Табель учета рабочего времени: заполняем правильно

Что такое табель учета рабочего времени, и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Дополнительно: понятие и виды рабочего времени

Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

• ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
• в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после подписания документы передают в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.

В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр — для юрлиц;
• 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

• в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
• в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени

Отметки об отпуске в табеле учета рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Командировки и повышение квалификации:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@):

Подробнее: условные обозначения в табеле учера рабочего времени

Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников

Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 170 ТК РФ).

Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают (ст. 351.7 ТК РФ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа (ст. 121 ТК РФ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.

• Челозерцева Александра
  2021-12-30 08:33:27
  Обычно ведение табеля учета рабочего времени работников — задача кадровика или бухгалтера. Вручную его заполняют редко, достаточно сформировать в 1С или Контуре.
  Вы сами заполняете табель или формируете электронно?
• АНО
  2022-04-28 14:18:49
  Не понимаю как заполнить табель за апрель при шестидневной рабочей неделе по календарю 151,2 по факту получается 155
• Ксения Прокопенко
  2022-11-10 15:37:52
  Если ваша организация работает по пятидневке и окладной системе, то табель Т-13 можно ежемесячно распечатывать из бухгалтерской программы. Табель формируется на последнее число месяца по производственному календарю с учетом информации об отпусках и больничных, которую исполнитель в течение месяца вводил в программу. Если отклонения автоматически не отражаются, то введите эту информацию вручную.
• Светлана
  2023-02-03 07:58:45
  Здравствуйте. У нас сотрудники работали в выходной день. Нужно ли суммировать итог в табеле с выходными ( в данном случае всего отработано будет больше нормы) или достаточно буквенного обозначения?
• Roman Vsevkin
  2023-06-02 05:52:16
  Подскажите в каком случае можно заполнять упрощённый бланк учёта времени Т-12 или всё зависит от того, кому как удобно?
• Ася
  2023-06-02 09:24:45
  Как правильно оформить занятость, меньше числа рабочих дней в месяце?
  В связи с падением доходов, и как следствие уменьшение деятельности, хотим сделать неполную занятость (несколько дней в месяц), соответственно, платить только часть от оклада. Итоговая сумма будет меньше нового МРОТ.
  ООО, УСН, единственный сотрудник (ген.дир, не учредитель).
  И сразу спрошу еще. Как правильно оформлять бессрочный отпуск в нашем случае? Не совсем понятно, если ген.дир. в отпуске, то как будет оформляться отчетность? Он же не работает, а отчеты будет оформлять и отправлять? Или это нормально?
• Игорь
  2023-06-04 05:44:02
  Необходим ли табель учёта рабочего времени, если сотрудник работает по сдельной системе оплаты труда? Если работодатель при этом все равно ведет табель, то для чего это делается?
• Валентина
  2023-06-05 04:00:17
  Добрый день! Руководитель попросил учитывать работников, которые работают по Договору ГПХ. По факту зарплату мы выплачиваем по количеству написанных им текстов. Как мне доказать, что отмечать их в табеле не следует?
• Наталья
  2023-06-05 06:30:13
  Здравствуйте. Скажите, пожалуйста. У нас в Краснодарском  крае губернатор дает дополнительный выходной день.  Каким обозначением мы должны его вносить в табель?
• Лидия Иванова
  2023-06-05 08:57:27
  Валентина, Табель рабочего времени учитывает РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ. По договорам ГПХ рабочее время не устанавливается (иначе это уже не ГПХ, а трудовой договор)
• Лидия Иванова
  2023-06-05 08:58:33
  Игорь, А почему нет? Вы же их рабочее время должны учитывать
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:01:07
  Ася, Вот тут посмотрите про неполную занятость
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:01:35
  Наталья, Мне кажется, как и остальные нерабочие праздничные дни
• Ирина
  2023-06-05 09:31:06
  Добрый день! Как лучше сейчас отмечать в табеле дни обучения по ОТ внутри организации (в т.ч. на рабочем месте) с отрывом от работы?
• Александр Шигаров
  2023-06-07 04:55:23
  День добрый! Какие есть способы ведения табеля рабочего времени? Он заполняется вручную или на ПК?
• Лидия Иванова
  2023-06-07 15:15:47
  Александр Шигаров, 2 спосба и есть - вручную и на ПК. Нет, можно, конечно, еще на пишущей машинке... Но это совсем для интеллектуалов
• Андрей
  2023-06-07 15:58:33
  Добрый день! Инспектор отдела кадров отказывается заполнять табель рабочего времени, ссылаясь на то, что такая обязанность не прописана у неё в должностной инструкции. Насколько правомерны её действия, если приказом руководителя организации на неё возложили эту обязанность?
• Лидия Иванова
  2023-06-08 09:21:00
  Андрей, Неправомерны.
• Дана Ильина
