Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки

В каких случаях требуется оформление списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

С 01.09.2021 утвержден новый порядок ведения и хранения названных документов (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 и инструкция от 10.10.2003 утратили силу.

Формуляр списывается в случаях, если он:

• испорчен при первичном заполнении бланка (например, специалист по кадрам неверно указал фамилию работника или дату рождения);
• пришел в негодность (испачкался, порвался, обгорел или залит жидкостью);
• он не востребован бывшим работником и прошло 50 лет (75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003) — п. 449 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.

Может пригодиться: как восстановить трудовую книжку

Как списать старые бланки трудовых книжек и вкладышей

При появлении одной из указанных выше ситуаций возникает вопрос, как осуществить списание и кто ответственный за этот процесс. Документы строгой отчетности нельзя просто выбросить, поэтому процедура состоит из этапов:

1. В организации создается комиссия. Её состав ничем не регламентирован, обычно включают заместителя директора, специалиста отдела кадров, секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т. п.
2. Комиссия проводит инвентаризацию бумаг и подтверждает, что они подлежат уничтожению (проверяется срок хранения, допущенные ошибки, внешний вид).
3. Члены комиссии составляют акт о порче бланка и все подписывают его.
4. Списанные бумаги уничтожаются физически.

На заметку: как заверяется копия трудовой книжки

Кто и как составляет акт о порче бланка трудовой книжки или вкладыша к ней

После проведения инвентаризации списание оформляется актом.

Форма документа произвольная, рекомендуется указывать в нем такую информацию:

• наименование организации;
• название документа, дату составления и номер;
• место составления;
• членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должности;
• дату, в которую бумаги были испорчены, либо временной интервал;
• причину порчи бланков;
• название, реквизиты и количество испорченных документов;
• способ уничтожения форм;
• подписи членов комиссии.

Для наглядности — образец причины списания трудовой книжки в акте и весь акт целиком.

Вам будет полезно узнать: как оформить электронную трудовую книжку

Поскольку вкладыш тоже является документом строгой отчетности, документ об его уничтожении составляется аналогично.

В конце каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчет об оставшихся у него бланках, о суммах, полученных за их оформление. Для подготовки к такому отчету при списании документов можно составить акт об их остатке.

Процедура утилизации трудовых книжек и вкладышей к ним

Документы уничтожаются способом, который впоследствии не позволит прочитать или восстановить информацию на них. Например:

• сжигание в закрытой печи или огнеупорном контейнере (самый непопулярный способ, так как небезопасный);
• измельчение без приборов (разрывание, разрезание ножницами или канцелярским ножом);
• измельчение в специальном приборе — бумагорезательной машине (шредере);
• передача в специальные организации для хранения и уничтожения.

Для сокращения количества бумаг не обязательно составлять отдельный акт об утилизации вкладыша к трудовой книжке (или ее самой), способ уничтожения допускается указать в акте о списании.

• Чечеткина Елена
  2023-11-17 08:44:43
  Если при оформлении акта допущены ошибки, то необязательно изготавливать новый акт и выводить его на печать повторно. Достаточно аккуратно зачеркнуть неверную запись, указать правильный вариант и написать «Исправленному верить». Рядом с исправлением члены комиссии ставят свои подписи.