770328
Оставить комментарий Распечатать

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Размер шрифта:

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором отражается фактическая отработка каждого сотрудника. Составляют его ежемесячно. Но нужно учитывать и все отклонения.

Содержание

Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Дополнительно: понятие и виды рабочего времени

Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

  • ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
  • в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после подписания документы передают в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.

В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  • в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  • в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ

Очередной оплачиваемый отпуск

ОД

Дополнительный оплачиваемый

ДО

Административный (без сохранения ЗП)

У

Учебный с сохранением ЗП

УВ

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

Учебный без сохранения ЗП

Р

По беременности и родам

ОЖ

По уходу за ребенком до 3 лет

ОЗ

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

Работа в дневное время

Н

В ночное время

РВ

Работа в выходные и праздники

С

Сверхурочная

ВМ

Вахтовым методом

ВАЖНО!
Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениями, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, то в верхней строке указывайте «Я» (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации:

К

Служебная командировка

ПК

Повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Т

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

Прогул без уважительных причин

НС

Режим неполного рабочего времени

В

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

ОВ

Дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

Дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

Забастовка

НН

Невыясненная причина неявки

РП

Простой по вине работодателя

НП

Простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

Простой по вине работника

НО

Отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

Отстранение без сохранения ЗП

НЗ

Приостановка работы при задержке ЗП

ВАЖНО!
Если работник выходил на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу, то в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@):

2000

Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

Выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

Отпускные

2300

Больничное пособие

2530

Оплата в натуральной форме

2760

Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

Проценты по вкладам

Подробнее: условные обозначения в табеле учера рабочего времени

Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников

Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 170 ТК РФ).

Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают (ст. 351.7 ТК РФ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа (ст. 121 ТК РФ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.

  • 2021-12-30 08:33:27
    Обычно ведение табеля учета рабочего времени работников — задача кадровика или бухгалтера. Вручную его заполняют редко, достаточно сформировать в 1С или Контуре.
    Вы сами заполняете табель или формируете электронно?
  • 2022-04-28 14:18:49
    Не понимаю как заполнить табель за апрель при шестидневной рабочей неделе по календарю 151,2 по факту получается 155
  • 2022-11-10 15:37:52
    Если ваша организация работает по пятидневке и окладной системе, то табель Т-13 можно ежемесячно распечатывать из бухгалтерской программы. Табель формируется на последнее число месяца по производственному календарю с учетом информации об отпусках и больничных, которую исполнитель в течение месяца вводил в программу. Если отклонения автоматически не отражаются, то введите эту информацию вручную.
  • 2023-02-03 07:58:45
    Здравствуйте. У нас сотрудники работали в выходной день. Нужно ли суммировать итог в табеле с выходными ( в данном случае всего отработано будет больше нормы) или достаточно буквенного обозначения?
Оставить комментарий Распечатать
Дидух Юлия
Дидух Юлия бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года