Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Размер шрифта:

Несмотря на формирование в электронном виде информации о служебной деятельности и стаже каждого работника, многие продолжают вести книжки в бумажном виде. Работодатели заполняют их и хранят у себя. Документы относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому следует знать, как списать испорченную трудовую книжку и не нарушить закон.

Содержание

В каких случаях требуется оформление списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

С 01.09.2021 утвержден новый порядок ведения и хранения названных документов (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 и инструкция от 10.10.2003 утратили силу.

Формуляр списывается в случаях, если он:

  • испорчен при первичном заполнении бланка (например, специалист по кадрам неверно указал фамилию работника или дату рождения);
  • пришел в негодность (испачкался, порвался, обгорел или залит жидкостью);
  • он не востребован бывшим работником и прошло 50 лет (75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003) — п. 449 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.
Может пригодиться: как восстановить трудовую книжку
ВАЖНО!
С 1 января 2023 г. введены в действие формы нового образца, но старые бланки являются действительными. Они не подлежат уничтожению, могут использоваться без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства № 1250 от 24.07.2021).

Как списать старые бланки трудовых книжек и вкладышей

При появлении одной из указанных выше ситуаций возникает вопрос, как осуществить списание и кто ответственный за этот процесс. Документы строгой отчетности нельзя просто выбросить, поэтому процедура состоит из этапов:

  1. В организации создается комиссия. Её состав ничем не регламентирован, обычно включают заместителя директора, специалиста отдела кадров, секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т. п.
  2. Комиссия проводит инвентаризацию бумаг и подтверждает, что они подлежат уничтожению (проверяется срок хранения, допущенные ошибки, внешний вид).
  3. Члены комиссии составляют акт о порче бланка и все подписывают его.
  4. Списанные бумаги уничтожаются физически.
На заметку: как заверяется копия трудовой книжки

Кто и как составляет акт о порче бланка трудовой книжки или вкладыша к ней

После проведения инвентаризации списание оформляется актом.

Форма документа произвольная, рекомендуется указывать в нем такую информацию:

  • наименование организации;
  • название документа, дату составления и номер;
  • место составления;
  • членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должности;
  • дату, в которую бумаги были испорчены, либо временной интервал;
  • причину порчи бланков;
  • название, реквизиты и количество испорченных документов;
  • способ уничтожения форм;
  • подписи членов комиссии.

Для наглядности — образец причины списания трудовой книжки в акте и весь акт целиком.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

(ООО «Ppt.ru»)

АКТ О СПИСАНИИ

№ 5

Субъект РФ

31.10.2023

31.10.2023 в 10 часов 30 минут составлен настоящий акт о нижеследующем.

Комиссия в составе:

Председатель: Пэпэтэшин П.П., начальник отдела кадров

Члены комиссии: Матросова Ю.В., специалист по кадрам

Коньков С.П., бухгалтер

установила и зафиксировала следующее:

В период с 01.10.2023 по 31.10.2023 в ООО «Ppt.ru» были испорчены бланки трудовых книжек:

  • 1 бланк: серия ТК № 123456, причина — неправильное заполнение графы «Фамилия»;
  • 1 бланк: серия ТК-III № 234567, причина — документ обветшал и порвался.

Комиссией подтверждено, что указанные бланки пришли в негодность, принято решение об их уничтожении.

31.10.2023 произведено уничтожение путем измельчения в бумагорезательной машине.

Председатель: Пэпэтэшин / П.П. Пэпэтэшин

Члены комиссии: Матросова / Ю.В. Матросова

Коньков / С.П. Коньков

Вам будет полезно узнать: как оформить электронную трудовую книжку

Поскольку вкладыш тоже является документом строгой отчетности, документ об его уничтожении составляется аналогично.

В конце каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчет об оставшихся у него бланках, о суммах, полученных за их оформление. Для подготовки к такому отчету при списании документов можно составить акт об их остатке.

Процедура утилизации трудовых книжек и вкладышей к ним

Документы уничтожаются способом, который впоследствии не позволит прочитать или восстановить информацию на них. Например:

  • сжигание в закрытой печи или огнеупорном контейнере (самый непопулярный способ, так как небезопасный);
  • измельчение без приборов (разрывание, разрезание ножницами или канцелярским ножом);
  • измельчение в специальном приборе — бумагорезательной машине (шредере);
  • передача в специальные организации для хранения и уничтожения.

Для сокращения количества бумаг не обязательно составлять отдельный акт об утилизации вкладыша к трудовой книжке (или ее самой), способ уничтожения допускается указать в акте о списании.

  • 2023-11-17 08:44:43
    Если при оформлении акта допущены ошибки, то необязательно изготавливать новый акт и выводить его на печать повторно. Достаточно аккуратно зачеркнуть неверную запись, указать правильный вариант и написать «Исправленному верить». Рядом с исправлением члены комиссии ставят свои подписи.
Оставить комментарий Распечатать
Чечеткина Елена Специалист по кадрам, юрист

Специалист по кадрам, юрисконсульт (государственное учреждение)