Можно ли использовать «мягкие» накладные

Использование бумажных бланков, в том числе приобретенных через торговую сеть, не запрещено правилами бухучета.

Придется постараться, чтобы оформить документ без ошибок, что при ручном заполнении сложнее, чем в бухгалтерской программе. Кроме того, накладные оформляются, как минимум, в двух экземплярах, которые должны быть абсолютно идентичными, четкими и хорошо читаемыми. Сам факт использования покупных бланков законен и не вызывает вопросов у налоговиков. А вот небрежное или неполное заполнение документа им точно не понравится.

Не забудьте, вернувшись из отпуска, перенести данные оформленных вручную документов в 1С, чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете и формировании налоговых баз.

Можно ли самостоятельно изготовить бланки накладных для заполнения от руки?

Если я сам изготовлю и напечатаю бланки накладных для последующего заполнения их вручную, то будут ли такие бланки соответствовать требованиям законодательства?

Отвечает Дорофеева Ирина

Да, такие бланки соответствуют законодательству, если в них присутствуют все обязательные реквизиты, указанные в п. 1 ст. 9 закона 402-ФЗ. Это будут наименование, дата и номер документа, наименование продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя), подробные сведения о товаре, подписи ответственных лиц: покупателя и продавца, оттиски печатей сторон (при их наличии).

Удобно распечатать унифицированные формы накладных, хотя они и необязательны к применению с 2013 года. Однако при использовании унифицированных форм отсутствует вероятность ошибки в наличии необходимых реквизитов.

Заполнять распечатанные накладные допускается вручную, это не является нарушением законодательства. Важно оформить их без ошибок и разборчиво в необходимом количестве экземпляров.

Должны ли бланки накладных быть унифицированной формы?

Нужно ли следить за тем, чтобы бланки накладных, которые мы используем, обязательно соответствовали определённой унифицированной форме, или допустимы незначительные отклонения от установленных образцов?

Отвечает Дорофеева Ирина

С 1 января 2013 года использование унифицированных форм перестало быть обязательным. Закон 402-ФЗ разрешил предпринимателям использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Важно, чтобы такие бланки содержали обязательные реквизиты первичных документов, указанные в п. 1 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для накладных это станут наименование, дата и номер документа, наименование продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя), подробные сведения о товаре, подписи ответственных лиц — покупателя и продавца, оттиски печатей сторон (при их наличии).

Предприятия и ИП вправе дополнять указанные в законе обязательные реквизиты, но исключать их из самостоятельно разработанной формы не допускается.

Можно ли заполнять накладные и счета-фактуры от руки?

Существует ли запрет на заполнение накладных и счетов-фактур от руки? Планируем переходить на использование ручного заполнения для некоторых документов, но волнуемся о законности данного подхода.

Отвечает Дорофеева Ирина

Накладные и счета-фактуры допускается оформлять как вручную, так и комбинированным способом (т.е. частично на компьютере, а частично от руки). При ручном заполнении следует учитывать общие требования к первичным учетным документам, изложенным в ФСБУ 27/2021.

Важно заполнить бланк накладной (счета-фактуры) разборчиво и четко в необходимом количестве экземпляров.

Кроме того, ФСБУ 27/2021 указывает, что при ручном оформлении первичных документов бухгалтерского учета следует использовать средства (краски, чернила, шариковые ручки), позволяющие обеспечить сохранность записи в течение установленного срока хранения первички. Сроки хранения прописаны в ст. 29 закона 402-ФЗ.

Использование карандаша, прочих средств, не обеспечивающих сохранность записи, прямо запрещено ФСБУ 27/2021 (п. 13).

Какие риски связаны с использованием «мягких» накладных на практике?

Использование бланков накладных, купленных в книжных магазинах, представляет собой какую-то угрозу для нашей бухгалтерии или налоговой отчётности? На что стоит обратить внимание, чтобы не допустить ошибок?

Отвечает Дорофеева Ирина

Сам факт использования «мягких» бланков никакой угрозы не представляет, поскольку их применение не запрещено. Более того, покупные бланки изготовлены по унифицированным формам, содержащим все обязательные реквизиты, что хорошо.

Обратить внимание стоит на корректное и аккуратное заполнение накладных: разборчивый почерк ответственного за оформление документа станет большим плюсом, позволит избежать разночтений букв, цифр и символов.

Кроме того, внимательно ознакомьтесь с ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Здесь изложены не только правила заполнения первички, но указаны даже требования к применяемым при заполнении средствам (краскам, шариковым ручкам, чернилам).

Они должны гарантировать сохранение записей в течение всего срока хранения первичных бухгалтерских документов, в данном случае — заполненных вручную накладных.

Как влияют ошибки ручного заполнения накладных на налоговую отчётность?

При ручном заполнении документов возможны ошибки. Как их наличие может повлиять на нашу налоговую отчётность и что сделать, чтобы минимизировать эти риски?

Отвечает Дорофеева Ирина

Ошибки возможны при любом способе заполнения первичных бухгалтерских документов, и, конечно, их следует избегать.

Если уж неточность все же закралась в накладную, то исправлять ее надо корректно.

Внесению исправлений в первичку посвящен раздел III ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Вот что, в частности, здесь указано:

• и ошибочные, и исправленные данные должны читаться: ошибочный текст или сумма зачеркиваются, исправленные данные вписываются сверху;
• исправление сопровождается проставлением его даты и заверяется подписью ответственного лица;
• подчистки, замазывание, стирание ошибочных данных не допускаются.

После устранения ошибок в накладной, не забудьте внести соответствующие изменения в бухгалтерский и налоговый учет.