Инструкция: готовим уведомление об отпуске

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Работодателю нужно уведомлять сотрудников об отпусках за две недели до начала отпуска.
2. Уведомление можно сделать письменно, устно или добавить в график отпусков.
3. В документе обязательно указываются реквизиты компании, данные сотрудника и даты отпуска.
4. Уведомление подписывается сотрудником и хранится в отделе кадров.
5. Если сотрудник отказывается подписать уведомление, составляется акт об отказе в присутствии свидетелей.

Надо ли уведомлять работников о предстоящем отпуске

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя ежегодно предоставлять сотрудникам оплачиваемый период для отдыха с сохранением рабочих мест (статьи 115, 122 ТК РФ). Для этого за 2 недели до завершения текущего года составляют график, в соответствии с которым персонал отправят отдыхать в следующем году. График работодатель утверждает с учетом мнения профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

А за две недели до начала запланированного отдыха работодатель обязан оповестить каждого подчиненного под роспись о том, когда начнется его отпускной период по запланированному графику. Для этого необходимо составить специальное напоминание об уходе в отпуск в письменном виде (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Соблюдать нормы ст. 123 ТК РФ требуют и письма Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) — например, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1. Работодатели вправе самостоятельно выбрать для себя удобный способ, как известить персонал об уходе отдыхать в соответствии с намеченным графиком. Есть несколько доступных способов:

• отдать ему напоминание, составленное в письменном виде, а факт получения сотрудник подтверждает подписью;
• известить о времени отдыха устно и зафиксировать это в специальном журнале, а в качестве подтверждения, что его своевременно уведомили, сотрудник ставит в нем подпись;
• зафиксировать факт оповещения непосредственно в графике, для этого дополнить составленный заранее график двумя новыми графами (для подписи и даты, когда его уведомили).

В письменном напоминании о дате ухода на очередной отдых нет необходимости, например, если человек по договоренности с руководством решил отдохнуть без оплаты. Для этого ему следует только написать отдельное заявление с просьбой о неоплачиваемом отдыхе на выбранный сотрудником период, согласованный с руководством.

Как составить уведомление

Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.

В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:

• название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
• название документа и его порядковый номер;
• дату составления документа;
• должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
• дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
• подпись руководителя или иного уполномоченного лица.

В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.

Примеры уведомлений

Вот как выглядит специальное сообщение про отпуск, составленное в произвольном виде, например, для детского образовательного учреждения. В нем обычно указывают не только дату начала отдыха по графику, но и дату выхода на работу:

А это бланк специального уведомления, который удобно использовать для оповещения персонала компании о начале отпускного периода:

Если решили уведомить человека о начале отдыха при помощи приказа, то его удобнее всего, хоть и необязательно, составить по унифицированной форме № Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для группы работников). В этой форме уже есть все необходимые реквизиты, включая графу для ознакомления сотрудника с приказом. При необходимости есть возможность включить в этот типовой бланк дополнительные графы.

Как передать уведомление работнику

Есть несколько основных способов вручить уведомление отпускнику:

• отдать лично в руки на рабочем месте;
• передать при помощи доверенного лица или курьера (если человек отсутствует, например, из-за болезни или командировки);
• отправить по Почте России заказным письмом с уведомлением и описью, но обязательно следует учитывать сроки доставки.

Что делать, если сотрудник не подписывает уведомление

По Трудовому кодексу РФ соблюдать очередность отдыха по графику, утвержденному заранее, обязан не только работодатель, но и работник (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). А дело работодателя напомнить об этом. Но работник вправе и отказаться в получении документа.

Если подчиненный отказывается подписывать уведомление, то необходимо составить акт об отказе в присутствии нескольких свидетелей. В нем отмечают, каковы причины, из-за которых человек отказывается ставить подпись. Содержание акта подтверждают личными подписями свидетели (минимум двое).

Познавательное видео: мифы и правда про ежегодный отпуск