В процессе служебной деятельности возникают ситуации, когда часть работы требуется выполнить вне рабочего места: в другой организации, другом городе или стране. Для этих целей сотрудника отправляют в командировку. Как правильно оформить поездку и возместить расходы на неё?
Что такое командировка
Командировка — это рабочая поездка по распоряжению директора для выполнения должностных обязанностей в течение оговоренного срока вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
То есть для неё характерны признаки:
- воля работодателя, которая оформляется приказом;
- выполнение работы не в месте основного трудоустройства сотрудником, находящимся в штате;
- работник выполняет конкретное задание;
- поездка продолжается в течение установленного срока.
Кого отправить в командировку не получится
Не всех работников руководитель вправе обязать отправиться в служебную поездку. Законодательство определяет категории граждан, которых нельзя командировать:
| Категория работников | Чем регламентируется |
|---|---|
| В период, когда действует ученический договор, если поездка не связана с ученичеством | Ч. 3 ст. 203 ТК РФ |
| Беременные женщины | Ч. 1 ст. 259 ТК РФ |
| Несовершеннолетние (кроме творческих профессий: актеров, танцоров, музыкантов, певцов и т. д.) | Ст. 268 ТК РФ |
| Кандидаты, которые зарегистрировались и участвуют в выборах, во время их проведения | Ст. 41 ФЗ № 67 от 12.06.2002 |
|
Следующие сотрудники, не согласившиеся письменно на командирование:
|
Ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ |
Лица, которых направить в служебную поездку допускается только с их письменного согласия, должны быть ознакомлены письменно с правом отказаться от командировки. Нарушением трудовой дисциплины такой отказ не является, уволить или привлечь к другой дисциплинарной ответственности за него нельзя.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплатить работу в командировке. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как рассчитать срок командировки
Срок поездки зависит от сложности и объема поручения, устанавливается работодателем. Период исчисляется от дня отъезда работника до его возвращения (п. 4 постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008):
- день отъезда — дата отправления транспорта (автобус, поезд, самолет), на котором уезжает командированный;
- день возвращения — дата прибытия транспорта в постоянное место работы.
Даже при позднем отправлении (например, в 23.55) текущие сутки засчитаются полностью (24 часа, а не пять минут).
Фактический срок пребывания в командировке устанавливается по проездным документам или на основании служебной записки (путевого листа) при использовании рабочего или личного транспорта (п. 7 постановления Правительства РФ № 749).
Может пригодиться: как оформить служебную записку на командировку
Порядок и правила оформления командировки
Оформление поездки состоит из этапов.
Шаг 1
Принятие решения о необходимости отправиться в командировку. Оно принимается руководителем самостоятельно либо на основании обращения работника или его непосредственного начальника.
На заметку: как сформулировать цель командировки
Шаг 2
Издание приказа о командировке.
Подробнее: как составить приказ о направлении работника в командировку
Документ содержит информацию:
- название организации-работодателя;
- номер, дату составления;
- сведения о работнике: ФИО, должность и структурное подразделение;
- пункт назначения (указывается страна, город, название и адрес принимающей организации);
- срок поездки (количество календарных дней, период);
- цель;
- источник финансирования;
- основание;
- подпись руководителя;
- подпись работника, дата ознакомления с распоряжением.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг 3
Покупка билетов и бронирование жилья.
Кто занимается заказом — сам командированный или уполномоченный работник отдела кадров или бухгалтерии, может определяться локальным актом, таким, как положение о командировках.
Может пригодиться: как составить положение о командировках
Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени
Минтруд в Письме № 14-2-291 от 14.02.2023 разъясняет, что дни командировки, в том числе выпадающие на выходные, отмечаются в табеле. Для отображения используют коды:
- К или 06 — для обозначения дня нахождения в командировке, количество часов не прописывается;
- К/РВ или 06/03 — если сотрудник работал в день, который по основной работе является для него выходным. Указывать количество рабочих часов требуется в случае, если работодатель распоряжался о конкретной продолжительности рабочего дня.
Подробнее: какие условные обозначения используются при заполнении табеля учета рабочего времени
Пример табеля с отметкой о командировке:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Можно ли продлить или перенести командировку
Трудовое законодательство такого запрета не содержит. Изменение может произойти по различным причинам:
- болезнь работника;
- перенос даты переговоров, судебного заседания;
- чрезвычайные ситуации, ухудшение погодных условий и т.д.
О продлении или переносе служебной поездки издают приказ в свободной форме. В документе прописывают актуальные даты, знакомят с ними работника. Если гражданин уже находится в поездке, то ознакомиться с новым распоряжением допустимо в электронной форме (по e-mail или в мессенджере). После возвращения сотрудник распишется в бумажной версии документа.
