Как ИП на УСН вести книгу доходов и расходов

Навигация

Кто ведет книгу доходов и расходов на УСН

Если вы перешли на упрощенку, то придется учитывать поступления и издержки в КУДиР. Причем это обязательно и для организаций, и для предпринимателей. Налогоплательщики записывают там все хозоперации за год.

Может пригодиться: особенности ведения КУДиР в разных системах налогообложения и отдельно как вести КУДИР ИП на патенте и как вести КУДИР ИП на УСН

Форма и порядок заполнения закреплены в приложениях № 1 и 2 к Приказу Минфина № 135 от 22.10.2012. Но учтите, что бланк из приложения № 1 к приказу № 135н подходит только для упрощенки. Для остальных режимов налогообложения применяют другие учетные документы.

Например, в Приказе Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 разъясняется, как заполнять КУДИР ИП на ОСНО на грузоперевозки — по форме из приложения к этому приказу.

А вот как регистрируют приходные и расходные операции на других режимах:

1. На ЕСХН — в книгах по Приказу Минфина № 169н от 11.12.2006.
2. На ПСН — в книгах по приказу приложения № 3 к Приказу Минфина № 135н от 22.10.2012.

Для сведения: максимальная выручка ИП на УСН

Как вести книгу на УСН

Каждый год надо заводить новую учетную книгу. Вести ее разрешают как электронно, так и на бумаге. Но для бумажной книги есть особые правила — в конце года, когда внесете все сведения:

1. Прошнуруйте и пронумеруйте все страницы.
2. Укажите общее количество листов на последней странице.
3. Заверьте ее подписью ИП и печатью, если предприниматель ею пользуется.

Если ведете электронную КУДиР, то в конце года распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте ее. Заверьте по аналогии с бумажной.

Как оформить КУДиР

Форму книги закрепили в приложении № 1, а правила заполнения — в приложении № 2 к приказу Минфина № 135н. Для всех упрощенцев бланк одинаковый, но в зависимости от объекта обложения на УСН заполнять ее надо по-разному. Все операции отражают в хронологическом порядке и только по первичным документам.

Как заполнить КУДИР при УСН «доходы»

Надо заполнять

• титульный лист;
• раздел I без справки;
• р. IV — отражать страховые взносы, больничные за счет работодателя и другие страховые платежи, которые уменьшают налог по УСН;
• р. V — фиксировать торговый сбор, если ИП его платит.

Инструкция, как заполнить книгу доходов и расходов в России, если предприниматель выбрал доходную упрощенку:

Шаг 1. Заполняем титульный лист. Пишем:

• год — но только две последние цифры: 22, 23, 24 г. и так по порядку;
• дату — но только дату начала ведения документа, а не дату начала нового года;
• налогоплательщика — ФИО предпринимателя;
• ИНН — индивидуальный налоговый номер предпринимателя;
• объект обложения — доходы;
• адрес — место прописки ИП так же, как и в ЕГРИП;
• расчетный счет — номера всех открытых р/счетов и названия банков, в которых они открыты.

Поле для ОКПО на титульном листе книги предприниматели не заполняют. Этот код присваивают только организациям.

Шаг 2. Заполняем раздел I — пишем в графах:

1. Порядковый номер операции. Нумерацию ведем сквозную.
2. Реквизиты первичного документа, по которому провели операцию. Надо поставить номер и дату первички — платежного поручения, кассового чека, приходного кассового ордера и других (Письмо Минфина № 03-01-15/65071 от 05.10.2017).
3. Краткое содержание операции, по которой получили доходы или провели затраты, отражаемые в графе 5 первого разд. книги.
4. Сумму полученного дохода, который подлежит обложению по УСН. Если пришлось вернуть оплату или аванс покупателю, то сторнируем запись: вводим ее со знаком минус.
5. Расходы за счет выплат из бюджета на открытие собственного дела, создание дополнительных рабочих мест и затраты из полученной субсидии на развитие малого и среднего бизнеса (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Если оплачиваете такие затраты, то укажите эту сумму в гр. 5 в расходах и в гр. 4 в доходах первого разд. книги. Это надо сделать, поскольку полученное финансирование признают в доходах по мере расходования, если соблюдаются условия его использования (Письмо Минфина № 03-11-06/2/62961 от 28.09.2017).

Если не получаете субсидии из бюджета, то заполнять графу 5 не надо — расходы не влияют на базу налогообложения на доходном УСН. Но если предпринимателю удобно регистрировать расходы вместе с доходами для внутреннего учета, то он вправе это делать в книге на свое усмотрение (п. 1 ст. 346.18 НК РФ, п. 2.5 Порядка заполнения из приложения 2 к Приказу Минфина России от 22.10.2012 № 135н).

Справку к первому разделу заполнять не надо.

Шаг 3. А вот как заполнить книгу расходов и доходов ИП в части раздела IV — показать страховые взносы, больничные, платежи по договорам добровольного личного страхования работников на случай болезни. Все это уменьшает налог на доходном УСН (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Указываем по графам:

• 1 — порядковый номер операции, число записей в книге равняется количеству фактических выплат;
• 2 — дату и номер платежки на перечисление страхового платежа;
• 3 — период, за который внесли платеж;
• 4–6 — взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ;
• 7 — взносы от НС и ПЗ;
• 8 — больничные за ваш счет, то есть за первые 3 дня болезни работника;
• 9 — взносы по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни за период, который оплачивается за ваш счет;
• 10 — итоговую сумму страховых расходов.

