Для кадрового электронного документооборота понадобятся системы КЭДО. Можно использовать собственный информационный сервис или общероссийскую платформу. Программ много, и организация может выбрать любую из них: сделали для вас обзор систем КЭДО.
Платформы для кадрового электронного документооборота
Взаимодействие работодателей и работников через кадровый электронный документооборот — КЭДО — осуществляется при помощи электронной подписи и программы КЭДО (ст. 22.3 ТК РФ). Работодатель и его сотрудники получают электронную подпись и устанавливают одну и ту же информационную систему (ст. 22.1 ТК РФ). Все расходы на внедрение и эксплуатацию электродокументооборота несет работодатель.
Подробнее: что такое КЭДО и обязательно ли внедрять
Кадровая работа через ЭКДО подразумевает отправку документов, заявлений, уведомлений и сообщений в рамках трудового законодательства. Документацию отправляют через специальные информационные системы для взаимодействия участников электродокументооборота. Документы считают полученными на следующий рабочий день после направления (ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ).
Работодатель вправе использовать собственную информационную систему. Но при условии, что такая программа обеспечивает подписание электродокумента по нормам Трудового кодекса. Кроме того, для системы обязательны функции хранения и фиксации факта получения документов. Каждый сам определяет, что лучше из КЭДО, в зависимости от того, какой набор функций ему нужен.
Надо знать: как перейти на КЭДО
Сравнение платформ электронного кадрового документооборота
Информационных сервисов для кадрового электродокументооборота очень много. Разработчики интегрируют программы электронного кадрового документооборота в локальные системы работодателей и предлагают различные функции с учетом индивидуальных потребностей заказчика.
Проведем сравнение систем КЭДО — 1С:Кабинет сотрудника от 1С, Сбер Корус от Сбербанка и Диадок от Контура.
1С
Система 1С — удобное пространство для всех участников ЭКДО. Удаленное взаимодействие проводится в сервисе 1С:Кабинет Сотрудника. Работнику доступна работа с трудовыми документами и актуальная информация:
- о зарплате за отчетный период;
- доступных днях отпуска;
- доходах в формате справок и пр.
Сотрудник сможет работать с КЭДО через мобильное приложение или браузер: функция «Скачать приложение КЭДО» отсутствует. Работодатель подключается к сервису со стационарного компьютера. Программа интегрируется в рабочую информационную систему организации.
Для внутреннего документа работнику понадобится УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Ее оформляют бесплатно в 1С:Кабинет сотрудника. Работодатель подписывает документацию УНЭП, которую тоже сможет оформить через сервисы 1С — 1С:Подпись, 1С — ЭТП. Все процессы автоматизированы: и работники, и работодатели гораздо быстрее формируют, обрабатывают и фиксируют трудовые документы.
Сбер Корус
Еще одна платформа КЭДО — Сбер Корус. Она интегрируется с любой учетной системой, в том числе 1С:ЗУП и Битрикс. Трудовые документы оцифровывают и подписывают онлайн. Подписи (УНЭП) сотрудникам формируют бесплатно — через сервисы Сбербанка.
Вся работа ведется через личные кабинеты. Из бонусов — авторизация работников проводится через СберID, а это очень удобно, если зарплатный проект компании открыт в Сбербанке.
Специалисты Сбера объяснили, есть ли у Корус мобильное приложение, — да, для пользователей разработали мобильное приложение, чтобы они смогли подписывать и отправлять электродокументы с мобильных устройств. Кроме того, Сбер предлагает тренинги для работников при внедрении ЭКДО и консультации для работодателей на всех этапах перехода.
КЭДО Диадок
Контур предлагает собственный модуль — Диадок. Оператором ЭДО выступает СКБ Контур, который одновременно является аккредитованным удостоверяющим центром. Там же оформляют и подписи для сотрудников.
Модуль работает и в веб-версии, и в локальной учетной программе: вход в личный кабинет КЭДО Контур осуществляется по паре почта-пароль, по сертификату ЭП или по номеру телефона. К маршрутам согласования документов работодатель сможет подключить неограниченное количество согласующих лиц.
Доступны создание и поддержка шаблонов основной трудовой документации. А о новых документах и статусах подписания в КЭДО контур.ру сообщают по СМС и электронной почте.
Сколько стоит КЭДО
Тарифы у разных систем различаются в зависимости от предложений разработчиков и функционала сервиса. К примеру, стоимость КЭДО 1С:Кабинет сотрудника (полный доступ) при покупке на год такая:
- на 10 человек — 280 рублей в месяц;
- на 25 человек — 700 рублей в месяц;
- на 50 человек — 1400 рублей в месяц;
- на 100 человек — 2800 рублей в месяц;
- на 200 человек — 5200 рублей в месяц и т. д.
Аналогичные тарифы в Сбер Корус, но на год:
- 10 сотрудников — 15 000 руб.;
- 25 сотрудников — 35 000 руб.;
- 50 сотрудников — 70 000 руб.;
- 100 сотрудников — 130 000 руб.;
- 200 сотрудников — 240 000 руб.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть проблемы при реализации электронного кадрового документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
Есть ли бесплатные системы
1С, Корус, Диадок — это коммерческие модули. Но всем работодателям доступен бесплатный КЭДО — цифровая платформа «Работа в России» (ПП РФ № 867 от 13.05.2022). К ней подключаются через ЕСИА — Единую систему идентификации и аутентификации (портал Госуслуги).
ЭКДО на платформе «Работа в России» ведут в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Порядок ее функционирования определяют российское правительство и Минтруд. Бесплатная цифровая платформа обеспечивает:
- выгрузку электродокументов;
- фиксацию фактов получения документации и работодателем, и работником;
- взаимодействие с информационной системой работодателя: выгрузку документов из цифровой платформы в систему организации и загрузку документации из ИС компании на цифровую платформу.
Все трудовые электродокументы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник заходит в программу через личный кабинет соискателя, ответственный специалист организации — через личный кабинет работодателя.
Может пригодиться: как составить положение о КЭДО
