Табель учета рабочего времени — это документ, в котором отражается фактическая отработка каждого сотрудника. Составляют его ежемесячно. Но нужно учитывать и все отклонения.
Навигация
Что такое табель учета рабочего времени, и для чего нужен учет отработанного времени
По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Дополнительно: понятие и виды рабочего времени
Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Кто отвечает за учет отработанного времени в организации
Процесс ведения документа выглядит так:
- ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
- в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после подписания документы передают в бухгалтерию.
Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.
В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.
Может пригодиться: правила заполнения формы Т-54
Чем отличаются табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13
Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как заполнить табель учета рабочего времени
Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1. Название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
Шаг 2. Код по ОКПО
ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
- 8 цифр — для юрлиц;
- 10 цифр — для ИП.
Шаг 3. Номер документа и дата составления
Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.
Шаг 4. Отчетный период
Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.
Шаг 5. Информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.
Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц
Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:
- в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
- в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Подробнее: как считать человеко-часы
Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки
Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней в отпуске.
Шаг 10. Подписи ответственных лиц
Табель подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени
Отметки об отпуске в табеле учета рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
ОТ |
Очередной оплачиваемый отпуск |
---|---|
ОД |
Дополнительный оплачиваемый |
ДО |
Административный (без сохранения ЗП) |
У |
Учебный с сохранением ЗП |
УВ |
Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
УД |
Учебный без сохранения ЗП |
Р |
По беременности и родам |
ОЖ |
По уходу за ребенком до 3 лет |
ОЗ |
Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
ДБ |
Дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
По теме: как в табеле отразить отгул
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
Я |
Работа в дневное время |
---|---|
Н |
В ночное время |
РВ |
Работа в выходные и праздники |
С |
Сверхурочная |
ВМ |
Вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
К |
Служебная командировка |
---|---|
ПК |
Повышение квалификации с отрывом от труда |
ПМ |
Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
Б |
Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
---|---|
Т |
Временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
ЛЧ |
Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
ПВ |
Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
Г |
Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
ПР |
Прогул без уважительных причин |
НС |
Режим неполного рабочего времени |
В |
Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
ОВ |
Дополнительный оплачиваемый выходной |
НВ |
Дополнительный неоплачиваемый выходной |
ЗБ |
Забастовка |
НН |
Невыясненная причина неявки |
РП |
Простой по вине работодателя |
НП |
Простой по не зависящим ни от кого причинам |
ВП |
Простой по вине работника |
НО |
Отстранение от работы (оплачиваемое) |
НБ |
Отстранение без сохранения ЗП |
НЗ |
Приостановка работы при задержке ЗП |
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@):
2000 |
Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) |
---|---|
2010 |
Выплаты по гражданско-правовым договорам |
2012 |
Отпускные |
2300 |
Больничное пособие |
2530 |
Оплата в натуральной форме |
2760 |
Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию |
3020 |
Проценты по вкладам |
Подробнее: условные обозначения в табеле учера рабочего времени
Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников
Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 170 ТК РФ).
Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают (ст. 351.7 ТК РФ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа (ст. 121 ТК РФ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.
Подробнее: приостановка трудового договора в связи с мобилизацией сотрудника
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать табель учета рабочего времени в Ворд
Скачать табель учета рабочего времени в Excel
Скачать табель учета рабочего времени (простой бланк) для бюджетных учреждений
Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12
Скачать табель учета рабочего времени на 2023 год (бланк по форме Т-13)
Скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12
Вы сами заполняете табель или формируете электронно?
В связи с падением доходов, и как следствие уменьшение деятельности, хотим сделать неполную занятость (несколько дней в месяц), соответственно, платить только часть от оклада. Итоговая сумма будет меньше нового МРОТ.
ООО, УСН, единственный сотрудник (ген.дир, не учредитель).
И сразу спрошу еще. Как правильно оформлять бессрочный отпуск в нашем случае? Не совсем понятно, если ген.дир. в отпуске, то как будет оформляться отчетность? Он же не работает, а отчеты будет оформлять и отправлять? Или это нормально?