Кроме продления и переноса, служебный выезд можно отменить, если отпала его актуальность. В таком случае издают приказ об отмене предыдущего распоряжения целиком, с которым сотрудник знакомится под роспись.
Как оплачивается командировка
Командированному выплачивается не заработная плата, а средний заработок за время:
- нахождения в месте исполнения обязанностей вне работы;
- проведенное в дороге;
- вынужденной остановки (из-за погодных условий, изменения графика проезда и т.п.).
Выплата равна среднему дневному заработку, умноженному на количество дней поездки.
Порядок расчета средней дневной зарплаты закреплен в ст. 139 ТК РФ, постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. Она исчисляется путем деления фактически начисленной заработной платы за отработанные в отчетном периоде дни на количество отработанных дней (п. 9 постановления № 922).
Вам пригодятся калькуляторы:
Как оплачиваются дополнительные расходы на командировку
Поскольку человек находится вне места своего жительства, у него появляются дополнительные траты.
Работнику до отъезда выдается денежная сумма (аванс) на подобные расходы (п. 10 постановления № 749).
Работодатель компенсирует (ст. 168 ТК РФ):
1. Плату за проезд до места командировки и обратно. Подтверждающими документами являются билеты, посадочные талоны и квитанции.
2. Наём жилья (номера в гостинице или квартиры). Подтверждает оплату помещения договор найма, кассовый чек или расписка в получении денег, акт об оказании услуг.
3. Суточные — суммы расходов, связанных с проживанием не дома (ежедневное питание, передвижение в пределах населенного пункта). Их размер определяется:
- для сотрудников федеральных государственных органов и учреждений — соответствующими постановлениями Правительства РФ;
- для работников государственных органов и учреждений субъектов РФ, муниципальных учреждений — нормативными актами органов государственной власти конкретного субъекта России или муниципального образования;
- у остальных работодателей — коллективным договором или иным локальным актом (например, положением о командировках).
Если командированный имеет возможность каждый день возвращаться домой, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возврата решается с руководителем. Учитывается дальность расстояния, условия транспортного сообщения, особенности выполняемого задания и необходимость сотрудника в отдыхе.
Подробнее: как рассчитать и оформить суточные в командировку
4. Иные расходы, которые произведены с разрешения работодателя или с его ведома. Например, это:
- при направлении за границу — траты на изготовление загранпаспорта, визы, покупку медицинской страховки;
- мобильная связь, оплата интернета.
Если руководитель решит, что расходование денежных средств необходимо и обоснованно, то компенсирует их.
После возвращения из командировки работник самое позднее, чем через три рабочих дня, предоставляет авансовый отчет об израсходованных суммах. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие траты.
Подробнее: как составить авансовый отчет о командировке
Как оплатить командировку в выходной день
Если командированный в выходной отдыхал, то такой день не оплачивается.
Как разъясняет Минтруд в Письме № 14-1/ООГ-1110 от 21.02.2020, в случае выполнения работы или нахождения в пути в выходной день работнику за него производится оплата в порядке, установленном ст. 153 ТК РФ:
- не менее чем в двойном размере;
- в одинарном размере, но с предоставлением другого дня для отдыха.
Что делать, если сотрудник заболел в командировке
За период болезни командированному выплачивается не средний заработок, а пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 постановления № 749). Для его назначения и выплаты гражданин предъявляет больничный лист. Размеры пособия, как и при обычной работе, зависят от стажа:
| Страховой стаж, лет | Процент от среднего заработка |
|---|---|
| Восемь и более | 100 |
| От пяти до восьми | 80 |
| Менее пяти | 60 |
Помимо пособия по нетрудоспособности, работнику возмещаются:
- расходы по найму жилья (кроме случаев лечения в стационаре);
- суточные — до выздоровления и восстановления способности продолжить выполнять поручение или вернуться в место постоянного жительства.
Особенности оформления однодневной командировки
При однодневной командировке (например, необходимости выехать в соседний город для участия в судебном заседании в качестве истца или ответчика) поездка оформляется аналогично. То есть издается приказ о командировании конкретного сотрудника, приобретаются проездные документы.
В случае однодневной служебной поездки не бронируется жилое помещение, так как человек вернется в место жительства в тот же день.
Выплата суточных при такой командировке имеет особенности:
- если поездка по России, то суточные не платят;
- если работник выезжает за границу (в иностранное государство) и в тот же день возвращается обратно, то ему оплатят суточные в размере 50 % от установленной в организации нормы, в иностранной валюте.
За однодневную служебную поездку сотрудник получит средний заработок, ему возместят плату за проезд.
