В этом видео я расскажу, как индивидуальному предпринимателю нанять себе сотрудников, как это сделать верно и когда это особенно важно. Потому что это опасно с точки зрения налоговой проверки.
Видео-лекция об найме сотрудников для индивидуального предпринимателя
Всем привет, на связи Марат Самитов, я руководитель бухгалтерской компании "Самитов Консалтинг". Предприниматели не часто любят оформлять сотрудников, потому что знают, что надо платить налоги плюс различная бюрократия. Однако в некоторых случаях нужно обязательно оформить сотрудников, иначе выездная или камеральная налоговая проверка для вас гарантирована.
В каких случаях налоговая инспекция вас точно найдёт:
- У вас несколько кафе, например два или три, и вы работаете при этом без официально устроенных сотрудников. Ваши кассовые аппараты работают каждый день целый день. Тут не надо быть Эйнштейном, чтобы понять, что один человек в трёх местах одновременно находиться не может.
- То же самое, если у вас несколько розничных точек, где вы продаёте какие-то товары. Налоговая инспекция видит, что кассовый аппарат работает, и вы не можете находиться в разных местах. Плюс данные, которые получает налоговая инспекция из ОФД, показывают, кто там кассир. И очень часто там пишут ФИО человека, который реально стоит за кассой.
- Иногда ваши сотрудники подходят к вам и просят сделать какую-нибудь справку, чтобы получить кредит.
- Если вы работаете в какой-то трудоёмкой отрасли, например клининг, и у вас много объектов, где нужно убираться. А работает один-два человека максимум официально. Налоговая инспекция понимает, что, например, на двадцати объектах нельзя работать вдвоём-втроём. Она даже может понять, какое количество наёмных сотрудников необходимо, чтобы выполнить такой объём работ.
- Если у вас большие суммы поступлений на счёт ИП, то налоговики иногда сами делают такой вывод: если у вас выручка больше, чем 25 млн руб, например, то вряд ли один человек сможет такой объём работ выполнить. А значит, есть наёмные сотрудники, а значит, нужно платить налоги.
Какие санкции за это предусмотрены:
- Во-первых, административный штраф от 5 до 10 000 руб. Но это ерунда на самом деле.
- Основные суммы потерь — это налоги с зарплаты: 13% НДФЛ за ваш счёт плюс 30% страховых взносов. Может быть, вы МСП и выйдет чуть дешевле.
- До 40% штрафа от суммы доначисленных налогов плюс пени по ключевой ставке ЦБ (сейчас это 16% годовых). Так что сумма выйдет немаленькая.
Поэтому, чтобы не встать на грабли и не получить проблем с налоговой инспекцией, я настоятельно советую не работать с самозанятыми и не заниматься оформлением сотрудников по договорам ГПХ. Потому что договоры ГПХ особой экономии по налогам не несут, но вызывают повышенные вопросы у налоговой инспекции, у Социального фонда России. И плюс много нюансов по бумагам.
О том, как налоговая инспекция находит организации и ИП, которые работают с самозанятыми, я рассказал в этом видео. Здесь подробно останавливаться не буду.
Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника
- Собрать паспортные данные, ИНН, СНИЛС, воинский учёт. Нужно посмотреть, есть ли военный билет, стоит ли человек на воинском учёте.
- Получить документы об образовании и, возможно, справки 2-НДФЛ с прошлого места работы.
- Получить трудовую книжку, если она у сотрудника в бумажном старом варианте. Возможно, она у него есть в электронном виде.
- Желательно получить справки о рождении детей, если у сотрудника есть дети. Чтобы вы могли предоставлять стандартные налоговые вычеты.
- Познакомить сотрудника с локальными трудовыми актами, подписать с ним трудовой договор.
- Подписать приказ о приёме на работу.
- Завести целую папку документов на данного сотрудника. На каждого сотрудника нужно собирать такой пакет документов.
Если это сотрудник, например кассир, то нужно дополнительно подписать договор о полной материальной ответственности. Чтобы если будет недостача, эту сумму полностью можно было взыскать с человека.
Если трудовая книжка в бумажном варианте, то нужно сделать запись в трудовую книжку. Потом на следующий день или в этот же день, но не позднее, нужно сдать отчёт СЗВ-ТД.
И если вы, как ИП, пока ещё не зарегистрированы в Социальном фонде России, то нужно зарегистрироваться в качестве работодателя. ИП там по умолчанию не зарегистрированы, по умолчанию там регистрируют только организации. Потому что ИП может работать один, но, как я уже объяснил, иногда по факту нужно всё-таки нанимать сотрудников.
