Заполняем личный листок по учету кадров

Что такое личный листок по учету кадров и для чего он нужен

Личный листок по учету кадров представляет собой анкету, куда вносятся:

• персональные данные работника и членов его семьи;
• сведения об образовании сотрудника;
• информация о его профессиональной деятельности;
• данные о награждениях и иные подробности.

Эти же сведения вносятся в личную карточку по форме Т-2, скажут читатели. Да, и, как и форма Т-2, это необязательный документ для большинства работодателей. Среди тех, кто его ведет непременно, — государственные и муниципальные структуры, организации из сферы образования и здравоохранения, когда это прямо предусмотрено законодательством.

На вопрос, зачем нужна такая анкета, ответим — она позволяет сформировать профессиональный портрет сотрудника. Причем все данные в ней проверенные и актуальные, поскольку документ работник заполняет лично.

Для сведения: какие документы хранятся в личном деле работника

В целях актуализации сведений составляют дополнение к личному листку по учету кадров, которое сотрудник тоже заполняет самостоятельно. Оно обычно полностью дублирует первичный бланк, но в нем фиксируют только изменения, а не все подробности.

Какой бланк использовать и как его заполнять

Поскольку листок-анкета необязателен, унифицированной формы документа нет. Каждая организация разрабатывает и утверждает его структуру по собственному усмотрению, если только для нее не предусмотрен бланк на законодательном уровне.

Анкета заполняется один раз лично работником. Способ заполнения — от руки или на компьютере, как и время — во время подписания трудового договора или после, оговаривается во внутренних нормативных актах работодателя. В любом случае анкету подписывает сотрудник лично.

При заполнении информацию перепроверяют с помощью официальных документов:

• паспорта;
• военного билета;
• диплома об образовании и т. п.

Желательно разъяснить сотрудникам, как заполнить личный листок по учету кадров, какие данные вписывать, насколько объемно. Рекомендуется не допускать односложных ответов, писать все детали, внимательно переписывать все цифры и даты. В противном случае у вас появится бумага с персональными данными, за которую надо отвечать по всей строгости закона, но бесполезная.

Покажем пример заполнения на бланке, включающем основные сведения о работнике.

Для сведения: срок хранения личной карточки

После заполнения документ передается в отдел кадров, включается в личное дело сотрудника. Хранить его следует с иной документацией по персональному составу. Поскольку это теперь собственность предприятия, забрать анкету работник не сможет даже после увольнения. Но учитывая, что в ней содержатся персональные данные подчиненного, работодателю необходимо хранить бумагу с учетом требований законодательства.

• Мотрой Алена
  2023-04-28 10:57:39
  Если хотите внедрить документ в своей организации, утвердите его форму и правила, как заполнить личный листок по учету кадров. И рекомендуем объяснить работникам, зачем он вам нужен, чтобы не было претензий к незаконному сбору персональной информации.
• Наталья
  2023-05-27 09:09:50
  Можно ли вносить в листок по учёту кадров информацию о профессиональной деятельности сотрудника, полученную только с его слов и не подтвержденную какими-либо документами? И как сотрудник может подтвердить эту информацию?
• Наталья
  2023-05-29 07:14:41
  Доброго дня. Хотелось узнать ответ на вопрос. В течении какого времени должен храниться листок по учету кадров в организации?
• Никита Костров
  2023-05-29 07:47:06
  Наталья, доброго дня, в тексте как раз по этому вопросу ссылка есть - посмотрите
• Александр Шигаров
  2023-05-29 18:41:50
  Добрый день! Работодатель ООО может заставить работника заполнять листок по учету кадров, если нигде во внутренних документах не указана для него такая обязанность? Насколько это законно?
• Валентина
  2023-05-30 04:07:47
  Здравствуйте! Пришел на работу молодой сотрудник с массой достижений. Это по его словам. Документальных доказательств нет. Можно этой информации не доверять и не вносить ее в карточку?
• Никита Костров
  2023-05-30 08:34:37
  Александр Шигаров, если в лна ничего по этому поводу не содержится то требования необоснованные
• Никита Костров
  2023-05-30 08:35:17
  Валентина, вносить в карточку надо только то что подтверждено документально
• Ольга Костенко
  2023-05-31 05:47:56
  Здравствуйте, подскажите после увольнения сотрудника, сколько нужно хранить личные листок учёта. У нас бывший сотрудник считает, что это неправомерно.
• Лидия Иванова
  2023-05-31 08:28:10
  Ольга Костенко, Листок по учету кадров - кадровый документ, они хранятся 50 или 75 лет (ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ)
• Ася
  2023-06-01 04:42:19
  Ну скажите мне пожалуйста, какая разница между анкетой и листком по учету кадров. ЗАЧЕМ в личном деле хранить и то, и другое? У меня только анкета, нет ли в этом жуткой ошибки?
• Дана Ильина
  2023-06-09 04:15:58
  Можно ли отказаться от заполнения бланка ?
• Лидия Иванова
  2023-06-09 08:26:10
  Дана Ильина, Если вы кадровик, то нет :)
• Анастасия Пилевина
  2023-06-11 17:33:38
  как заполнять личный листок по учету кадров, если сотрудник работает не полный рабочий день, а по часам? Как правильно указать количество отработанных часов и оплату труда?
• Тойво
  2023-06-14 09:41:05
  Если у сотрудника изменилась фамилия после заключения трудового договора, нужно ли заполнять новый листок или можно внести изменения в уже имеющийся?
• четвертак
  2023-06-16 08:13:52
  Я работаю в небольшой компании и у нас нет отдельного отдела кадров. Кто должен заполнять личный листок сотрудника? Руководитель или сам сотрудник?
• Лидия Иванова
  2023-06-16 10:35:13
  четвертак, Его заполняет тот, на кого в организации возложена ответственность за ведение кадрового учета. Если кадровика нет, это можнт быть бухгалтер, секретарь или даже сам директор
• Аллочка
  2023-06-22 09:53:50
  В статье не упоминается о том, что личный листок по учету кадров является конфиденциальным документом и доступ к нему имеют только уполномоченные лица. Защита персданных вообще-то
• Ольга
  2023-07-08 00:43:23
  Елена Петровна, здравствуйте.
  Меня интересует вопрос. Устраиваюсь в новую компанию, и с меня требуют личный листок. Хоть компания и частная, но требование есть требование, и я готова предоставить необходимые данные. Однако есть накладка: у моего отца в молодости были проблемы с законом, и эта информация до сих пор есть у всех инстанций. По закону подлости, в листке необходимо предоставить информацию обо всех ближайших родственниках.
  
  Могу ли я отказаться заполнять именно эту графу, ответив на все остальные вопросы? В компании строгие правила, и я боюсь, что если там узнают про судимость отца, от меня как от сотрудника откажутся.
• Андрей
  2023-07-08 12:52:46
  День добрый! В листке по учету кадров есть графа «домашний адрес». Здесь указывается место регистрации работника или его фактического проживания?
• Лидия Иванова
  2023-07-10 14:26:31
  Ольга, Личный листок с вас требовать не могут, его заполнение - задача кадровика. вас, скорее всего, просят заполнить анкету. Но, честно, кто же может за вас решить, врать вам в этой анкете или нет :) Риски вы знаете - оцените их самостоятельно и примите решение тоже сами.
• Лидия Иванова
  2023-07-10 14:26:44
  Андрей, Место фактического проживания
• Ольга
  2023-07-15 14:27:21
  Здравствуйте. На данный момент получаю второе высшее образование, нужно ли мне его указывать в личном листке? Если да, то в какой форме?