Компании смогут отказаться от бумажных первичных документов, если переведут их в файлы по установленным правилам. Выгода очевидна: существенное снижение расходов на закупку бумаги и ее хранение.
Что случилось
Депутаты Госдумы утвердили в первом чтении законопроект, которым предусмотрены масштабные поправки в Закон об информации. Предлагается дополнить нормативную базу такими понятиями:
- электронный дубликат — копия бумажного документа, подготовленная в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью;
- материальный дубликат электронного документа — копия, оформленная на материальном носителе, для просмотра которой не понадобятся специальные технические средства (к примеру, распечатанный на бумаге).
Для бизнеса важно, что оба вида документов имеют равную юридическую силу. И составлять таким образом разрешат все без исключения бумаги, включая первичные, используемые для ведения бухгалтерского учета и отчетности.
Одновременно планируется сократить сроки хранения документации, которую переводили в электронный вид или из которой формировали материальный дубликат до 1 года.
Зачем это надо
При разработке поправок эксперты обращали внимание, какой результат принесут отказ от бумаги и переход на онлайн-взаимодействие. По некоторым оценкам, стоимость обмена данными в цифровом формате в 30 раз дешевле, чем по почте, и в 50 раз выгоднее личного общения.
Есть и другие цифры: ежегодно отечественный бизнес тратит порядка 6 миллиардов человеко-часов только на то, чтобы создать, обработать и обеспечить сохранность бумажных версий, что в денежном выражении составляет порядка 3,5 триллиона рублей. И это в год! А на архивное хранение затраты еще больше, поскольку только Сбербанк тратит на это 2,5 млрд рублей ежегодно.
Сравнительных цифр, во сколько обойдется онлайн-взаимодействие, авторы поправок не предоставили. Но компании и так уже несут эти расходы, устанавливая и обновляя компьютеры и софт, передавая отчетность в государственные органы через интернет, общаясь с сотрудниками и клиентами в онлайн-формате.
Сегодня в связи с санкциями и появившимися сложностями с поставками различных товаров и услуг о необходимости снижать затраты на ведение документации начали говорить еще громче. А власти вспомнили, что еще не утвердили специальный механизм, который позволит бумажные документы переводить в электронные и наоборот, предоставит третьим лицам полномочия по сохранению е-версий различных видов документации.
Что еще придумают чиновники, посмотрим при обсуждениях во втором чтении. Пока ожидается, что поправки вступят в силу спустя 180 дней после их официального опубликования. Но не исключено, что изменения начнут действовать раньше для тех, кто уже готов к ним.
-
Мотрой Алена
2022-04-13 08:26:05Уже давно все шло к тому, что всю документацию разрешат вести в онлайн-формате. Чтобы люди привыкли, государство постепенно вводило электронные трудовые, больничные и отчетность, онлайн-доверенности, обращения и заявления. И если теперь вам будут приходить на электронную почту не только сообщения с Госуслуг, но и кассовые чеки, ничего удивительного.
