Важно
Предложили убрать двойное наказание за просроченную налоговую декларацию 
Составление внутренней отчетности по командировкам уже не является обязательным. Но многие компании устанавливают обязанность в ЛНА, поскольку эти документы позволяют контролировать полученные в поездке результаты и подтвердить расходы. Рассказываем, как оформлять, какие бланки использовать, и покажем примеры заполнения.
Навигация
Для чего составляют отчетность о командировке
Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, преследует определенные цели, и на сотрудника возлагаются различные задачи: ему предстоит решить рабочие моменты, порученные работодателем, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т. д. Это возможные цели командировки, и их необходимо достигнуть, о чем работник обязан предоставить отчет о командировке руководству сразу после поездки. Например, если организация поставляет продукцию, служебная поездка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.
С 2014 года составление документов, предусматривающих отчетность о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, является необязательным, но по-прежнему их рекомендуют использовать. Если в командировочном удостоверении отмечается только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывается о проделанной работе. Для этого компания вправе использовать как унифицированные бланки, так и разработанные самостоятельно.
Важно знать: как правильно оформить командировку сотруднику
Законодательная основа
По сути, согласно положению об особенностях направления работников в служебные поездки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (п. 26 положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т. д.).
Однако учитывая положения статей 8 и 22 ТК РФ, это не мешает работодателю разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчетные документы.
В этом случае на предприятии вправе использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или форму, разработанную самостоятельно. Например, для оформления командировочного удостоверения рекомендуется использовать бланк формы Т-10. Документ подтверждает, что работника направили в служебную поездку для выполнения определенных задач, что он прибыл на место и затем вовремя выехал обратно.
Образец отчета по командировке в 2024 году — бланк формы Т-10
Читайте также: обязательно ли командировочное удостоверение
Оформление направления сотрудника
О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 и Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.
Командировка — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.
Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, поскольку это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнения им трудового договора.
Подробнее:
Когда составлять отчет по служебной поездке
Четких сроков по предоставлению командировочной отчетности в законодательстве нет. Их определяют отдельно в каждой компании, в зависимости от специфики компании, особенностей поездки, дополнительных условий и др. Но обычно документы сдают не позднее 3 рабочих дней после возвращения гражданина. Иногда устанавливают ограничение — не более одного месяца после поездки.
Оформление результатов проделанной работы
Заполняет отчетность не только сам работник. Сначала цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании и указывают их в служебном задании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, пример написания отчета о командировке легко найти в делопроизводстве организации.
Требования к составлению документа:
- четко описываются цель направления и конкретные задания;
- соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.
Реквизиты, которые необходимо включить в отчет по командировке:
- наименование организации;
- номер и дата составления;
- фамилия, имя, отчество командированного;
- отдел предприятия;
- должность сотрудника;
- пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
- срок поездки, дата ее начала и окончания;
- основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
- источник финансирования;
- цель поездки и конкретные задачи работника;
- подписи начальника отдела и руководителя.
Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.
Пример заполнения командировочного отчета по форме Т-10а
Вот как выглядит пример отчета по командировке, заполненный по форме 10а:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Конечно, такой отчет о выполнении служебного задания по командировке есть возможность создать самостоятельно, не используя унифицированные формы. Обычно это делают, если есть необходимость внести дополнительные графы, которых нет в унифицированном бланке.
Может пригодиться: как работнику отчитаться о выполненной работе
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить две командировки в один день (приезд из одной и направление в другую в один день). Используйте эти инструкции бесплатно.
Если составлять форму самостоятельно
В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов. В частности, определить следующие моменты:
- срок заполнения и предоставления;
- обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
- адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).
Пример написания отчета о командировке в свободной форме
Эти решения работодателя следует оформить локальным нормативным актом, с которым под подпись ознакомить всех существующих и вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под подпись.
Надо знать: что входит в суточные
Кто подписывает командировочную отчетность
Когда отчетность заполнена, ее необходимо заверить. В унифицированном бланке предусмотрены подписи нескольких сотрудников:
- непосредственно самого командировочного (подписывая, он соглашается на поездку, знакомится с условиями задания, а затем отчитывается о поездке);
- руководителя структурного подразделения (он описывает условия служебного задания и отправляет в поездку, затем принимает отчетность);
- руководителя компании.
Аналогичные реквизиты работодатель вправе проставить и на бланке, разработанном в произвольном виде.
Какие документы приложить к отчетности
Дополнительно сотрудник, прибывший из служебной поездки, прикладывает документы, подтверждающие пребывание в месте назначения и расходы, сделанные там. Среди бумаг, которые следует отдать в бухгалтерию:
- авансовый отчет о командировочных расходах;
- чеки, квитанции, проездные билеты;
- командировочное удостоверение (если его оформляли ранее).
Кого в командировки отправлять нельзя
При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:
- несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие 18 лет;
- беременные женщины.
Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:
- родители, воспитывающие детей-инвалидов;
- родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
- родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
- сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.
О возможности отказаться не всегда осведомлены представители этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Следовательно, их следует письменно уведомить о возможности отказаться от направления в служебную поездку. Если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия. От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.
