Как отправлять отчетность?

Правда ли неправдами. Просто или не очень. Сами или с помощью. Перед вами лежат готовые отчеты. Только что с ними теперь делать? Как их отправлять?

Вы думаете, что придется везти самому. А с другой стороны, вы ведь точно слышали про электронные каналы связи. А может быть, можно по почте?

Существует несколько возможных способов отправки отчетности. Выберите для себя самый удобный.

Сдаем отчет инспектору лично

В соответствии с пп.1 п. 4 ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) подается на бумажном носителе в налоговый орган лично или через представителя. Отчет подается в налоговый орган по месту регистрации юридического лица.

Как выглядит такая сдача на практике? Распечатав два экземпляра отчета, подписав их и поставив печать, мы с обоими экземплярами идем в налоговую. Один у нас заберут, на втором нашем экземпляре поставят отметку о получении. Все гладко и красиво. Однако, здесь могут возникнуть проблемы. Рассмотрим самые распространенные из них.

Пожалуй, самая популярная проблема – это большая очередь в налоговой. Тут действует простое правило – чем ближе дата сдачи отчетности, тем дальше от стола инспектора вы окажетесь при визите в налоговую. Решается это просто – подачей отчета в самом начале срока сдачи, на бланке с двухмерным штрих-кодом, или дискетой.

Возможна неприятная ситуация, когда вы приехали, отстояли очередь, а налоговый инспектор отказывается у вас принять отчет.

Инспектор имеет право отказать в приеме отчета только в случае нарушения установленной формы отчета. Тут надо действовать по ситуации. Если вы считаете, что инспектор отказал в приеме декларации неправомерно, можно обратиться к вышестоящему лицу, написать желобу. Если вы хотите просто сдать отчет, не производя тех исправлений, на которых настаивает инспектор, то может помочь произнесение пароля «отправлю по почте». Не помогает? Тогда действительно, сдайте по почте.

Если же ошибка в отчете явная (опечатка), то, имея с собой запасной бланк декларации, вы почти наверняка успешно решите эту проблему.

Отчетность в налоговую лучше сдавать на бланке с двухмерным штрих-кодом или с выгрузкой отчета на дискете. Эти возможности реализованы практически во всех бухгалтерских программах. В некоторых налоговых такие отчеты принимают без очереди, в других выделены специальные окна для приема.

Помните, что инспектор может потребовать подтверждения ваших полномочий на сдачу отчетности, то есть доверенность. Некоторые налоговые забирают копию доверенности. Доверенность от индивидуального предпринимателя должна быть нотариально заверенной.

Если вы генеральный директор или индивидуальный предприниматель, который сам сдает свою отчетность, то никаких доверенностей не надо. Достаточно продемонстрировать паспорт.

Итак, при сдаче отчетности лично с собой необходимо иметь:

• 2 экземпляра подписанного отчета с печатью;

• паспорт;

Желательно при посещении также подготовить:

• дискету с выгрузкой (при необходимости) и копию, если одну дискету инспектор не сможет открыть;

• один (достаточно) запасной пустой бланк отчета;

• несколько листов чистой бумаги формата А4, если понадобится сопроводить отчет письмом;

• ручку;

• печать организации.

Если отчет отправляется с курьером, то для него необходимо подготовить:

• 2 экземпляра отчета;

• доверенность и её копию, паспорт;

• деньги на транспорт;

• мобильный телефон или другую возможность для связи с бухгалтерией по результатам сдачи.

Рассмотрим теперь, какие преимущества и недостатки мы можем увидеть при подаче отчета лично инспектору.

Преимущества

Подача лично инспектору может быть полезной для новичков, так как инспектор не примет отчет с явными ошибками.

Во время стояния в очереди есть возможность пообщаться с другими страждующими сдать отчет. По пути проконсультироваться самому и проконсультировать друга.

Недостатки

В целом это некомфортный способ сдачи отчетности, затратный по времени, зачастую нервный.

Инспектор при ручном вводе информации в базу может допустить ошибку.

Инспектор может не принять у вас отчет, а ситуация с большой очередью не позволит вам оперативно решить проблему.

Сдаем отчет по почте

Налогоплательщик имеет право предоставить отчетность в налоговый орган по почте. Способ скорее можно отнести к авральному, когда уже нет времени на сдачу отчета лично. В случаях с «нулевками» этот способ оправдывает себя целиком и полностью. Но когда вы ведет деятельность, я не советовала бы вам злоупотреблять этим способом подачи отчета.

Как выглядит такая сдача на практике?

Подготовив отчет, желательно прямо в офисе положить 1 экземпляр в конверт. Подпишите его. Адрес налогового органа желательно узнать заранее. В конверт необходимо также вложить два экземпляра описи вложения. Не запечатывайте конверт! Почтовый работник обязан сверить опись с фактом. Бланк описи можно скачать с сайта почты России. Многие отделения связи требуют заполнения бланка, напечатанного типографским способом.

Если вы одновременно отправляете несколько писем, то будет удобным напечатать их реестр. Этим вы облегчите работу оператора, а себе и другим сократите время ожидания в очереди за счет ускорения обработки вашей корреспонденции.

Учтите, что на почте могут спросить доверенность на отправку корреспонденции от лица организации и, соответственно, посмотреть ваш паспорт. Особенно, если вы отправляете отчет от имени индивидуального предпринимателя.

