Расчет среднего заработка сотрудника при отпуске за свой счет во время командировки

Сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении неоплачиваемых дней отдыха в любое время. Но у работодателя нет обязанности их предоставить, если работник не относится к льготным категориям, указанным в ст. 128 ТК РФ.

За время командировки выплачивается средний заработок за каждый день, включая время проезда к месту назначения и обратно, возмещаются иные расходы.

Просто издать приказ и продлить командировку, как вы предлагаете, означает, что продлить придется и выплаты. Кроме того, невозможно одновременно находиться и в служебной поездке, и в отпуске. Такую позицию высказал Минфин в Письме от 10.09.2019 № 14-2/В-726. Хотя в письме речь идет о предоставлении во время командировки оплачиваемого отпуска, выводы ведомства актуальны и для отпуска без сохранения заработной платы, поскольку они основываются на нормах ТК РФ (ст. 106, 107 ТК).

Таким образом, при предоставлении сотруднику в период нахождения в служебной поездке неоплачиваемых дней отдыха, следует:

• издать приказ о прерывании командировки;
• издать приказ о предоставлении административного отпуска;
• издать приказ о возобновлении командировки;
• бухгалтерии надо пересчитать выплаты, связанные с нахождением работника в служебной поездке, с учетом ее прерывания и возобновления.

Как оформить приказ о продлении командировки после отпуска за свой счет?

Наш сотрудник взял несколько дней отпуска за свой счет во время командировки. По окончании отпуска он продолжает свою командировочную деятельность. Возникает вопрос, как правильно оформить продление командировки: нужен ли новый приказ или разрешено внести изменения в существующий приказ изначальной командировки?

Отвечает Дорофеева Ирина

Невозможно одновременно находиться и в отпуске, и в командировке. Такую позицию высказывает Минфин в Письме от 10.09.2019 № 14-2/В-726. Подтверждает ее и Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф (раздел «Задать вопрос» — п. 5 «Время отдыха»).

При предоставлении сотруднику, находящемуся в служебной поездке, нескольких неоплачиваемых дней отдыха, следует:

• получить от него заявление о предоставлении неоплачиваемых дней отдыха;
• издать приказ о предоставлении таких дней в соответствии с заявлением;
• издать приказ о прерывании командировки;
• по окончании согласованного отпуска издать приказ о возобновлении работы.

Влияет ли отпуск за свой счет на продолжительность командировки?

Сотруднику дали отпуск за свой счет на несколько дней в период длительной командировки. Возникает вопрос, должны ли мы продлить командировку на эти дни или оставить её продолжительность без изменений. Как правильно отразить такую ситуацию в документах?

Отвечает Дорофеева Ирина

Каждый сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении административного (неоплачиваемого) отпуска в любое время, в том числе при нахождении в служебной поездке. Но у работодателя нет обязанности его предоставить, если сотрудник не относится к льготным категориям, указанным в ст. 128 ТК РФ.

Тем не менее нельзя одновременно находиться и в отпуске, и в командировке. Такую позицию высказывает Минфин в Письме от 10.09.2019 № 14-2/В-726. Подтверждает ее и Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.

Согласно ст. 107 ТК РФ отпуск (любой) является видом времени отдыха, в течение которого «работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он использует по своему усмотрению» (ст. 106 ТК РФ).

Следовательно, при согласии работодателя на предоставление работнику нескольких неоплачиваемых свободных дней во время служебной командировки, работу следует прервать. По окончании отпуска работник продолжит выполнять должностные обязанности в служебной поездке.

Как учесть отпуск за свой счет при расчете командировочных?

Сотрудник находился в командировке и за это время взял отдых за свой счет. Нам надо понять, как это повлияет на сумму его командировочных выплат. Необходимо ли пересчитывать суточные и иные надбавки на период отпуска за свой счет, или они не подлежат изменению?

Отвечает Дорофеева Ирина

За время командировки сотруднику выплачивается средний заработок за каждый день служебной поездки, включая время проезда к месту назначения и обратно, а еще возмещаются расходы, связанные с нахождением вне дома.

Согласно ст. 107 ТК РФ отпуск (любой) является видом времени отдыха, в течение которого «работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он использует по своему усмотрению» (ст. 106 ТК РФ).

Следовательно, при согласии работодателя на предоставление работнику нескольких неоплачиваемых свободных дней во время служебной командировки, работу на эти дни следует прервать, равно как и любую оплату за дни отдыха. Затем исполнение служебных обязанностей возобновляется, как и положенные работнику выплаты.

