Для выполнения работ вне постоянного рабочего места сотрудник направляется в служебную командировку. Поговорим, какие документы нужно оформить, чтобы отправить работника в поездку по рабочим вопросам, какую отчетность обязан предоставить сотрудник, направляемый в командирование.
Алгоритм оформления командировки
В начале трудовой деятельности в отделе кадров мне практически с первых дней работы пришлось отправлять сотрудников в командировки; чтобы правильно оформить все документы и ничего не забыть, я составила для себя следующий алгоритм оформления служебной поездки:
- Определить, можно ли отправить работника в поездку по рабочим вопросам, так как не все категории работающих подлежат отправке в командирование. Есть льготные категории, которых либо запрещено отправлять в служебные поездки (ст. 259, 268 ТК РФ), либо необходимо брать у них согласие на это (ст. 259, 264 ТК РФ).
- Рассчитать аванс на командировочные, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 сотруднику необходимо выдать аванс на командировку. Сумму определяют, исходя из плана затрат на проживание, проезд и суточных, умноженных на дни командировки.
- Составить приказ о направлении в командировку (работодатель вправе использовать для этого унифицированную форму Т-9, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или разработать форму документа самостоятельно). Подписать приказ с работником.
- Выдать сотруднику под отчет командировочные. В законодательстве не указано, за сколько дней до отъезда в служебную поездку сотруднику обязаны выдать аванс, но деньги у него должны быть до того, как он уедет.
Подробнее: облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами
Какими документами оформляется командировка
Определив сотрудника, который отправляется в командирование, компании необходимо подготовить документы. Основным документом, оформляемым для направления в служебную поездку, считается приказ, который содержит следующую информацию:
- наименование организации;
- номер и дату составления документа;
- ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность сотрудника;
- место назначения и сроки командирования;
- цель поездки, за чьи средства она осуществляется, наименование документа, послужившего основанием для оформления приказа;
- подписи сторон.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Для расчета аванса на командировочные оформляется примерная смета расходов, ее составляет сам работник или бухгалтер компании. Смету подписывает руководитель организации.
В течение 3 дней после возвращения из служебной поездки работник предоставляет в бухгалтерию компании авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы в командировании.
В табеле учета рабочего времени, который работодатель ведет по унифицированным формам Т-12 или Т-13 или в самостоятельно разработанном формате, во время командировки сотруднику проставляется буквенный код «К» или цифровой «06».
Подробнее:
Отчётные документы по командировке
Основными документами, данные которых необходимы для составления авансового отчета, считаются:
- авиабилеты или билеты на поезд;
- посадочные талоны;
- чеки;
- документы, подтверждающие расходы на проживание (гостиница, аренда квартиры).
Авансовый отчет заполняется работником по форме № АО-1, предоставляется в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подробнее: как заполнить авансовый отчет по командировке
Если сотрудник утерял какие-либо документы, то он может составить и приложить к отчету служебную записку с просьбой возместить расходы, но компания вправе отказать в возмещении затрат ввиду отсутствия доказательной документации.
Может пригодиться: как подтвердить расходы на проживание в гостинице
Стоит отметить, что в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 указано, что компания при командировании за границу обязана оплатить работнику, помимо основных затрат, расходы на оформление визы, медстраховки, загранпаспорта, обязательные консульские и аэродромные сборы и др.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Есть ли ограничения по отправке в командировку иностранных граждан, работающих в компании?
Возможность отправки в служебную поездку иностранного работника зависит от его статуса и должности. Например, для высококвалифицированных специалистов нет ограничений ни в сроках пребывания в командировании, ни по занимаемой должности.
-
Установлен ли максимальный срок пребывания сотрудника в служебной поездке?
Законодательством не установлены максимальные сроки нахождения работника в командировании. Промежуток времени между длительными поездками также не регламентирован. Работодатель вправе из одной длительной командировки отправлять сотрудника в другую, не выжидая период времени.
-
Когда работнику выплачивают суточные?
Суточные сотрудник получает перед отъездом по рабочим вопросам.
-
Что делать работодателю, если работник отказывается подписывать приказ о направлении в командировку и не хочет туда ехать?
Убедившись еще раз, что работник точно не относится к льготным категориям, для которых установлены ограничения на командирование, компания вправе расценить действия такого сотрудника как неисполнение трудовых обязанностей и объявить ему выговор или замечание.
-
Татаркова Наталья
2024-09-03 10:36:33Стоит отметить, что выдача командировочных под отчет осуществляется работодателем одним из 3 способов: наличными через кассу по расходному кассовому ордеру 0310002 (Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У), на зарплатную карту сотрудника, на корпоративную карту. Для выполнения служебных задач на территории РФ деньги работнику выдаются в российской валюте, а для поездок за границу — в иностранной.