Отправляя курьера или отправляясь на почту сами, желательно заранее узнать, где находится удобное вам отделение связи и каковы часы его работы. Это можно сделать на официальном сайта почты России.

Услуги почты платные. Не забудьте взять с собой деньги!

Давайте еще раз уточним, что необходимо собрать для подачи отчета по почте. Нам понадобятся:

• отчет в одном экземпляре;

• 2 описи;

• деньги для оплаты почтовых услуг;

Почти наверняка также пригодятся:

• ручка;

• реестр (не обязателен, но желателен, если отправляете много корреспонденции);

• доверенность на отправку и паспорт (требуют в некоторых отделениях связи);

• бланк уведомления

Итак, рассмотрим преимущества и недостатки отправки отчета по почте.

Преимущества

С Главпочтамта и с нескольких дежурных отделений связи можно отправлять корреспонденцию до 24:00.

Почтовых отделений гораздо больше, чем офисов налоговой. Возможно, почтовое отделение окажется гораздо ближе и удобнее территориально. Особенно это актуально для отправки отчетности в другие города из центрального офиса.

Очередь на почте может оказаться гораздо меньше очереди в налоговой.

Недостатки

Категорически отрицательно отношение инспекторов к такому способов сдачи, переходящее на вас и вашу компанию.

Несколько большее количество «бумажной» работы.

Риск получить приостановление по счетам из-за якобы непредставленной отчетности – документы по почте могут идти достаточно долго.

Вероятность неправильного введения информации с вашего отчета в базу из-за ручного ввода и так называемого «человеческого фактора».

Сдаем отчет по телекоммуникационным каналам связи

Отчетность можно подать современным способом через телекоммуникационные каналы связи. Этот способ прописан в п. 4 ст. 80 НК РФ. Договоримся, что этот способ мы будем еще называть электронным.

Способ требует подготовительного периода. До того, как вы приступите непосредственно к сдаче отчетности, вам будет необходимо:

• согласовать с проверяющим органом такой способ подачи отчетов,

• выбрать оператора,

• заключить с ним договор,

• установить у себя соответствующее программное обеспечение.

В данный момент с помощью электронного способа можно сдать отчетность в налоговую, Пенсионный фонд, Росстат и ФСС. Там же можно узнать информацию об операторах в вашем регионе. Обычно она представлена на досках объявлений и в виде рекламных листовок. Альтернативный способ – найти необходимую информацию в интернете.

Как же на практике подается отчет по «электронке»?

Один экземпляр отчета обязательно распечатываем, подписываем, и пропечатываем для себя. Отчет из бухгалтерской программы выгружаем в программу передачи данных нашего оператора. Программу оператора надо обязательно обновить до самой последней версии.

Далее программа проверит отчет на соответствие последним изменениям. У некоторых операторов программа делает предварительную проверку содержания отчета на риск налоговой проверки. Отправив отчет, мы через некоторое время получим протоколы принятия оператором и ИФНС. Эти протоколы желательно распечатать и приложить к нашему экземпляру отчета.

По традиции рассмотрим плюсы и минусы.

Преимущества

Оперативность обмена информацией. Уже через несколько минут ваш отчет будет находиться в налоговой. В течение немногих часов вы получите все подтверждения.

Не надо никуда ехать. Экономия времени и сил бухгалтера.

Возможность связи с налоговыми нескольких районов и даже городов. Особенно актуально для бухгалтерских фирм, управляющих компаний холдингов и т.п.

Можно отправить отчет ночью или в выходной день.

Способ позволяет избежать ошибок при введении информации в базу контролирующего органа.

Очень большой плюс при удаленной работе бухгалтера или в случае отъезда директора в том, что сформировав отчет и обсудив его результаты с директором (заочно подписав) мы можем сразу же отправить отчет

Недостатки

Платно, однако, при сравнении с почтой часто оказывается выгоднее.

Очень редко, я слышала об этом 3 года назад и единично, но возможны накладки с оператором. Лично с накладками по вине оператора не сталкивалась, хотя работала с несколькими операторами.

При нестабильной связи (сбой у провайдера, некстати неоплаченный трафик и т.п.) отложенный на последний момент отчет придется отправлять аврально по почте.

Способ требует подготовительного периода.

Предоставление отчетности электронным способом обязательно для некоторых категорий налогоплательщиков. Такие категории прописаны в ст. 80 НК РФ и не касаются большинства фирм.

Заключение

Все вышеперечисленные способы отправки отчетов абсолютно законны. И выбор тут целиком зависит от вас.

Лично я, как бухгалтер, пользуюсь всеми способами.

Если мне надо попутно проконсультироваться с инспектором или записаться на камеральную проверку, то я подаю отчет на бумажном носителе. Обязательно в первую половину срока подачи отчета и с двухмерным штрих-кодом.

Если отчет стандартный, не вызывает никаких вопросов, я экономлю время и отправляю его электронно.

Если меня попросили «сдать нулевку», то я со спокойной совестью отправляю отчеты по почте.

И напоследок - совет. При любом способе отправки, после сдачи всех отчетов, запросите у налоговой справку о состоянии расчетов с бюджетом. По ней вы сможете сориентироваться, дошли или нет ваши отчеты, и нет ли ошибок при вводе информации. Делать это желательно не ранее, чем через месяц после отправки отчета по почте или сразу после отчетного периода, если вы подавали отчет лично или по электронным каналам связи. Такая справка называется « форма 39». Моя рекомендация - получать такую справку не менее 1 раза в квартал.

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете? 

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.