Как отпуск за свой счет во время командировки влияет на трудовой стаж?

Наш сотрудник находился в командировке, в течение которой взял несколько дней отпуска за свой счет. Появился вопрос: как подобная ситуация скажется на трудовом стаже сотрудника, засчитываются ли эти дни в общее количество отработанных дней?

Отвечает Дорофеева Ирина

Продолжительность неоплачиваемых дней отдыха, предоставляемых работнику по его заявлению, для лиц, не относящихся к льготным категориям (ст. 128 ТК РФ), законодательством не ограничена. Работодатель вправе согласовать хоть один день, хоть несколько лет, а работнику следует учесть: чем продолжительнее отдых без сохранения оплаты, тем больше и негативнее он влияет на трудовой и страховой стаж.

Общий трудовой стаж — это общее определение, под которым понимают суммарную продолжительность периодов трудовой деятельности. Общий трудовой стаж учитывался до 2002 года. С 2002 года введено понятие страхового стажа, который влияет на начисление страховой пенсии или пенсии по инвалидности. Здесь учитываются лишь те периоды, в которые за работника уплачивались страховые взносы.

Таким образом, поскольку сотруднику за время нахождения в административном отпуске заработная плата не выплачивается, страховые взносы с нее не начисляются, следовательно, в страховой стаж этот период не входит.

Для определения стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, учитываются лишь 14 дней административки в течение года.

Необходимы ли сотруднику дополнительные согласования для отпуска за свой счет в командировке?

Сотрудник намерен взять отпуск за свой счет на несколько дней, находясь при этом в командировке. Возникает вопрос к кадровому отделу: необходимо ли сотруднику получать дополнительные согласования или разрешения на это, учитывая, что он уже находится в командировке по работе?

Отвечает Дорофеева Ирина

Нельзя отказать в предоставлении административного отпуска сотрудникам, относящимся к льготным категориям (ст. 128 ТК РФ). Это:

• ветераны ВОВ;
• работающие пенсионеры по возрасту и лица с инвалидностью;
• сотрудники, обращающиеся за дополнительными неоплачиваемыми днями отдыха по семейным обстоятельствам (регистрация брака, рождение ребенка, смерть близкого родственника);
• родители, супруги и дети (в т.ч. совершеннолетние) военнослужащих (в т.ч. заключивших контракт), а еще некоторые другие категории сотрудников госучреждений при наступлении определенных обстоятельств.

Есть и иные нормы законодательства, обязывающие работодателей предоставлять административные дни (ст. 173, 174, 263, 286 ТК РФ, ФЗ № 5 «О ветеранах» и т.д.).

Если работник не относится к льготным категориям, то работодатель вправе, но не обязан предоставлять ему дополнительный отдых, даже если он неоплачиваемый.

В любом случае необходимы:

• заявление от сотрудника;
• приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Однако работник не должен одновременно находиться и в отпуске, и в командировке. Такую позицию высказывает Минфин в Письме от 10.09.2019 № 14-2/В-726. Подтверждает ее и Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.

Следовательно, при предоставлении работнику нескольких неоплачиваемых свободных дней во время служебной командировки, исполнение должностных обязанностей работником прекращается, о чем издается приказ.

По окончании отпуска работу в командировке возобновляют, и этот факт тоже оформляют приказом.

Как документально подтверждать факт отпуска за свой счет во время командировки?

Сотрудник взял отпуск за свой счет в период командировки. Как желательно оформить и задокументировать этот факт? Необходимо ли составлять дополнительные акты или достаточно заявления и приказа?

Отвечает Дорофеева Ирина

Сотрудник имеет возможность обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении административного отпуска в любое время, в том числе при нахождении в служебной поездке. У работодателя есть право, но нет обязанности предоставить его, если сотрудник не относится к льготным категориям, указанным в ст. 128 ТК РФ.

Поскольку невозможно одновременно находиться и в отпуске, и в командировке (Письмо Минфина от 10.09.2019 № 14-2/В-726, ответы на вопросы: сайт Онлайнинспекция.рф), командировку придется прервать, а затем возобновить.

Для оформления кадровых документов необходимо:

• получить от сотрудника заявление о предоставлении неоплачиваемых дней отдыха;
• издать приказ о предоставлении ему таких дней в соответствии с заявлением;
• издать приказ о прерывании командировки в связи с нахождением сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы;
• по окончании согласованного административного отпуска издать приказ о возобновлении служебной командировки.