Товарная накладная ТОРГ-12: заполняем по образцу

Товарная накладная — что это за форма

В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 указано, что такое ТОРГ-12 — унифицированный бланк, который часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации вправе использовать не только вышеуказанный документ, но и другие формы накладных (см. 402-ФЗ "О бухучете" от 06.12.2011). Часто предприятия используют форму универсального передаточного документа (или УПД), которая содержит в себе и товарную накладную, и счет-фактуру.

Первичная учетная форма по ОКУД 0330212 входит в альбом унифицированных бланков из постановления Госкомстата № 132. Со вступлением в силу закона 402-ФЗ бухгалтерам необязательно использовать унифицированную форму ТОРГ-12. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

• она привычна и понятна;
• отвечает требованиям нормативных актов;
• в случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например претензий к качеству приобретенного товара (закон № 2300-1 "О защите прав потребителей" от 07.02.1992);
• подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ);
• служит подтверждением истечения гарантийного срока (закон № 2300-1) и т. д.

Каковы основания для оформления ТОРГ-12

Так как товарная накладная — это учетный документ, по которому передают и принимают продукцию, то основанием для оформления является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Пригодится: как заполнить универсальный передаточный документ

Правила оформления товарной накладной

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется продавцом. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Ее оформляют при отгрузке материальных ценностей. Выводится на печать документ в двух экземплярах: один остается у компании-поставщика, другой передается компании-покупателю.

Мы собрали основные правила заполнения ТОРГ-12 в таблице:

В нормативах по заполнению ТОРГ-12 разъясняется, как правильно подписать накладную при приеме товара, — документ подписывают обе стороны: представители продавца и грузополучателя (покупателя). Со стороны покупателя подпись оставляет не только руководитель, но и сотрудник, принимавший поставку. А со стороны поставщика документ подписывает работник, ответственный за поставку, главный бухгалтер (при наличии) и сотрудник, который произвел отпуск груза.

Предлагаем наш образец ТОРГ-12:

Электронная товарная накладная ТОРГ-12

С развитием электронного документооборота первичку чаще оформляют в электронном виде. Законодательно разрешено это ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011.

У электронной формы есть утвержденный формат передачи по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО (Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Использование электронного варианта с ЭЦП позволяет быстро обмениваться документами с контрагентами и представлять их по требованию налоговых инспекторов.

По теме: электронный документооборот на предприятии

Сроки хранения ТОРГ-12

Срок хранения накладной бухгалтер начинает отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 29 закона № 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет не менее пяти лет после окончания отчетного года. Необходимо придерживаться его и для ТОРГ-12, но только в том случае, если такой накладной не подтверждают размер убытка, переносимого на будущее. Если это происходит, то в соответствии со ст. 283 НК РФ накладную ТОРГ-12 хранят в течение всего срока, на протяжении которого уменьшают налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.

Дополнительно: сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ-12 печать должна стоять: она предусмотрена формой. Иногда по этому вопросу возникают разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в ТОРГ-12 печать ставить необязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали форму со стороны продавца и грузополучателя, несут в том числе и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

В случае возврата товара поставщику ТОРГ-12 заполняется покупателем: происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными. Предприятия, которые вместо ТОРГ-12 используют УПД, составляют не обратную реализацию, а выписывают корректировочный документ.

• Фатахова Наталья
  2022-11-17 07:18:26
  В настоящее время уже редко встретишь ТОРГ-12, в оборот плотно вошли универсальные передаточные документы и корректирующие их универсальные корректировочные документы. Объединить в себе товарную накладную и счет-фактуру было отличной идеей со стороны законодателей.
• Наталья
  2022-12-13 11:02:15
  1. Заполняется накладная в 2-х экземплярах для продавца и покупателя, оба имеют одинаковую юридическую силу
  2. Не должно быть исправлений и помарок
  3. Почерк должен быть разборчив, либо накладная оформлена на компьюторе.
  4. Все графы должны быть заполнены
  5. Согласно закону №402 ФЗ ч.5 ст.9 накладная может быть передана в электроном виде. Для этого есть специальная форма.
• Болтенкова
  2023-06-13 10:33:55
  как правильно оформить товарную накладную, если у нас есть несколько поставщиков и товары поступают от них в разное время? Как это отразить в документе?
• Сергей
  2023-06-14 12:04:27
  Если у нас в компании есть несколько складов, находящихся в разных регионах, как правильно заполнять графу "Место составления"? Нужно ли указывать адрес каждого склада или достаточно указать главный офис компании?
• Юров
  2023-06-15 11:14:07
  Если я отправил электронную товарную накладную, то нужно ли мне хранить бумажный экземпляр? И если да, то как долго его нужно хранить?
• Наивка
  2023-06-23 08:26:34
  При заполнении товарной накладной необходимо обязательно указывайте не только количество товара, но и его стоимость! Это важно, но автор почему-то забыл упомянуть об этом.