют в командировки за пределы региона проживания только в том случае, если их профессия входит в перечень, определенный Миздравсоцразвития (п. 2 Приказа № 564н от 28.07.2010). Срок командировки ограничен — 40 дней в год (90 дней в год — при разъездном характере работы).
Временно пребывающие с разрешением на работу (визовые) ездят в командировки за пределы «домашнего» региона, только если (см. п. 1 приказа № 564н):
- их профессия входит в перечень;
- срок командировки — не более 10 дней за весь период действия разрешения на работу (при разъездном режиме работы — 60 дней).
Временно пребывающих с патентом направляют в командировки в другие регионы только при наличии дополнительного патента в нужном субъекте. Ограничений по срокам командировки в этом случае нет.
При направлении временно пребывающих иностранцев в командировку следует помнить о необходимости соблюдения региональных ограничений по найму иностранцев в отдельных отраслях и допустимой доли иностранных работников, которая также отличается не только по отраслям, но и по регионам.
Читайте также:
