Если подчиненного надо отправить в служебную поездку, то готовьте приказ-распоряжение о направлении работника в командировку с указанием сроков и целей. С текстом документа обязательно ознакомьте сотрудника под роспись, иначе тот может никуда не поехать. И за это ему ничего не будет.
Навигация
Зачем и когда нужен приказ
На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности.
Напомним, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:
- беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
- работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
- женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
- работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
- сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
- подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
- родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259, 264 ТК РФ);
- работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
- подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).
Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.
Используйте для расчета командировочных онлайн-калькулятор:
Если приказа о командировке не будет
Если не подготовить распоряжение, то возможны следующие проблемы:
- Работник, который не ознакомился и не подписал распоряжение, вправе заявить, что не знал о необходимости куда-то ехать.
- Даже если сотрудник отправится в служебную поездку, то ему не выдадут аванс, а в будущем работник не сможет подтвердить командировочные расходы.
- Вытекает из второго пункта: компания выдаст аванс, компенсирует расходы, но в дальнейшем списать их не сможет.
- Если все-таки бухгалтер спишет выплаченные деньги, то при налоговых проверках ему придется отвечать за это, поскольку оснований для списания нет, а значит, компанию смогут признать укрывающейся от уплаты налогов и страховых взносов или занижающей налоговую базу.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, обязательно ли указывать в трудовом договоре территорию, на которой осуществляется разъездной характер работы, возможно ли работнику с разъездным характером работы оформлять служебную поездку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить приказ
При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г. чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.
Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.
Может пригодиться:
Пример заполнения приказа
Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах: у юрлиц — восьмизначный, у ИП — десятизначный).
Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.
Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает и какой у него табельный номер.
Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.
Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.
Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.
Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.
Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это, например, служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.
Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.
Так выглядит готовый документ.
Покажем еще образец направления в командировку для нескольких человек:
Ставят ли печать в приказе
Документы, подтверждающие расходы в командировке
В унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если готовится приказ о направлении работника в командировку по этому бланку, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт.
В зависимости от ситуации к документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
- распечатки электронных билетов и посадочные талоны (при авиаперелетах);
- чеки ККТ и билеты, подтверждающие использование городского общественного транспорта;
- договоры аренды авто и/или жилья;
- путевые листы, чеки на ГСМ, служебные записки;
- счета на оплату, любые платежные документы.
Все эти документы прикладываются к авансовому отчету и передаются в бухгалтерию, чтобы у компании имелась возможность компенсировать расходы работника в полном объеме.
Полезно знать:
Что изменилось в оформлении командировок во втором полугодии 2022 года
С 30 сентября вступило в силу постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915, которым урегулированы вопросы командирования на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.
Помимо этого, в Министерстве труда предлагают уточнить перечень документов, подтверждающих срок командировки. Чиновники предлагают прописать в законодательстве, что при проживании в гостинице срок командировки смогут подтвердить такие бумаги, как договор, кассовый чек или БСО.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать бланк приказа о направлении в командировку 2024 года по форме Т-9
Скачать образец приказа на командировку 2024 года (заполненный пример)
Скачать образец приказа на командировку на несколько человек (заполненная форма Т-9а)
Постановление Правительства РФ от 28.10.2022 N 1915
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Статья 166 ТК РФ. Понятие служебной командировки
Статья 203 ТК РФ. Время ученичества
Статья 224 ТК РФ. Комитеты (комиссии) по охране труда
Статья 348.8 ТК РФ. Особенности регулирования труда спортсменов в возрасте до восемнадцати лет
Статья 41 ТК РФ. Содержание и структура коллективного договора