Я закрыл свое ИП три года назад и теперь вопрос: сколько времени мне нужно хранить статистические отчеты, такие как «форма 1-ИП» и «сведения о деятельности ИП»? У меня остались только описи этих документов, отправленные ценным письмом, но не сами отчеты. Хотелось бы знать точные сроки, чтобы не допустить ошибок.
Применим ли Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 к ИП?
Планирую закрыть ИП, хотелось бы уточнить, относится ли к индивидуальным предпринимателям Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который устанавливает сроки хранения управленческих архивных документов. Не уверен, касается ли это моей ситуации, и нужно ли мне руководствоваться этим приказом при определении сроков хранения моих документов.
Как следует из положений Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, он распространяется на документацию, которая образуется в ходе деятельности органов государственной и муниципальной власти и организаций. Вследствие того, что индивидуальные предприниматели в нем не упомянуты, многие ИП считают, что они не обязаны соблюдать изложенные в нем требования по хранению архивной документации. Но это не так.
Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, наравне с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, возлагается и на граждан, которые занимаются предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Они обязаны хранить документацию на протяжении сроков, устанавливаемых федеральными законами, иными НПА, а также перечнями, предусмотренными п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. К таким перечням относится и Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Нужно ли сдавать статистическую отчетность ИП в архив после закрытия ИП?
После закрытия ИП возник вопрос о необходимости сдачи статистической отчетности в архив. Насколько критично хранение таких документов постоянно и есть ли обязанность передавать их в государственный архив?
Архивные органы хранят сданную документацию за плату, размер которой отличается в зависимости от регионов. Документы, содержащие статистическую отчетность, допускается хранить ИП самостоятельно (например, у себя дома). Их сдача в государственный, муниципальный или частный архив производится по желанию индивидуального предпринимателя (например, если отсутствует свободное место дома или нет финансовой возможности оплачивать архивные услуги). Кадровую документацию с длительными сроками хранения (до 50, 75 лет) рекомендуется сдать в муниципальный или госархив.
Каковы последствия несоблюдения сроков хранения статистической отчетности для уже аннулированного ИП?
Интересует, какие могут быть последствия за несоблюдение сроков хранения статистической отчетности после закрытия ИП. Есть ли риск наложения штрафов или других санкций со стороны надзорных органов, и как это может повлиять на бывшего владельца ИП?
Если предприниматель нарушит сроки хранения документов, а контролирующие органы обнаружат этот факт, человека могут привлечь к административной ответственности. Ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф от 3000 рублей, как на должностное лицо.
Размер санкций определяют по тяжести проступка: впервые совершено нарушение или повторно, какие последствия наступили, период нарушения и пр.
По 13.20 КоАП, предпринимателей наказывают нечасто, обычно по ст. 13.20 привлекают крупные фирмы, документы которых касаются важных отраслей производства. Учитывайте, что наказать гражданина допустимо и после закрытия ИП.
Как правильно утилизировать статистическую отчетность закрытого ИП после истечения срока хранения?
Каким образом следует утилизировать статистическую отчетность ИП после того, как истечет ее срок хранения. Есть ли определенные правила или рекомендации по безопасному уничтожению таких документов, чтобы не нарушить законодательство?
Порядок утилизации отчетности для ИП нормативно не определен, но допускается руководствоваться Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Этот НПА распространяется на государственные или муниципальные организации, но ИП вправе взять его за основу при определении своего порядка утилизации документов. Уничтожение статотчетности с истекшим сроком хранения — право, а не обязанность предпринимателя. Компании и ИП вправе хранить нужные им отчеты сверх установленной нормы столько, сколько посчитают нужным. Но если срок хранения по законодательству подошел к концу, а сама бумага больше не представляет ценности для бизнеса, ее допускается утилизировать.
Рекомендации по процедуре следующие:
- Сформируйте экспертную комиссию и утвердить ее приказом ИП. В комиссию должны входить профильные специалисты, обладающие должной квалификацией для определения значимости и возможной востребованности в будущем документа, который предполагается уничтожить. Если формировать комиссию не из кого, то предприниматель вправе возложить эту функцию исключительно на себя.
- Проведите анализ и экспертизу отчетности. По итогам анализа составляется протокол, в котором указывается перечень документов, которые нет необходимости хранить.
- Уничтожьте статистическую отчетность самостоятельно или заключите договор со сторонней организацией (например, если накопился огромный массив документации). Если утилизируете архив самостоятельно, то составляйте акт, в котором указывайте способ утилизации (измельчение, сожжение и т. д.). Со сторонней организацией потребуется заключить договор на переработку. По итогам утилизации сторонами подписывается акт оказания услуг.
Можно ли электронно хранить статистическую отчетность ИП и как это оформить?
В свете перехода на цифровые технологии хотелось бы знать, разрешено ли законодательством хранить статистическую отчетность уже закрытого ИП в электронном виде вместо бумажных копий. Если да, то какие требования предъявляются к электронному архивированию и какие гарантии должны быть предоставлены для подтверждения подлинности таких документов?
Бывшему предпринимателю удобнее хранить документацию в цифровом формате, чтобы она не занимала место дома или в ином помещении. При наличии средств и возможностей документы ИП (особенно имеющие отношение к кадрам) не запрещено сдавать в архив, хотя закон обязывает к этому только организации (ст. 23 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004). Сроки хранения статистических цифровых отчетов для ИП не установлены — очевидно, что хранить их имеет смысл не дольше, чем документы налогового учета.
Статистическую и иную электронную отчетность, представленную по ТКС, распечатывать не требуется. Подлинность отчетности подтверждается усиленной цифровой подписью, которой ее подписывал предприниматель. Сертификат ЭЦП включает всю необходимую информацию о владельце и его правомочиях, которой достаточно, чтобы такую подпись считать равнозначной собственноручному подписанию бумажного отчета (ст. 6 закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011).
Файлы статистических отчетов следует сохранять в облачном хранилище или используя специализированные сервисы для хранения. Для подстраховки файлы необходимо дополнительно сохранить на флешке либо на компьютере.
Читайте также:
