Составляем положение о договорной работе

Положение о договорной работе — документ, которым устанавливается порядок заключения, внесения изменений и расторжения соглашений, правила их учета, хранения и контроля за исполнением.

Содержание

Зачем нужен регламент взаимодействия при работе с соглашениями

Утверждение положения о ведении договорной работы позволит четко зафиксировать круг участников, их права и обязанности в вопросах заключения и расторжения соглашений, внесения в них изменений, учета и хранения, контроля за их исполнением. Обычно согласование сделок — комплексная работа многих специалистов. Установление общих правил взаимодействия и сроков для каждого этапа минимизирует риски потери документов, долгого рассмотрения в одном из подразделений и способствует согласованности действий между работниками и эффективному решению вопросов.

Кто составляет положение

Как правило, за составление положения о договорной работе в бюджетном учреждении, как и в любой другой организации, ответственным назначается юридическое управление. Причинами служат:

  • знание гражданского и трудового законодательства;
  • понимание особенностей работы с различными сделками;
  • знание электронных ресурсов, с использованием которых проверяют надежность контрагента, например на сайте ФНС, в банке данных исполнительских производств.

Но разработчиком вправе выступить и иное структурное подразделение, например кадровая служба или отдел продаж.

Что следует включить в положение о договорной работе

Установленной формы положения нет. В общем виде документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящен конкретному вопросу:

  • общие положения, требуется указать конкретно, в соответствии с какими документами РФ разработано данное положение о договорной работе, на решение каких вопросов оно направлено, кто является участниками;
  • порядок заключения договора по инициативе организации;
  • порядок заключения сделки по предложению контрагента с перечнем документов, которые предоставляет заинтересованный потенциальный деловой партнер;
  • порядок изменения и расторжения соглашений;
  • контроль за их исполнением;
  • правила учета и хранения бумаг.

Приложение № 1 к приказу

от 10.07.2021 № 10-2021

Положение о порядке работы с договорами в ООО «Ppt.ru»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы с договорами (далее — Положение) определяет порядок взаимодействия сотрудников ООО «Ppt.ru» (далее — Общество) при:

1.1.1 заключении, изменении и расторжении гражданско-правовых договоров (далее — договоры, соглашения, сделки);

1.1.2 исполнении соглашений Обществом;

1.1.3 учете договоров и их хранении.

1.2. Действие Положения распространяется на всех сотрудников Общества, в трудовые обязанности которых входит работа с соглашениями:

1.2.1. юридическая служба. Обеспечивает правовую экспертизу, осуществляет проверку контрагентов в источниках, определенных разделом 4 настоящего Положения. Является ответственным за заключение и исполнение соглашений, не подотчетных другим подразделениям;

1.2.2. сектор бухгалтерского учета. Обеспечивает финансовый анализ, а именно какие финансовые и налоговые последствия повлечет заключение и исполнение сделки, какие есть особенности бухгалтерского и налогового учета сделки;

1.2.3. отдел продаж. Работает с договорами поставки, отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).

1.2.4. отдел маркетинга. Работает с возмездным оказанием услуг, подрядными работами. Отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).

2. Порядок заключения договора по инициативе Общества

2.1. Подготовка и согласование проекта:

2.1.1. генеральный директор поручает ответственному подразделению разработать проект и устанавливает сроки работы над соглашением;

2.1.2. ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, подготавливает проект договора и передает его вместе с документами в юридическую службу;

2.1.3. юридическая служба проводит правовую экспертизу проекта и проверку контрагента.

После юридической экспертизы проект при наличии замечаний передается в ответственное подразделение на доработку, при отсутствии замечаний — в сектор бухгалтерского учета. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в юридическую службу;

2.1.4. сектор бухгалтерского учета возвращает согласованный проект или замечания к проекту ответственному подразделению. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в сектор бухгалтерского учета.

Юридическая служба самостоятельно подготавливает проект договора, запрашивает документы у контрагента, осуществляет согласование проекта, если договор не подотчетен другим подразделениям.

Отметка о согласовании ставится на первом листе проекта и содержит формулировку «Согласовано» или «Не согласовано», дату и подпись (с расшифровкой) лица, поставившего отметку. Замечания оформляются на отдельном листе с проставлением даты и подписи лица, которое их подготовило.

2.2. Согласованный проект договора:

2.2.1. передается ответственным подразделением на подпись генеральному директору;

2.2.2. генеральный директор подписывает договор и возвращает ответственному подразделению;

2.2.3. ответственное подразделение передает для подписания договор контрагенту.

2.3. Согласование разногласий по договору:

2.3.1. если контрагент не подписал договор или подписал с протоколом разногласий, генеральный директор организует переговоры с контрагентом (в частности, назначает участников переговоров со стороны Общества, указывает с учетом мнения юридической службы, какие предложения контрагента допускается принять, а какие — нет);

2.3.2. если после переговоров разногласия остались, но стороны желают продолжить сотрудничество, юридическая служба готовит протокол согласования разногласий.

2.4. В случае необходимости проведения государственной регистрации и/или нотариального удостоверения ответственным назначается юридическая служба.

3. Порядок заключения сделки на основе проекта контрагента

Согласование проекта в Обществе и подписание:

  • генеральный директор поручает ответственному подразделению рассмотреть проект и устанавливает сроки такой работы;
  • ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, рассматривает проект и согласовывает его с юридической службой и сектором бухгалтерского учета. При выявлении в процессе согласования замечаний и/или предложений к проекту они согласовываются с генеральным директором;
  • ответственное подразделение формирует окончательную редакцию проекта и возвращает контрагенту проект с замечаниями и/или предложениями.

При отсутствии разногласий стороны подписывают договор. В случае наличия разногласий следует руководствоваться п. 2.3 настоящего Положения.

4. Документы, которые запрашиваются у контрагентов. Проверка контрагентов

4.1. Перед заключением сделки ответственное подразделение запрашивает у контрагента:

  • доверенность на представителя (если подписывает представитель по доверенности);
  • документы, подтверждающие полномочия руководителя контрагента или иного лица, действующего от имени организации без доверенности;
  • копии различных разрешительных документов при необходимости (лицензии, членство в СРО и пр.);
  • банковские реквизиты;
  • копии свидетельств о государственной регистрации;
  • копии паспортных данных (если контрагент является ИП или физическим лицом без статуса ИП).

4.2. Документы должны запрашиваться в оригиналах или в копиях, удостоверенных нотариально либо заверенных руководителем контрагента или иным уполномоченным лицом. Каждая копия документа прошивается или каждая его страница заверяется. Если документы заверил представитель контрагента, требуется запросить у него оригинал доверенности.

4.3. Если контрагент не предоставил какие-либо документы, юридическая служба сообщает об этом генеральному директору, который с учетом ее мнения решает вопросы относительно целесообразности заключения сделки.

4.4. Выписки из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов и выписки из ЕГРН в отношении их недвижимого имущества (при необходимости) Общество получает самостоятельно. Получение таких документов организует юридическая служба.

4.5. Перед заключением сделки юридическая служба проверяет контрагентов, используя:

5. Порядок изменения и расторжения договора

5.1. Генеральный директор дает задание юридической службе начать работу по изменению или расторжению договора и устанавливает ее сроки.

5.2. Юридическая служба составляет документ об изменении или расторжении либо готовит предложения по аналогичному документу, который предоставил контрагент. Таким документом является дополнительное соглашение к договору, претензия или иск о его расторжении, письмо (уведомление) об одностороннем отказе от договора.

5.3. Другие отделы оказывают содействие в подготовке указанных документов, а именно предоставляют по письменному запросу юристов необходимые документы и фактические данные.

6. Контроль за исполнением соглашений

Ответственные подразделения обязаны отслеживать исполнение подотчетных им договоров со стороны Общества и со стороны контрагента. За каждым назначается ответственный сотрудник от подразделения, который осуществляет текущий контроль, в том числе проверяет своевременность и правильность оформления документов, связанных с его исполнением (накладных, актов выполненных работ и т. п.).

В случае выявления ответственным подразделением нарушения условий со стороны Общества или со стороны контрагента, он немедленно письменно уведомляет генерального директора и юридическую службу.

7. Учет и хранение документов

7.1. Сектор бухгалтерского учета ведет реестр договоров. После заключения, изменения, расторжения договора ответственное подразделение в течение 2 рабочих дней направляет соответствующие сведения в сектор бухгалтерского учета.

7.2. В реестре указываются:

  • наименование договора;
  • дата его заключения;
  • срок действия (при наличии);
  • наименование контрагента;
  • отметки об исполнении, изменении, расторжении.

7.3. Экземпляры соглашений и документы от контрагентов хранятся в секторе бухгалтерского учета.

Отдельно следует выделить еще ряд требований:

  • положения о договорной ответственности должны быть определенными, важно четко зафиксировать, кто и за что отвечает, как устанавливаются сроки для выполнения работы и как определяется результат, например, через лист согласования или визирование титульного листа проектного документа;
  • регламент обязан соответствовать трудовым договорам работников. По общему правилу, запрещается требовать выполнение работы, которая не обусловлена трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).

Если в организации часто встречаются однотипные договоры, то в положении допускается утвердить их типовые формы для сокращения времени на согласование.

Как утвердить и ознакомить сотрудников с положением

Чтобы регламент взаимодействия по вопросам сделок начал действовать, требуется его утвердить. Сделать это допускается через издание приказа руководителя организации или путем проставления его подписи и надписи «Утверждаю» на титульном листе документа с указанием Ф.И.О., должности и даты утверждения.

Обязательно ознакомьте под подпись с регламентом всех сотрудников, которые участвуют в процедурах (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).


  • 2021-10-29 12:02:16
    Часто встречается, что в организации отсутствует положение о ведении договорной работы в виде единого документа, но при этом в должностных обязанностях сотрудников или в положениях о структурных подразделениях указываются их обязательства при ее ведении. Такой подход допускается и не является ошибкой, но создание единого локального акта, на мой взгляд, удобнее.
Самоловских Наталья Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.