Важно
Минфин обновит КБК для НДФЛ на 2025 год Несмотря на формирование в электронном виде информации о служебной деятельности и стаже каждого работника, многие продолжают вести книжки в бумажном виде. Работодатели заполняют их и хранят у себя. Документы относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому следует знать, как списать испорченную трудовую книжку и не нарушить закон.
Навигация
В каких случаях требуется оформление списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
С 01.09.2021 утвержден новый порядок ведения и хранения названных документов (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 и инструкция от 10.10.2003 утратили силу.
Формуляр списывается в случаях, если он:
- испорчен при первичном заполнении бланка (например, специалист по кадрам неверно указал фамилию работника или дату рождения);
- пришел в негодность (испачкался, порвался, обгорел или залит жидкостью);
- он не востребован бывшим работником и прошло 50 лет (75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003) — п. 449 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.
Может пригодиться: как восстановить трудовую книжку
Как списать старые бланки трудовых книжек и вкладышей
При появлении одной из указанных выше ситуаций возникает вопрос, как осуществить списание и кто ответственный за этот процесс. Документы строгой отчетности нельзя просто выбросить, поэтому процедура состоит из этапов:
- В организации создается комиссия. Её состав ничем не регламентирован, обычно включают заместителя директора, специалиста отдела кадров, секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т. п.
- Комиссия проводит инвентаризацию бумаг и подтверждает, что они подлежат уничтожению (проверяется срок хранения, допущенные ошибки, внешний вид).
- Члены комиссии составляют акт о порче бланка и все подписывают его.
- Списанные бумаги уничтожаются физически.
На заметку: как заверяется копия трудовой книжки
Кто и как составляет акт о порче бланка трудовой книжки или вкладыша к ней
После проведения инвентаризации списание оформляется актом.
Форма документа произвольная, рекомендуется указывать в нем такую информацию:
- наименование организации;
- название документа, дату составления и номер;
- место составления;
- членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должности;
- дату, в которую бумаги были испорчены, либо временной интервал;
- причину порчи бланков;
- название, реквизиты и количество испорченных документов;
- способ уничтожения форм;
- подписи членов комиссии.
Для наглядности — образец причины списания трудовой книжки в акте и весь акт целиком.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» (ООО «Ppt.ru») АКТ О СПИСАНИИ № 5 Субъект РФ 31.10.2024 31.10.2024 в 10 часов 30 минут составлен настоящий акт о нижеследующем. Комиссия в составе: Председатель: Пэпэтэшин П.П., начальник отдела кадров Члены комиссии: Матросова Ю.В., специалист по кадрам Коньков С.П., бухгалтер установила и зафиксировала следующее: В период с 01.10.2024 по 31.10.2024 в ООО «Ppt.ru» были испорчены бланки трудовых книжек:
Комиссией подтверждено, что указанные бланки пришли в негодность, принято решение об их уничтожении. 31.10.2024 произведено уничтожение путем измельчения в бумагорезательной машине. Председатель: Пэпэтэшин / П.П. Пэпэтэшин Члены комиссии: Матросова / Ю.В. Матросова Коньков / С.П. Коньков |
Вам будет полезно узнать: как оформить электронную трудовую книжку
Поскольку вкладыш тоже является документом строгой отчетности, документ об его уничтожении составляется аналогично.
В конце каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчет об оставшихся у него бланках, о суммах, полученных за их оформление. Для подготовки к такому отчету при списании документов можно составить акт об их остатке.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок уничтожения персональных данных оператором при достижении цели обработки персональных данных либо при отзыве согласия на их обработку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Процедура утилизации трудовых книжек и вкладышей к ним
Документы уничтожаются способом, который впоследствии не позволит прочитать или восстановить информацию на них. Например:
- сжигание в закрытой печи или огнеупорном контейнере (самый непопулярный способ, так как небезопасный);
- измельчение без приборов (разрывание, разрезание ножницами или канцелярским ножом);
- измельчение в специальном приборе — бумагорезательной машине (шредере);
- передача в специальные организации для хранения и уничтожения.
Для сокращения количества бумаг не обязательно составлять отдельный акт об утилизации вкладыша к трудовой книжке (или ее самой), способ уничтожения допускается указать в акте о списании.
