Рейтинг@Mail.ru

Инструкция по уничтожению документов по истечении сроков хранения

Размер шрифта:

В каждой организации создается множество документов — бухгалтерские, кадровые, договоры с контрагентами и т. д. Рано или поздно наступает момент, когда необходимо произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения, и сделать это по определенным правилам. Как избавиться от уже ненужных бумаг и не понести ответственность за нарушение процедуры?

Инструкция: как уничтожить архивные дела

Каждое архивное дело имеет срок хранения. Для большинства видов бумаг сроки устанавливаются Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 и составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет, постоянного хранения или до минования надобности.

Сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, следует знать, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово, чтобы избежать утилизации лишних архивных дел.

Шаг 1. Определение бумаг, срок хранения которых истек.

Шаг 2. Создание экспертной комиссии, которая состоит из квалифицированных работников. Члены комиссии должны знать, как происходит утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, и уметь оценить период хранения каждой папки в архиве. Это могут быть такие сотрудники, как архивариус, делопроизводитель, секретарь, специалист по кадрам.

Шаг 3. Проведение экспертизы ценности, в процессе которой ее члены решают, от каких бумаг надлежит избавиться.

ВАЖНО!
Уничтожение деловых бумаг запрещается до проведения экспертизы (п. 4.5 Приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Шаг 4. Составление комиссией акта о выделении дел для уничтожения.

Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).

Шаг 6. Непосредственно уничтожение архива путем измельчения или сжигания с составлением акта.

Актуальные бланки и образцы всех документов из инструкции есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Организация вправе произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно или заключить договор со сторонней организацией.

Как избавиться от секретных архивных дел

Секретные бумаги содержат конфиденциальные данные. В организации создается локальный акт, регламентирующий утилизацию таких бумаг: инструкция о порядке уничтожения секретных документов или инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальные дела держатся в архиве отдельно от остальных.

Локальным актом устанавливается порядок уничтожения секретной документации:

  1. Проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении бумаг к утилизации с подробным их описанием.
  2. Уничтожение архивных папок с соблюдением конфиденциальности: в отдельных помещениях, способом, исключающим восстановление (шредер с мелким измельчением).
  3. Утилизация всех копий секретных архивных дел.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок уничтожения документов организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как утилизировать электронную документацию

Процесс оформления утилизации электронной информации аналогичен проводимому с бумагами. Но есть особенность:

  • файл с информацией удаляется с жесткого диска компьютера вместе с его резервными копиями и метаданными;
  • информация удаляется с помощью утилизации ее носителя (диска, флеш-карты, жесткого диска).

Так как процесс аналогичен, вопрос, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронной форме, решается просто: воспользуемся образцом приказа для избавления от бумажных архивных дел.

ВАЖНО!
Удаляя электронную информацию, необходимо избавиться от ее бумажных копий.

Ответственность за нарушение правил утилизации

Если организация нарушила порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, то возможно наступление ответственности.

Вид ответственности

Состав правонарушения

Санкции

Административная

Нарушение правил, комплектования, учета хранения или использования архивных дел — ст. 13.20 КоАП

  • предупреждение;
  • штраф гражданам — до 3000 руб.;
  • штраф должностным лицам — до 5000 руб.;
  • штраф юридическим лицам — до 10 000 руб.

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (в частности, отсутствие первичной учетной документации из-за несвоевременной ее утилизации) — ст. 15.11 КоАП

  • штраф на должностных лиц — до 10 000 руб. (при повторном нарушении — до 20 000).

Уголовная

Уничтожение официальных бумаг, которое совершено из личной заинтересованности (например, в корыстных целях) — ст. 325 УК РФ

  • штраф в размере до 200 000 руб. или дохода осужденного за период до полутора лет;
  • обязательные работы до 480 часов;
  • исправительные работы до двух лет;
  • принудительные работы до года;
  • арест до четырех месяцев;
  • лишение свободы до года.

Лицам, ответственным за делопроизводство, следует внимательно относиться к избавлению от деловых бумаг, так как наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения вполне серьезно.

Может пригодиться: что по должностной инструкции входит в обязанности архивариуса
  • 2022-09-21 10:24:41
    Сроки хранения документов в архиве исчисляются с 1 января года, который следует за годом окончания делопроизводства по документам. Имейте это в виду, чтобы не уничтожить бумаги раньше времени.
Оставить комментарий Распечатать
Чечеткина Елена Специалист по кадрам, юрист

Специалист по кадрам, юрисконсульт (государственное учреждение)

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
714
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
2417
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
430
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
176
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
1
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте