Важно
Россияне смогут оформить загранпаспорт, КЭП и другие госуслуги в 12 странах 
Ознакомление с графиком отпусков не заменяет уведомления работника за 2 недели
Ознакомление с графиком отпусков не заменяет обязательного уведомления работника за 2 недели до начала отпуска — такой вывод содержит письмо Роструда от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1.
Содержание
Письмо Роструда навело на мысль вернуться к этой теме.
Что говорит закон
Работодатель обязан утвердить график отпусков за 2 недели до начала года. Не позднее чем за 2 недели работника нужно известить о дате начала отпуска. Не позднее чем за 3 дня — выплатить отпускные.
Но вместо простой схемы «Утвердили график и уведомляем о начале отпуска, а если нужно — переносим отпуск» многие идут своим путем: вместо уведомлений знакомят с графиком или приказом на отпуск.
Но ознакомление с графиком законом не предусмотрено. Да и раскрытие информации об отпусках других людей, что неизбежно происходит при проставлении подписи в общем графике, достаточно сомнительно и в силу потенциальных конфликтов, и с точки зрения доступа к персональным данным других работников.
А документ «приказ на отпуск» в принципе в ТК РФ не упоминается. Издается он для упорядочивания кадрового делопроизводства, чтобы бухгалтерия вовремя выплатила отпускные. А не потому что этого требует закон — его в принципе можно не оформлять.
Например, в моей последней компании бухгалтерия получала данные непосредственно из графика отпусков, и мы прекрасно обходились без приказов.
Вопрос о том, можно ли использовать ознакомление с приказом за 2 недели в качестве извещения, поднимается часто. И в целом ответ «да, можно». Форма извещения законом не установлена.
Но почему я не люблю такой вариант
Чтобы получить подпись работника под приказом за 2 недели, сам приказ надо бы издать чуть раньше. Мы его издаем, в бухгалтерию автоматически уходят данные об оплате отпуска, что она и делает, как правило, в ближайшую выплату. То есть сигнал о выплате уходит до того, как мы напомнили работнику, что там у него запланировано в графике.
Затем мы знакомим работника с приказом и он решает этот отпуск переносить. И… начинается эпопея с отменой приказа. Самое неприятное — если отпускные уже выплачены. Удержать их нельзя, только зачесть при следующей оплате отпуска.
Можно скорректировать логистику и обязать бухгалтерию выплачивать отпускные за 3 дня, но здесь может сработать человеческий фактор и про выплату просто забудут. В общем, я искренне не понимаю, зачем создавать себе сложности, когда этого можно не делать.
Современная автоматизация позволяет настроить отправку уведомлений в нужное время и подключать живого специалиста, если работник просит отпуск перенести.
Предвосхищая вопрос — как отправлять, если нет КЭДО — пропишите детально весь процесс в ЛНА: как работник получает доступ в почту, где фиксируется получение письма, как часто работник обязан проверять корпоративную почту.
Чем подробнее, тем проще будет объяснять логистику инспектору или судье, если возникнет такая необходимость. В моей практике схема с уведомлением по корпоративной электронной почте без КЭДО успешно выдержала и ГИТ, и суды.
И возвращаюсь к началу поста — к письму Роструда (от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1): считается ли работник, ознакомленный с графиком отпусков, надлежащим образом извещенным о датах начала отпусков. И требуется ли его повторно уведомлять за 2 недели перед каждым отпуском.
Если кратко: нет, не считается. И да — надо уведомлять. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели (ч. 2 и 3 ст. 123 ТК РФ). Если вовремя не выплачены отпускные или работник не был предупрежден не позднее чем за 2 недели, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Таким образом, утверждение графика (с которым нет обязанности знакомить) и уведомление работника за 14 суток до начала отпуска — это разные мероприятия. С чем я, собственно, и согласна.
Клуб «Эксперт-кадровик» —колонка эксперта по кадрам Ольги Смирновой на ППТ:
