Учет выдачи спецодежды: заполнение личной карточки

Иногда работа проходит во вредных, опасных или специфических условиях. В этих случаях статья 221 Трудового кодекса обязывает работодателя обеспечивать персонал защитной одеждой и обувью. На руководстве лежит ответственность за:

• финансирование;
• своевременное предоставление;
• стирку и сушку;
• ремонт при необходимости;
• замену;
• хранение.

Заполненные личные карточки учета выдачи спецодежды фиксируют движение этих предметов.

Как отличить от других документов по средствам индивидуальной защиты

Для этих же целей используются одноименные журнал и ведомость. Но они ведутся по предприятию в целом.

Бланк ведомости утвержден постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997. Но Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 сделал унифицированные формы первичной документации необязательными к применению с 01.01.2013. Работодатель вправе заменить ведомость на журнал и вести его в произвольной форме.

Карточка — это лист выдачи спецодежды, по которому ведется учет по каждому работнику в отдельности. Узнать ее на фоне двух других документов легко. В ней отсутствуют столбцы с Ф.И.О. и табельным номером получателя. Данные последнего приводят в шапке документа.

Как заполнять

В соответствии со статьей 13 приказа Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009, факт предоставления работникам СИЗ и их возврат необходимо фиксировать в личном документе. Правила заполнения и новая форма карточки СИЗ приведена в приложении к приказу.

На лицевую сторону заносят информацию о работнике:

• Ф.И.О.;
• должность;
• структурное подразделение;
• дату приема на работу;
• дату изменения профессии или перевода в другое подразделение (если были);
• пол;
• рост;
• размеры для всех предохранительных приспособлений.

Далее следует заполнение таблицы, обосновывающей необходимость предоставления спецодежды, спецобуви и других средств. Под типовыми нормами имеется в виду официальный документ, предписывающий использование СИЗ. По каждому из них необходимо привести подходящий пункт.

На оборотной стороне размещаются сведения о получении, возврате и состоянии средств. По этой таблице отслеживают, что носит конкретный сотрудник и как часто меняет. Подписывает документ начальник структурного подразделения.

Что делать, если СИЗ не используются постоянно

Бывает, что условия работы защитных приспособлений не требуют. Но иногда они необходимы (пример — ревизия оборудования). То есть их носят не все и не всегда, а один или несколько сотрудников время от времени.

Обязанность ведения учета это не отменяет. Просто СИЗ не закрепляют за конкретным рабочим, а заводят документацию на «Дежурных». В результате получает их тот, кто заступает на дежурство. В остальном правила заполнения не отличаются.

Как хранить

Допускается правильное заполнение карточки спецодежды и ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде. В приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 листов по средствам индивидуальной защиты нет. Зато есть ведомости. К ним и приравнивают интересующий нас тип документа. Хранить его необходимо на протяжении трех лет (п. 427 ч. 7.3 перечня Росархива № 236). При вредных и опасных условиях труда такая документация хранится 50 или 75 лет.

• Шалва Евсеевич
  2023-06-16 11:56:30
  У меня возник вопрос по заполнению личной карточки при выдаче СИЗ сотрудникам, которые работают не постоянно в офисе, а на выезде. Как правильно заполнить карточку в этом случае? Нужно ли указывать адреса объектов, на которых работает сотрудник?
• Валентин В Балабин
  2023-06-19 11:09:58
  Как правильно заполнить карточку, если работник будет использовать СИЗ не каждый день, а только при выполнении определенных работ?
• Никита Костров
  2023-06-20 10:35:03
  Валентин В Балабин, возьмите форму из приказа минтруда от 29.10.2021 № 766н, он пока не вступил в силу, но кто запрещает?