Налоги и отчётность при наличии у ИП сотрудников
Помимо того, что с начисленной заработной платы вы должны платить НДФЛ и страховые взносы, нужно:
- Ежемесячно сдавать отчётность
- Ежеквартально сдавать отчётность
- Сдавать годовую отчётность
В общем, на самом деле достаточно много отчётов.
Плюс к этому нужно:
- Проводить специальную оценку условий труда
- Соблюдать трудовое законодательство, то есть вовремя выплачивать заработную плату. А если задержали, то выплачивать компенсации за несвоевременно выплаченную зарплату
- Следить, чтобы соблюдалась техника безопасности
- Выполнять требования по специальной оценке условий труда, трудовому законодательству, охране труда
- Оформлять больничные листы так, чтобы человек вовремя получал пособие по временной нетрудоспособности
- Вовремя сдавать отчётность, чтобы человек мог получить пособие по беременности и родам или пособие по уходу за детьми.
В общем, достаточно много нюансов, которыми обычно занимаются главные бухгалтеры.
Я у себя в бизнесе сразу же нанял главного бухгалтера и лично сам во всей этой суете не разбирался. Как я в прошлом главный бухгалтер, поэтому знаю и вам рассказываю.
Но вам лучше, если вы не работали главным бухгалтером в прошлом, если у вас нет финансового образования, делегировать это любому бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Чтобы не занимать себе голову этим документооборотом, потому что бумаг много.
За несвоевременную сдачу любого отчёта минимальный штраф — 500 руб. И до 100 000 руб — в зависимости от количества, например, сотрудников.
Какие отчёты нужно сдавать ИП с сотрудниками
- 6-НДФЛ
- Расчёт по страховым взносам
- ЕФС-1
- СЗВ-ТД — он сдаётся в момент либо приёма нового сотрудника, либо каких-то кадровых изменений, например, когда сотрудник увольняется. И причём это делать нужно не позднее следующего дня.
В пылу работы и ведения бизнеса явно вы не будете думать о том, что нужно сдать какой-то отчёт. Скорее всего, вы его забудете сдать, потом получите штраф. Это в лучшем случае.
В худшем случае налоговая инспекция полностью заблокирует вам счёт, до тех пор пока вы не сдадите какой-нибудь 6-НДФЛ. И с точки зрения закона она будет права. Ваши деньги будут лежать на счету, какие-то поступления от покупателей туда будут приходить, а вот распоряжаться этими деньгами вы уже не сможете. Очень неприятная ситуация.
Начисление заработной платы
Обычно все бухгалтеры ведут начисление зарплаты либо в 1С (это по факту стандарт), либо сейчас в онлайн-бухгалтерии, например "Моё дело", "Точка Банк".
Но на практике скажу, что самое классное и правильное решение, каким лучше пользоваться, принимает ваш главный бухгалтер. Даже если вы хотите вести учёт в онлайн-сервисе — пожалуйста. Но главное, чтобы вы сами не занимались этим самым учётом, а делегировали эту обязанность главному бухгалтеру, чтобы он своевременно следил за сдачей отчётности.
У каждого процесса в вашей компании должно быть ответственное лицо. И за отчётность отвечает главный бухгалтер.
Поэтому, если вы не хотите заморачиваться со сдачей отчётности, напишите мне в личные сообщения либо оставьте заявку по ссылке под этим видео. Мы свяжемся с вами, посмотрим состояние вашего бухгалтерского учёта, сколько сотрудников нужно оформить, оформим всю кадровую документацию, поставим вас на учёт в Социальном фонде России в качестве работодателя. И будем сдавать ежемесячно, ежеквартально, ежегодно всю отчётность, которую требует действующее законодательство. А самое главное — подскажем, как сэкономить на налогах и снимем всю главную боль со всеми отчётами.
Если у вас остались вопросы, какие ещё налоги платить, какие ещё отчёты нужно сдавать, задавайте их в комментариях. Постараюсь на всё ответить.
Если вам понравился выпуск, ставьте лайк, подписывайтесь на канал. И обязательно перешлите это видео своему другу-предпринимателю.
Пока!
Полезные материалы от Марата Самитова:
- YouTube-канал с видео-ликбезами.
- Telegram-канал Налоги, законы и бизнес.
- Сайт Samitov consulting.
