Составляем положение о договорной работе

Приложение № 1 к приказу

от 10.07.2021 № 10-2021

Положение о порядке работы с договорами в ООО «Ppt.ru»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы с договорами (далее — Положение) определяет порядок взаимодействия сотрудников ООО «Ppt.ru» (далее — Общество) при:

1.1.1 заключении, изменении и расторжении гражданско-правовых договоров (далее — договоры, соглашения, сделки);

1.1.2 исполнении соглашений Обществом;

1.1.3 учете договоров и их хранении.

1.2. Действие Положения распространяется на всех сотрудников Общества, в трудовые обязанности которых входит работа с соглашениями:

1.2.1. юридическая служба. Обеспечивает правовую экспертизу, осуществляет проверку контрагентов в источниках, определенных разделом 4 настоящего Положения. Является ответственным за заключение и исполнение соглашений, не подотчетных другим подразделениям;

1.2.2. сектор бухгалтерского учета. Обеспечивает финансовый анализ, а именно какие финансовые и налоговые последствия повлечет заключение и исполнение сделки, какие есть особенности бухгалтерского и налогового учета сделки;

1.2.3. отдел продаж. Работает с договорами поставки, отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).

1.2.4. отдел маркетинга. Работает с возмездным оказанием услуг, подрядными работами. Отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).

2. Порядок заключения договора по инициативе Общества

2.1. Подготовка и согласование проекта:

2.1.1. генеральный директор поручает ответственному подразделению разработать проект и устанавливает сроки работы над соглашением;

2.1.2. ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, подготавливает проект договора и передает его вместе с документами в юридическую службу;

2.1.3. юридическая служба проводит правовую экспертизу проекта и проверку контрагента.

После юридической экспертизы проект при наличии замечаний передается в ответственное подразделение на доработку, при отсутствии замечаний — в сектор бухгалтерского учета. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в юридическую службу;

2.1.4. сектор бухгалтерского учета возвращает согласованный проект или замечания к проекту ответственному подразделению. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в сектор бухгалтерского учета.

Юридическая служба самостоятельно подготавливает проект договора, запрашивает документы у контрагента, осуществляет согласование проекта, если договор не подотчетен другим подразделениям.

Отметка о согласовании ставится на первом листе проекта и содержит формулировку «Согласовано» или «Не согласовано», дату и подпись (с расшифровкой) лица, поставившего отметку. Замечания оформляются на отдельном листе с проставлением даты и подписи лица, которое их подготовило.

2.2. Согласованный проект договора:

2.2.1. передается ответственным подразделением на подпись генеральному директору;

2.2.2. генеральный директор подписывает договор и возвращает ответственному подразделению;

2.2.3. ответственное подразделение передает для подписания договор контрагенту.

2.3. Согласование разногласий по договору:

2.3.1. если контрагент не подписал договор или подписал с протоколом разногласий, генеральный директор организует переговоры с контрагентом (в частности, назначает участников переговоров со стороны Общества, указывает с учетом мнения юридической службы, какие предложения контрагента допускается принять, а какие — нет);

2.3.2. если после переговоров разногласия остались, но стороны желают продолжить сотрудничество, юридическая служба готовит протокол согласования разногласий.

2.4. В случае необходимости проведения государственной регистрации и/или нотариального удостоверения ответственным назначается юридическая служба.

3. Порядок заключения сделки на основе проекта контрагента

Согласование проекта в Обществе и подписание:

• генеральный директор поручает ответственному подразделению рассмотреть проект и устанавливает сроки такой работы;
• ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, рассматривает проект и согласовывает его с юридической службой и сектором бухгалтерского учета. При выявлении в процессе согласования замечаний и/или предложений к проекту они согласовываются с генеральным директором;
• ответственное подразделение формирует окончательную редакцию проекта и возвращает контрагенту проект с замечаниями и/или предложениями.

При отсутствии разногласий стороны подписывают договор. В случае наличия разногласий следует руководствоваться п. 2.3 настоящего Положения.

4. Документы, которые запрашиваются у контрагентов. Проверка контрагентов

4.1. Перед заключением сделки ответственное подразделение запрашивает у контрагента:

• доверенность на представителя (если подписывает представитель по доверенности);
• документы, подтверждающие полномочия руководителя контрагента или иного лица, действующего от имени организации без доверенности;
• копии различных разрешительных документов при необходимости (лицензии, членство в СРО и пр.);
• банковские реквизиты;
• копии свидетельств о государственной регистрации;
• копии паспортных данных (если контрагент является ИП или физическим лицом без статуса ИП).

4.2. Документы должны запрашиваться в оригиналах или в копиях, удостоверенных нотариально либо заверенных руководителем контрагента или иным уполномоченным лицом. Каждая копия документа прошивается или каждая его страница заверяется. Если документы заверил представитель контрагента, требуется запросить у него оригинал доверенности.

4.3. Если контрагент не предоставил какие-либо документы, юридическая служба сообщает об этом генеральному директору, который с учетом ее мнения решает вопросы относительно целесообразности заключения сделки.

4.4. Выписки из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов и выписки из ЕГРН в отношении их недвижимого имущества (при необходимости) Общество получает самостоятельно. Получение таких документов организует юридическая служба.

4.5. Перед заключением сделки юридическая служба проверяет контрагентов, используя:

• сайт ФНС России (https://egrul.nalog.ru/);
• банк данных исполнительных производств (http://fssprus.ru/iss/ip/);
• картотеку арбитражных дел (http://kad.arbitr.ru/).

5. Порядок изменения и расторжения договора

5.1. Генеральный директор дает задание юридической службе начать работу по изменению или расторжению договора и устанавливает ее сроки.

5.2. Юридическая служба составляет документ об изменении или расторжении либо готовит предложения по аналогичному документу, который предоставил контрагент. Таким документом является дополнительное соглашение к договору, претензия или иск о его расторжении, письмо (уведомление) об одностороннем отказе от договора.

5.3. Другие отделы оказывают содействие в подготовке указанных документов, а именно предоставляют по письменному запросу юристов необходимые документы и фактические данные.

6. Контроль за исполнением соглашений

Ответственные подразделения обязаны отслеживать исполнение подотчетных им договоров со стороны Общества и со стороны контрагента. За каждым назначается ответственный сотрудник от подразделения, который осуществляет текущий контроль, в том числе проверяет своевременность и правильность оформления документов, связанных с его исполнением (накладных, актов выполненных работ и т. п.).

В случае выявления ответственным подразделением нарушения условий со стороны Общества или со стороны контрагента, он немедленно письменно уведомляет генерального директора и юридическую службу.

7. Учет и хранение документов

7.1. Сектор бухгалтерского учета ведет реестр договоров. После заключения, изменения, расторжения договора ответственное подразделение в течение 2 рабочих дней направляет соответствующие сведения в сектор бухгалтерского учета.

7.2. В реестре указываются:

• наименование договора;
• дата его заключения;
• срок действия (при наличии);
• наименование контрагента;
• отметки об исполнении, изменении, расторжении.

7.3. Экземпляры соглашений и документы от контрагентов хранятся в секторе бухгалтерского учета.