Работодателям нужно внимательно относиться к кадровой документации. Сотрудники Роструда напомнили, что за отсутствие некоторых кадровых форм предусмотрены административные штрафы в размере до 50 тысяч рублей.
Что случилось?
Роструд напомнил всем работодателям на своем официальном сайте об ответственности за нарушение требований к кадровому учету работников. В частности, если в ходе плановой или внеплановой проверки выяснится, что у работодателя не оформлены на работников личные карточки по форме № Т-2, его ожидает крупный штраф.
Обязанность оформлять сотрудникам карточки по форме № Т-2
Форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Эти карточки в силу требований законодательства обязаны оформлять на своих сотрудников все организации независимо от организационно-правовых форм и числа работающих лиц. Даже в фирме, где работает всего 3 человека, обязательно должны быть оформлены личные карточки.
Роструд напоминает, что руководитель или сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, должен оформлять такую личную карточку на каждого работника, принятого по трудовому договору. Заполняется документ в момент приема на работу, а сведения в него вносятся в течение всего периода трудовой деятельности работника в организации. К таким сведениям, в частности, относятся:
- фамилия, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН;
- адрес регистрации и фактического проживания и номер телефона;
- табельный номер работника;
- ИНН (при наличии) и СНИЛС;
- реквизиты трудового договора;
- вид и характер работы (как в трудовом договоре);
- сведения об образовании;
- семейное положение и данные членов семьи;
- сведения о трудовом стаже;
- данные воинского учета;
- сведения о движении в организации (переводы, назначение на другие должности, данные о выговорах и поощрениях);
- сведения об аттестации (при необходимости).
Обратите внимание, что если положением о кадровом делопроизводстве в организации предусмотрено ведение личных дел сотрудников, это не освобождает от обязанности вести личные карточки. Использовать можно как рекомендованную унифицированную форму, так и разработанную самостоятельно.
Требования к хранению личных карточек работников
Хранить личные карточки сотрудников необходимо с учетом требований законодательства о защите персональных данных, то есть в отдельном помещении или шкафу, куда нет доступа посторонних лиц, не уполномоченных на работу с кадровыми документами. После увольнения сотрудника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации. Срок хранения личных карточек зависит от того, когда человек уволился из организации, и определен требованиями статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ:
- при увольнении до 1 января 2003 года хранить карточки нужно не менее 75 лет;
- при увольнении после 2003 года хранить их нужно в течение 50 лет со дня увольнения.
При необходимости карточки можно сдать в архив.
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение личных карточек
Как информирует Роструд, трудинспекторы начали штрафовать организации, в которых отсутствует личная карточка хотя бы на одного сотрудника. Ведь те работодатели, которые не ведут личные карточки на работников или не переносят в них данные из трудовых книжек, нарушают законодательство о труде. Минимальное наказание за это — предупреждение, максимальное — штраф до 50 000 рублей.
Кроме того, оштрафовать работодателя могут за ненадлежащее хранение этого учетного кадрового документа, поскольку, как уже было сказано выше, он содержит персональные данные работников. Лучше всего запирать такие карточки в шкафу или в сейфе. Тогда можно избежать штрафа по статье 13.11 КоАП РФ. Размер такого административного штрафа также составляет 50 000 рублей.
