Документооборот в обосбленном подразделении

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете? 

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.

1) Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателями. В РКО в строке "Основание" указывается "разменный фонд". В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе - именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма N КО-4). А вот в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики "повесят" на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). ПКО и РКО в этом случае на внутреннюю передачу не оформляются.

2)Если в организации кассиры работают посменно, что закреплено приказами, штатным расписанием и инструкциями, и нет возможности не передавать деньги от одного кассира другому, а сразу инкассировать в кассу (бухгалтерию) предприятия или в банк через инкассаторов, то тогда при пересмене желательно снимать Z-отчет. Таким образом, у Вас их будет 2 за один календарный день и, соответственно, две записи-строки в журнале кассира-операциониста КМ-4 за одни календарные сутки, и это нормально. По идее можно было обойтись простым информационным Х-отчетом при пересмене, но там, где материальная ответственность, там должно быть все четко. Так как в случае конфликта, основным документом при расхождении выручки будет только фискальный Z-отчет. Дополнительно при пересмене Вам нужно разработать и использовать свой внутренний акт «Приема-передачи наличных средств в течение календарной смены в ККМ» в трех экземплярах (по одному для всех участников). Это нормально, так как подобной унифицированной формы, именно для этой специфики, не существует. Данная процедура и документ должны быть отражены отдельным приказом и в учетной политике предприятия.

Также второй кассир при сдаче выручки в кассу бухгалтерии должен заполнить форму КМ-6 на основании данных за полный рабочий календарный день.

3) Специального документа на этот счёт не нашёл. Возможно, нужно разработать свой аналог акта КМ-3 на данный вид операций.

Рекомендация эксперта
1) В Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Однако такую кассовую первичку, как ПКО, РКО, кассовую книгу, книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным формам. Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов). ФНС России также указывала на недопустимость определения руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых установлено законодательством о применении контрольно-кассовой техники

2) Форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» кассир вместе с выручкой сдает по приходному ордеру в кассу бухгалтерии предприятия. Форма КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» – является приложением к форме КМ-6 «Справке-отчету кассира-операциониста» и хранится вместе с ней в архиве предприятия в ЛЮБОМ удобном для Вас виде. Можете подшивать их помесячно (квартально) и хранить вместе со всеми кассовыми документами. Сам способ хранения никакими законодательными актами и внутренними инструкциями ИФНС нигде не регламентируется.