Составляем письменное согласие работника на совмещение должностей

Надо ли и почему получать согласие работника на совмещение должностей

Когда в компании есть вакансия, которую руководство не торопится закрывать, или сотрудник болен, находится в отпуске, отсутствует по каким-либо другим причинам, работодатель просит кого-то из работников поработать за отсутствующего. Варианты дополнительной нагрузки:

1. Увеличение функционала. В ТК звучит как «увеличение объема работ». Например: в штатном расписании два бухгалтера, а работает один. Вторая ставка вакантна.
2. Расширение функционала. В ТК — «расширение зоны обслуживания». Например: в штатном расписании две уборщицы — одна должна убирать холл, вторая — офисы. Работает одна — моет и то, и другое. Вторая ставка вакантна.
3. Выполнение обязанностей по другой специальности. В ТК — «совмещение должностей». Например: специалист по кадровому делопроизводству совмещает обязанности специалиста по охране труда.
4. Исполнение обязанностей отсутствующего работника — см. пункты 1-3, если ставки второго бухгалтера, второй уборщицы и специалиста по охране труда кем-то заняты, но сотрудники временно отсутствуют (болезнь, отпуск, другие причины).

В статье 60.2 ТК РФ сказано, что поручение дополнительного функционала допустимо лишь с письменного согласия работника, поэтому тот пишет, что согласен на исполнение дополнительных обязанностей.

Бывает, путают совмещение с внутренним совместительством — слова похожи, да и суть, но есть существенные отличия. Совместительство — выполнение дополнительной работы за пределами рабочего времени, и порядок оформления совершенно другой. Совместитель — человек, работающий по совместительству. Когда речь идет о совмещении должностей, слово «совместитель» не употребляют, чтобы не было неверного понимания.

В статьях иногда встречается понятие «замещение», которым называют временный перевод для замещения временно отсутствующего сотрудника. В период временного перевода человек выполняет только ту работу, на которую его перевели.

Форма согласия

Есть два способа подтвердить, что работник согласен совмещать: либо мы получим от него письменное согласие на совмещение должностей в одной организации, либо сотрудник напишет заявление с просьбой разрешить ему совмещение. Это равноправные документы. Заявление сотрудник пишет, когда инициатива исходит от него, согласие мы берем, когда инициатором выступает работодатель.

На практике встречается третий вариант — на готовом приказе сотрудник пишет «ознакомлен и согласен». Нарушена последовательность: если приказ уже подписан — это действующий нормативный акт, который нельзя издать до того, как сотрудник согласится. Кроме того, подписанию приказа должно предшествовать подписание соглашения к трудовому договору о выполнении дополнительной работы. Поэтому сначала — заявление, потом — соглашение и только потом — приказ.

Как написать согласие

Предложить работнику совмещать свой функционал со второй работой работодатель может как письменно (в форме письма, уведомления, служебной записки), так и устно. Ответ оформляется только письменно. Унифицированной формы нет, порядок оформления текста таков:

1. Адресуется руководителю предприятия, указывается должность, подразделение, Ф.И.О. работника.
2. Название документа.
3. В тексте указывают ссылку на статьи Трудового кодекса РФ, вакантную должность, период, размер доплаты.
4. Уточняется, что работник уведомлен о праве отказаться досрочно, письменно предупредив за 3 рабочих дня. Это не обязательно, но работнику полезно это знать.
5. Ставится дата написания, подпись и расшифровка подписи.

Этот документ служит основанием для заключение дополнительного соглашения к трудовому договору и издания приказа.

Аналогичным образом оформляются документы на исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, увеличение объема работ, расширение зоны обслуживания.

Образец

Вот для примера образец согласия работника на выполнение дополнительной работы, составленного по всем правилам:

Порядок хранения согласий на совмещение

Если в организации есть внутренний регламент ведения кадровой документации, он содержит информацию, куда подшивать согласия на совмещение, целесообразно хранить их вместе с приказами о выполнении дополнительной работы или отдельно в папке оснований к приказам.