Кроме того, по гр. 4–10 надо подводить итоги за отчетные кварталы и за год.

Шаг 4. Заполняем раздел V. Он обязателен только для тех, кто платит торговый сбор. Напоминаем, что торговый сбор тоже уменьшает налог на доходном УСН (п. 8 ст. 346.21 НК РФ).

Фиксируем в графах:

• 1 — порядковый номер операции;
• 2 — дату и номер платежки, которой перечислили торговый сбор;
• 3 — период, за который заплатили сбор;
• 4 — сумму торгового сбора, здесь же подводим итоги по кварталам и за год.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как заполнить КУДИР «доходы минус расходы»

Предприниматели на упрощенке «доходы минус расходы» заполняют:

• титульный лист;
• раздел I — показывают в нем доходы и расходы, а по итогам года надо заполнить справку к этому разделу;
• раздел II — отражают списание затрат на приобретение и создание ОС или НМА в расходах;
• раздел III — фиксируют убыток, который переносится на текущий и следующий годы. Если убытков не было, то оставьте этот блок пустым.

Разделы VI и V в книге для упрощенки «доходы минус расходы» заполнять не надо. Они предназначены только для доходной упрощенки.

Вот как правильно заполнить книгу доходов и расходов предпринимателям на УСН «доходы минус расходы». Сначала заполняем титульный лист: порядок такой же, как и для доходной упрощенки.

Затем формируем раздел I — по графам:

• 1 — порядковый номер операции в этом году, нумерация сквозная;
• 2 — номер и дата первички, которая подтверждает доходы или расходы;
• 3 — содержание операции;
• 4 — сумма облагаемого дохода, а если возвращаем аванс или оплату клиенту, то сторнируем операцию;
• 5 — заполняем для затрат, которые сможем учесть в расходах по УСН. Указываем выплаченную сумму.

В конце квартала в гр. 5 переносим из раздела II затраты на ОС и НМА, которые учитываем в расходах. А в конце каждого квартала подводим итоги по гр. 4 и 5.

По итогам отчетного года надо заполнять справку к разделу I. Вот как это сделать построчно:

1. В 010 указываем общую сумму облагаемого дохода за год. Берем ее из стр. «Итого за год» гр. 4 первого раздела.
2. В 020 отражаем сумму затрат, которые уменьшат доходы — из итоговой строки гр. 5 разд. I.
3. 030 заполняем, если за прошлый год платили минимальный налог. Указываем разницу между минимальным налогом за прошлый год и налогом на УСН по обычной ставке.
4. В 040, 041 подводим итоги. Рассчитываем так: стр. 010 — стр. 020 — стр. 030. Если у разницы положительный результат, то пишем его в стр. 040. Если отрицательный, то это означает убыток — его надо написать в стр. 041 без знака минус.

Теперь переходим к разделу II. Здесь рассчитываем некоторые затраты, которые потом учтем в расходах при расчете авансов и годового налога на:

• приобретение, создание ОС и НМА;
• достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств.

В каждом квартале надо заполнять новую таблицу второго раздела. Итоги по ним переносят в первый раздел — на последний день отчетного и налогового периода (пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Условно разобьем второй раздел книги на 4 блока и покажем порядок их заполнения в таблице.

Последним заполняем раздел III книги учета, если надо показать убыток прошлых десяти лет, на который уменьшается текущая налоговая база (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Вносим в книгу построчно:

1. В 010 — общий размер прошлых убытков, который сможем списать в этом году. Берем его из строки 150 третьего раздела прошлогодней книги.
2. В 020–110 — суммы убытка по годам. Переносим из строк 160–250 прошлогодней книги.
3. В 120 — базу по УСН за текущий налоговый период. Находим ее в стр. 040 справки к первому разделу книги.
4. В 130 — убыток, который учитываем в этом году.
5. В 140 — текущий убыток, который указали в стр. 041 справки из первого раздела.
6. В 150 — отрицательный результат, который переносим на следующие периоды, поскольку не смогли полностью учесть в текущем. Рассчитываем его по формуле: стр. 010 — стр. 130 + стр. 140. Эту сумму продублируем в стр. 010 разд. III книги следующего года.
7. В 160–250 — расшифровку переносимого на будущее убытка.

Если раньше у вас не было убытков, то раздел III книги по УСН заполнять не надо.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как исправлять ошибки в КУДиР

Все зависит от того, как ведете учетную книгу. Если на бумаге, то просто зачеркните ошибку и поставьте дату исправления и корректный показатель. Рядом пусть распишется ИП.

А вот если у вас электронная книга, то все намного сложнее. Исправления для электронной КУДиР не предусмотрены. Если ошиблись, то скорректируйте неправильную запись в своей бухпрограмме.

Для сведения: все об отчетности ИП на УСН

Надо ли сдавать книгу в ИФНС

Нет, в отличие от отчетности по УСН, книгу не сдают. Но налоговики вправе потребовать КУДиР во время выездной проверки. Тогда ее придется сдать в ИФНС (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). Кроме того, часто региональные власти прописывают в локальном законе требование о предоставлении книги для подтверждения права на пониженные ставки по УСН.

Как накажут, если у ИП нет КУДиР

Если у предпринимателя нет учетной книги или же он ведет ее с ошибками, то ему грозит налоговая ответственность. По ст. 120 НК РФ наказывают за грубое нарушение правил учета. А по ст. 122 НК РФ штрафуют за недоимки по налогам.

Полезно знать: как ИП на УСН уменьшить налоги