В процессе трудовой деятельности работники обращаются к руководителю с различными сообщениями и просьбами. В организации целесообразно завести журнал регистрации заявлений работников и фиксировать в нем все письменные обращения.
Обязательно ли ведение журнала регистрации заявлений
Законодательно такая обязанность не закреплена, поэтому каждый руководитель решает вопрос ведения книги учета обращений самостоятельно. Причем в зависимости от размера организации допускается ведение как общего документа, так и отдельных ведомостей по подразделениям (например, журнал регистрации заявлений в отделе имущественных отношений, в отделе кадров, правовой и юридической работы и т.д.).
Для сведения: как оформить и заполнить журнал выдачи материальных ценностей.
Зачем он нужен
Письменное обращение, оформленное надлежащим образом, — это юридически значимый документ. Ведение установленной в компании формы учета заявлений работников позволяет организовать документооборот:
- зафиксировать обращение работника, что позволит документу не потеряться;
- передать документ сотруднику, уполномоченному решать определенные вопросы;
- вовремя ответить работнику или издать соответствующий приказ.
Для сведения: как оформить и заполнить журнал въезда и выезда автотранспорта.
Какие просьбы регистрировать в журнале
Обычно в организациях в книгах регистрации фиксируются такие обращения о:
- приеме на работу, переводе и увольнении;
- отпуске: предоставлении, замене денежной компенсацией, переносе, разделении на части;
- выдаче документов или их копий, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ);
- перечислении заработной платы на расчетный счет в банке и др.
Резюмируя изложенное, отвечаем на вопрос, нужно ли сейчас вести журналы по регистрации заявлений работников на прием, перевод, отпуск, увольнение (в 2024 году), — надо, если это принято в вашей организации и установлено локальным актом (инструкцией по кадровому делопроизводству).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы должны быть в организации в обязательном порядке. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как выглядит книга учета
Требования к содержанию того, что входит в журнал регистрации заявлений, в законодательстве содержатся редко и используются в отдельном ведомстве. Например, согласно п. 53.6 Приказа МВД России от 27.09.2019 № 660, ответственный сотрудник принимает просьбу о выдаче справки об отсутствии судимости и вносит сведения о её регистрации в форму учета, которая содержит графы:
|
№ п/п |
Дата регистрации |
Фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя |
Фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего документ |
|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма утверждается в компании в зависимости от её специфики и характера поступающих обращений, оформляется по правилам:
- титульный лист: наименование книги, дата начала и окончания её ведения, ответственное лицо;
- основная часть — таблица, включающая сведения: номер и дату записи, ФИО сотрудника, суть просьбы, резолюцию, изданный приказ (при наличии) и др.
Вот пример, как может выглядеть журнал приема заявлений в кадрах, оформленный по правилам:
Допускается внесение дополнительных граф — например, таких:
Как заполнять журнал регистрации заявлений
Обычно журнал заполняется от руки. Информация вносится во все представленные графы, проставляется подпись сотрудника, если это предусмотрено. Некоторые столбцы допускается заполнять позднее при совершении действий не в момент обращения (например, выдача копий документов работнику).
Закон не ограничивает работодателя ведением только бумажной формы регистрационной книги. В организации допустимо иметь и электронный формат, например в Эксель, который будут использовать все подразделения.
Срок и порядок хранения книги учета
Книги учета хранятся в архиве организации или в подразделениях (канцелярии, отделе кадров и т.д.). Сроки определены Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 463) и зависят от вида обращения:
|
Вид регистрируемой просьбы |
Срок хранения, лет |
|---|---|
|
О приеме, переводе, увольнении |
50/75 |
|
О выдаче справок о зарплате, месте работы, стаже |
5 |
|
Об отпусках |
5 |
По теме: инструкция: как хранить документы в архиве
