Можем ли мы принять чеки за ГСМ к учету?

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете? 

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: когда в состав расходов для расчета единого налога можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет. Организация (предприниматель) применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Организации и предприниматели, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить затраты на приобретение ГСМ в состав расходов на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) или в состав материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При упрощенке расходы учитываются кассовым методом. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы на ГСМ, включенные в состав затрат на содержание транспорта, можно признать при одновременном выполнении следующих условий:

ГСМ приобретены;

расходы оплачены.

Это следует из положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ .

Материальные расходы при расчете единого налога учитываются в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ). Исключением из этого правила являются расходы на приобретение сырья и материалов. После оплаты такие расходы можно включать в расчет налоговой базы, не дожидаясь их списания в производство (подп. 1 п. 3 ст. 273, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому исходя из буквального толкования абзаца 2 пункта 2 статьи 346.16 и пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ при расчете единого налога стоимость приобретенных ГСМ можно учесть сразу после оплаты независимо от даты их списания. Такой же вывод можно сделать из писем Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-11-09/413  и УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413.

При этом в письме УФНС России по г. Москве уточнено, что налоговую базу по единому налогу при упрощенке (так же как и по налогу на прибыль) расходы на ГСМ уменьшают только в пределах норм. Поэтому, если организация (предприниматель) сразу будет относить на расходы всю стоимость оплаченных ГСМ, она может исказить налоговую базу и занизить сумму авансовых платежей (налога), подлежащую уплате в бюджет.

Чтобы избежать этого, по итогам каждого отчетного периода (года) ей придется сопоставлять стоимость ГСМ, списанных на расходы по факту оплаты, и стоимость ГСМ, подлежащих списанию в соответствии с нормами. Рассчитать величину затрат на приобретение ГСМ в пределах норм можно, используя суммарные данные о пробеге автомобиля и расходе топлива за отчетный (налоговый) период. Если результат расчетов покажет, что стоимость ГСМ, списанных по оплате, больше, чем стоимость ГСМ, подлежащих списанию по нормам, расходы нужно будет скорректировать и внести исправления в книгу учета доходов и расходов.

Отказаться от пересчета налоговой базы можно, если в течение отчетного (налогового) периода стоимость израсходованных ГСМ сразу будет списываться на затраты в пределах норм.

В сложившейся ситуации налогоплательщик должен самостоятельно принять решение о порядке списания расходов на ГСМ.

Для включения расходов на ГСМ в расчет налоговой базы по единому налогу потребуются документы, подтверждающие:

стоимость приобретенных материалов (накладные, счета-фактуры, товарные чеки);

оплату приобретенных материалов (платежные поручения, кассовые чеки, квитанции);

количество материалов, израсходованных при эксплуатации автомобиля (путевые листы).

Такой вывод следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ , писем Минфина России от 2 февраля 2005 г. № 03-03-02-05/7, ФНС России от 22 ноября 2010 г. № ШС-37-3/15988, УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413 и подтверждается арбитражной практикой (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006, Западно-Сибирского округа от 17 марта 2009 г. № Ф04-1471/2009(2200-А03-19), от 23 мая 2006 г. № Ф04-2874/2006(22560-А27-15)).

Образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для организаций, осуществляющих автотранспортную деятельность (п. 2 постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Однако на практике их могут применять и предприниматели. Кроме того, предприниматели могут использовать форму, разработанную самостоятельно. При этом реквизиты путевых листов, обязательные для заполнения предпринимателями, утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Сумму расходов на ГСМ, которые включаются в расчет налоговой базы по единому налогу, укажите в разделе I книги учета доходов расходов (п. 2.1–2.3, 2.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н).

Пример отражения расходов на ГСМ в книге учета доходов и расходов. Предприниматель применяет упрощенку, единый налог рассчитывает с разницы между доходами и расходами

Предприниматель, зарегистрированный в Москве, использует в своей деятельности автомобиль ВАЗ-21099 (общий пробег – 155 000 км).

5 марта он отправился на этом автомобиле развозить своим клиентам информационные материалы.

Для заправки автомобиля предприниматель приобрел 25 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 484 руб. В кассовом чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

В путевом листе за 5 марта отражены следующие данные:

остаток топлива в баке при выезде – 5 литров;

остаток топлива в баке при возвращении – 7 литров;

пробег автомобиля за время служебной поездки – 200 км.

Предприниматель принял решение списывать расходы на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Исходя из этого, он установил:

базовую норму расхода топлива – 7,8 л/100 км;

надбавку за работу в городе с населением свыше 3 млн человек – 25 процентов;

надбавку для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет, с общим пробегом более 100 000 км – 5 процентов;

надбавку за использование кондиционера в автомобиле – 7 процентов.

При расчете нормативного расхода топлива он использовал формулу (п. 2.1 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Нормативный расход топлива, л

= 0,01 ? Базовая норма расхода топлива (л/100 км) ? Пробег автомобиля, км ? 1 + 0,01 ? поправочный коэффициент, %

Поправочный коэффициент, необходимый для определения нормативного расхода топлива, предприниматель рассчитал так:

25% + 5% + 7% = 37%.

Нормативный расход топлива составил:

0,01 ? 7,8 л/100 км ? 200 км ? (1 + 0,01 ? 37) = 21 л.

Сумма расходов на ГСМ (в пределах норм), которые предприниматель учитывает при расчете единого налога, равна:

21 л ? 484 руб. : 25 л = 407 руб.

Произведенный расчет предприниматель оформил в виде справки.

Расходы на ГСМ в пределах норм предприниматель отразил в книге учета доходов и расходов.