Приказ об организации дистанционной работы — это документ, отражающий основания для изменений условий труда работника и действия ответственных лиц по организации трудовой деятельности в новых условиях.
Навигация
Зачем нужен приказ
Такой локальный акт не просто констатирует факт перехода на удаленку, распоряжение о дистанционной работе регламентирует все дальнейшие шаги и является основанием для действий кадровиков, бухгалтеров, других подразделений предприятия, вынужденного перестраивать деятельность в экстренных условиях. К изданию документа необходимо отнестись ответственно. В нем надо отразить не только переход сотрудников на удаленный режим, а перечислить действия, необходимые для его организации. Это поручения:
- отделу кадров — оформление необходимых кадровых документов;
- бухгалтерии — пересчитать зарплату, если необходимо; определить механизмы расчета компенсации за используемые средства связи и коммунальные услуги;
- АХО — выдача/оформление техники и других средств работнику;
- IT — организация удаленного доступа;
- отделу ИБ — обеспечение требований безопасности и конфиденциальности.
Насколько подробно вы определите порядок действий каждого задействованного сотрудника (отдела или подразделения), настолько избежите неразберихи и путаницы, которая обычно сопровождает спонтанные действия в экстремальных ситуациях. Это больше касается крупных организаций, с большим числом работников и подразделений, но и небольшим компаниям не помешает правильно оформленная документация.
Составление приказа о введении режима удаленной работы в компании
Если речь идет только об удаленке, этот нормативный акт оформляется как самостоятельный документ. Если ранее издавался локальный акт о введении режима повышенной готовности, приказ о дистанционной работе — его неотъемлемая часть. Перед тем как его оформить, продумайте, какое количество сотрудников реально сможет работать удаленно, так как вам придется отправить некоторую часть подчиненных в «отпуск» по причине вынужденного простоя с соответствующей оплатой простоя.
Если работников, чей функционал позволяет работать удаленно, достаточно много, имеет смысл составить отдельный локальный нормативный акт «Положение о дистанционной работе». В нем утвердить порядок взаимодействия, постановки задач и оформления отчетов, контроль и т.д. В приказе и допсоглашении сошлитесь на этот ЛНА при упоминании о значимых условиях труда. Укажите продолжительность удаленного режима или о наступлении условий, при которых работник вернется к обычным условиям, например, при отмене требования повышенной готовности в регионе.
В условиях удаленки работодатели либо стремятся контролировать рабочее время, либо, наоборот, не осуществляют никакого контроля. Между тем ТК — ст. 312 п.4 по этому поводу говорит, что режим труда и отдыха определяется сотрудником самостоятельно. В этом случае целесообразно делегировать непосредственным руководителям определение объемов работы и контроль за их выполнением. Грамотно оформленный приказ о вводе дистанционного режима работы послужит основанием для дальнейших необходимых действий, например, бухгалтерской отчетности.
Структура приказа:
- основания перехода на дистанционку: письмо Минтруда России от 16.03.2020 № 19-0/10/П-2261, региональные указы;
- указать, какие меры принимаются в организации, чтобы защитить сотрудников (в том числе перевод на удаленный режим);
- указать какое количество работников переводятся в новые условия (фамилии указываются в приложении);
- организационные мероприятия и ответственные за них (кадры, бухгалтерия, IT, другие);
- указать режим труда тех, кто не переводится на удаленку.
С документом необходимо ознакомить работников под роспись.
Составление приказа о переводе работника на дистанционную работу
Гораздо проще, когда на удаленку переводят не всех работников, а нескольких или одного. В этом случае оформляется индивидуальный документ, основание для которого — заявление подчиненного и дополнительное соглашение об изменении условий труда. Посмотрите образец приказа о дистанционной работе — на его основе вам легко составить собственный, заменив реквизиты и другие переменные данные.