  2023-06-09 04:49:08
  Скажите, пожалуйста, как в форме Т-12 отображать следующую ситуацию: работник выходит на смену, допустим, 1-го числа в 8 часов утра и продолжает трудиться до 8-ми часов 2-го числа, т.е. целые сутки? Как в этом случае использовать символы Я и Н?
• Алекша
  2023-06-19 07:22:02
  Вопрос по шагу 9 - как правильно заполнить сведения о причинах и времени неявки, если работник был на больничном листе? Нужно ли указывать диагноз или что-то такое или достаточно указать "больничный лист"?
• Никита Костров
  2023-06-19 07:31:57
  Дана Ильина, указываете два кода Я и Н и под ними количество часов
• Никита Костров
  2023-06-19 07:32:19
  Алекша, достаточно указать Б
• дежурный
  2023-06-20 10:14:11
  Как правильно заполнить табель учета рабочего времени, если работник работал в выходной день?
• Никита Костров
  2023-06-20 11:28:43
  дежурный, РВ и количество часов
• Ирина Протасова
  2023-06-21 12:10:54
  Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как в табеле указать человека, который ушёл на больничный? Такой же вопрос к тому, кто его заменяет.
• Тамара Михална
  2023-06-21 13:08:00
  стоит уточнить, что в некоторых организациях может использоваться другая форма табеля, отличная от форм № Т-12 и Т-13.
• Левкина
  2023-06-22 08:03:05
  Что ставить в табеле, если человек проработал полдня, почусвтвовал себя плохо и отпросился домой?
• Никита Костров
  2023-06-22 08:12:12
  Левкина, будет зависеть будет ли он брать больничный и с какого дня, обычно ставят я и количество часов
• Никита Костров
  2023-06-22 08:13:47
  Ирина Протасова, буквенным кодом б для больного, я для того кто на работе
• Никита Костров
  2023-06-22 08:14:07
  Тамара Михална, да это и так все знают
• Максим Алексеевич
  2023-07-06 22:29:54
  Здравствуйте! Начальство без моего ведома выпустило приказ и назначило меня ответственным за табельные документы. Могу ли я оспорить этот приказ? Со своими коллегами я в отличных отношениях; не хотелось бы ставить им прогулы (пусть и заслуженно), портить дружбу и разобщать коллектив. Такая вот дилемма.
• Никита Костров
  2023-07-07 08:38:57
  Максим Алексеевич, какая дилемма? вы либо работаете либо нет, ничего личного, по поводу приказа так не сказать, не понятно какая трудовая функция у вас в тд зашита, но если очень хотите то оспорить можно всегда
• Валентина Ивановна
  2023-09-08 05:30:13
  какие сокращения используются для отметки командировок и отпусков в табеле?
• Николай
  2023-09-08 06:40:13
  Какие штрафы предусмотрены для работников, которые не соблюдают правила заполнения табеля?
• HR_Specialist
  2023-09-08 07:40:13
  Спасибо!!!! Статья очень полезна для новичков. Однако, хотелось бы увидеть больше деталей о том, как правильно рассчитывать количество отработанных часов и дней, особенно в сложных ситуациях, например, при наличии больничных, командировок и т.д.
• Светлана
  2023-09-09 11:50:14
  Подскажите, как правильно отражать в табеле работу в нерабочие дни? Какие особенности нужно учитывать?
• Оксана
  2023-09-10 10:10:14
  Вы упомянули, что есть два способа ведения табеля: сплошное заполнение и заполнение по отклонениям. Какой более предпочтителен и почему?
• Маринанна
  2023-09-11 08:00:14
  Подскажите, пожалуйста, какие существуют автоматизированные системы для ведения табеля учета рабочего времени? И как выбрать наиболее подходящую для малого бизнеса?
• Ирина Владимировна
  2023-09-11 11:50:14
  В статье упоминается, что формы табеля № Т-12 и Т-13 отличаются. Можете ли вы более подробно описать эти отличия и в каких случаях лучше использовать ту или иную форму?
• Виктор
  2023-09-11 12:40:14
  Хотелось бы узнать, какие ошибки наиболее часто допускаются при заполнении табеля и как их избежать? Впервые столкнулся с такой задачей.
• Александр Сергеевич
  2023-09-11 15:00:14
  Какие документы являются основанием для заполнения графы "сведения для начисления зарплаты"?
• Андрей Петрович
  2023-09-12 08:50:14
  Хотелось бы увидеть более детальную информацию о том, как правильно вести табель учета рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения. В статье дана общая информация, но для полного понимания необходимы конкретные примеры и рекомендации по заполнению каждого пункта. Также было бы полезно узнать, какие частые ошибки допускают работники при заполнении данного документа, чтобы избежать их в будущем. Спасибо.
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:53:03
  Валентина Ивановна, К или 06 для командировки, ОТ или 09 для отпуска
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:53:52
  Николай, По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:54:22
  HR_Specialist, Больше деталей по всем вопросам ищите в системах Консультант Плюс
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:55:33
  Светлана, Используйте код РВ и указывайте количество отработанных часов
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:55:46
  Оксана, Каждый выбирает для себя )
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:56:11
  Маринанна, Любые программы кадрового учета умеют делать табель, выбирайте по своим финансовых возможностям.
• Лидия Иванова
  2023-09-12 08:57:13
  Ирина Владимировна, Т-13 для ручного заполнения, Т-12 - для учета в программе. Т-12 короче